3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 доступ (access): Право, возможность, средства, обеспечивающие поиск, использование или извлечение информации.

3.2 деятельность (activity): Основная задача, выполняемая деловой структурой в рамках ее функций (см. 3.11).

3.3 агент (agent): Отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.

Примечание - Технологические инструменты, такие как программные приложения, могут считаться агентами, если они выполняют операции с документами.

3.4 схема классификации деловых операций (business classification scheme): Инструмент для связи документов с контекстом их создания.

3.5 классификация (classification): Систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами.

3.6 конвертирование (conversion): Процесс перевода документов из одного формата в другой.

3.7 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления.

3.8 отбор и передача на хранение или уничтожение (disposition): Совокупность процессов, включающих экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или уничтожение документов (см. 3.7), осуществляемых в соответствии с правилами (см. 3.9) или другими инструментами.

3.9 правила отбора и передачи (disposition authority): Инструмент, который определяет действия по отбору и передаче (см. 3.8) отдельных документов на хранение или уничтожение.

3.10 доказательство (evidence): Документация о транзакции (деловой операции) (см. 3.18).

Примечание - Документальное подтверждение совершения транзакции (деловой операции), созданное при обычных условиях ведения деятельности и являющееся целостным (неповрежденным) и полным. Этот термин применяется не только в юридическом смысле.

3.11 функция (function): Мероприятия, выполнение которых обеспечивает достижение стратегических целей деловой структуры.

3.12 метаданные документов (metadata for records): Структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности.

3.13 миграция (migration): Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата.

3.14 документы (records): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства (см. 3.10) и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции (см. 3.18).

3.15 управление документами (records management): Область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов (см. 3.8), включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств (см. 3.10) и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) (см. 3.18) в виде документов.

3.16 документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним (см. 3.1) в течение определенного времени.

Примечание - Документная система может состоять из технических элементов, таких как программное обеспечение, которое может быть специально разработано для управления документами либо для какой-либо другой коммерческой цели, а также нетехнических элементов, включая политику, процедуры, людей и других агентов, а также распределение обязанностей.

3.17 схема метаданных (schema): Логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, как правило, посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно касающихся семантики, синтаксиса и степени обязательности данных.

3.18 транзакция (transaction): Наименьшая единица рабочего процесса (см. 3.19) обмена информацией и/или другими ресурсами между двумя или более участниками или системами.

3.19 рабочий процесс (work process): Одно или несколько последовательных действий, необходимых для создания результата, соответствующего правилам управления.