6.3. Порядок ведения основных учетных документов

6.3.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

6.3.1.1. при поступлении документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России:

сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 3 - 5);

номенклатура дел структурного подразделения (или сводная номенклатура дел) с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложение N 7);

акт приема-передачи документов из другой организации (составляется по форме приложения N 27);

6.3.1.2. при выбытии документа из архива:

акт приема-передачи документов на постоянное хранение в Центральный архив МЧС России (приложение N 27);

акт приема-передачи документов на временное хранение в архив от подчиненных организаций (составляется по форме приложения N 27);

акт возврата документов собственнику (составляется по форме приложения N 27);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 6);

акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение N 24);

акт о неисправимых повреждениях документов (приложение N 25);

6.3.1.3. по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, составления описей особо ценных дел и документов страхового фонда и фонда пользования, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:

сводная опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (приложения NN 17 - 19);

опись особо ценных дел (приложение N 26);

опись страхового фонда (приложение N 22);

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 28);

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение N 29).