6.2. Система учетных документов архива

6.2.1. Система учетных документов архива - это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

6.2.2. Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов установлены настоящей Инструкцией и обязательны для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивами самостоятельно.

6.2.3. Основными учетными документами в архиве являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение N 14) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

список фондов (приложение N 15) для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

лист фонда (приложение N 16) для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

опись дел (приложения NN 17 - 19) для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в эту опись;

реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава (приложение N 20);

паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива;

книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах, осуществляющих страховое копирование документов);

опись страхового фонда (приложение N 22) для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов);

дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение N 9).

Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве составляется паспорт архива, хранящего управленческую документацию на 1 декабря текущего года (приложение N 23).

6.2.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов.

6.2.5. Книги учета, описи дел, реестр описей, дело фонда включаются в номенклатуру дел под отдельными номерами.