3.4.1. Документы, создаваемые в центральном аппарате Росреестра, имеют установленный состав реквизитов, расположенных в определенном порядке. Состав реквизитов каждого конкретного документа определяется его видом и назначением.

При подготовке, оформлении и обработке документа Росреестра используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование курирующего министерства;

полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование должности;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о контроле;

отметка о приложении;

подпись;

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка о поступлении документа;

ссылка на документ.

Помимо перечисленных при подготовке документов могут использоваться другие реквизиты, например: отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.4.2. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" размещается на бланках в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

3.4.3. Реквизит "Наименование курирующего министерства" - включает наименование Министерства экономического развития Российской Федерации.

3.4.4. Реквизит "Полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти" (Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) размещается на бланках и должен соответствовать наименованию, установленному Положением о Росреестре.

3.4.5. Реквизит "Наименование должности" указывается на бланках должностных лиц Росреестра.

3.4.6. Реквизит "Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти" включает: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты Росреестра.

3.4.7. Реквизит "Наименование вида документа" (приказ, распоряжение) указывается на бланках соответствующего вида документа (на бланках писем не указывается).

3.4.8. Реквизит "Дата документа" указывает на дату его подписания или регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки, акты и др.) или на дату зафиксированного в документе события (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дату его принятия, для утверждаемого документа (план, регламент, отчет) - дату его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более государственными органами (организациями), должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является дата последней подписи.

Дата документа проставляется лицом, осуществляющим регистрацию документа, либо должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная записка, заявление и др.)

Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии двойного межстрочного интервала от предыдущего реквизита.

Способ написания даты зависит от характера документа. В актах Росреестра (приказах, распоряжениях), документах, содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами, например:

10 августа 2015 г., 06 февраля 2016 г.

В остальных случаях при регистрации писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенных точкой, год - четырьмя цифрами; буква "г" после цифр не ставится, например:

30.09.2015.

Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то при цифровом способе написания даты перед цифрой ставится ноль, например:

01.05.2016.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

3.4.9. Реквизит "Регистрационный номер документа" проставляется в соответствии с системой регистрации в электронных карточках в СЭД Росреестра и состоит из его порядкового номера и дополнительных индексов, содержащих информацию о виде документа, структурном подразделении - исполнителе документа, о способе отправки, отметке о конфиденциальности и т.д.

Присвоение порядкового номера и индексация документов осуществляются в пределах календарного года. В регистрационном номере электронных документов, подписанных электронной подписью и направляемых только в электронном виде (без дублирования на бумажном носителе), обязательно добавляется значок "@".

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в специально отведенном месте.

Регистрационный номер документов, издаваемых совместно с иными государственными органами (организациями), печатается на уровне даты по правой границе текстового поля под их наименованиями, например:

Регистрационный номер документу присваивается после его подписания (утверждения).

3.4.10. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа" включает в себя номер и дату документа, на который дается ответ.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается по левой границе текстового поля и печатается шрифтом N 12 на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, например:

На N 15-РМ от 15.04.2015

На документах, оформленных на бланках Росреестра, ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется в соответствии с расположением реквизита на соответствующем бланке.

3.4.11. Реквизит "Место составления (издания) документа" (Москва) указывается на бланках конкретного вида документов (на бланках писем не указывается).

3.4.12. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" проставляется на документах, в том числе на их проектах, содержащих информацию ограниченного распространения.

Ограничительная пометка "Для служебного пользования" (далее также - пометка "ДСП") проставляется в правом верхнем углу текстового поля первой страницы документа, на сопроводительном письме и приложениях к нему и на последующих страницах не повторяется, печатается без кавычек, ограничивается правым полем листа, подчеркивается и дополняется номером экземпляра документа. Номер экземпляра документа проставляется через один межстрочный интервал и центрируется относительно пометки "ДСП", но не подчеркивается, например:

Если документ подготовлен в одном экземпляре, то пометка "ДСП" оформляется следующим образом:

3.4.13. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Первая строка адресата не должна превышать первой строки бланковой надписи (угловой бланк) после изображения Государственного герба Российской Федерации. Строки, входящие в состав реквизита, печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 10 см), которая ограничивается правой границей текстового поля. Составные части адреса отделяются друг от друга полуторным-двойным межстрочным интервалом.

Если письмо адресуется организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица, наименования пишутся в именительном падеже, например:

Если письмо адресуется конкретному должностному лицу, должность и фамилия адресата указываются в дательном падеже, а наименование организации - в родительном.

Инициалы имени и отчества (далее - инициалы) пробелом не разделяются и располагаются перед фамилией. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности, например:

Если письмо адресуется непосредственно руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

Если письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией указывается звание или степень, например:

Если адресат имеет воинское звание, оно не указывается, например:

При подготовке документов, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Минэкономразвития России и иные федеральные органы исполнительной власти, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Верховный Суд Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, Правительство Севастополя, Управление государственной регистрации права и кадастра Севастополя, Совет министров Республики Крым, Государственный комитет по государственной регистрации и кадастру Республики Крым, а также территориальные органы и подведомственные организации Росреестра, почтовый адрес после наименования адресата не указывается, во всех остальных случаях исполнитель указывает в реквизите "Адресат" полный почтовый адрес, включая почтовый индекс.

Элементы почтового адреса указываются через запятую в установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234, последовательности:

наименование адресата (для юридических лиц - полное или краткое наименование организации, для физических лиц - фамилия, инициалы);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите "Адресат" указываются наименование должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилия в дательном падеже, а затем почтовый адрес, например:

При адресации письма физическому лицу сначала указывается фамилия, а затем инициалы получателя в дательном падеже, далее почтовый адрес, например:

Если письмо адресуется нескольким однородным организациям, то их следует указывать обобщенно, например:

Документ должен содержать не более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется указатель рассылки, адресат указывается обобщенно, например:

Исключение составляют судебные документы (исковое заявление, заявление, жалоба, отзыв, письменное возражение), в которых может указываться необходимое количество адресов в соответствии с действующим законодательством.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

3.4.14. Реквизит "Гриф утверждения документа" указывает на нормативный или правовой характер содержания документа.

Утверждение документа осуществляется одним из следующих способов:

должностным лицом (руководителем Росреестра (лицом, исполняющим его обязанности), его заместителями, начальниками структурных подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах);

изданием соответствующего акта Росреестра (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждении ряда документов), иногда протоколом.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки (не превышающей 10 см), ограниченной правой границей текстового поля документа. Слово "УТВЕРЖДАЮ" или "УТВЕРЖДЕНО" (без кавычек), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения (словесно-цифровым способом) отделяются полуторным межстрочным интервалом от остальных строк реквизита, которые печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Если документ издается отдельно от утверждающего акта Росреестра, на нем проставляется гриф об утверждении.

Примерный перечень документов, которым может быть присвоен гриф об утверждении, приведен в приложении N 16 к Инструкции.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

При необходимости личная подпись должностного лица Росреестра в грифе утверждения заверяется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При утверждении документа актом Росреестра, решением (комиссии, собрания и т.д.), протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" или "УТВЕРЖДЕНО", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

или:

Слово "УТВЕРЖДЕНО" должно согласовываться в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф инициатора издания или ответственного исполнителя документа, например:

3.4.15. Реквизит "Указания по исполнению документа (резолюция)" представляет собой поручение должностного лица Росреестра по организации деятельности структурных подразделений.

3.4.15.1. Проект указания по исполнению документа руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) и заместителей руководителя Росреестра (далее также - указание) по организации деятельности структурных подразделений, в том числе по исполнению внутренних документов, оформляется на листах бумаги формата A4 с реквизитами бланка "Поручение должностного лица Росреестра" (приложение N 12).

Текст указания включает фамилию, имя и отчество исполнителя (исполнителей), содержание поручения и сроки его исполнения, подпись должностного лица, давшего указание, ее расшифровку.

Регистрацию подписанных указаний руководителя Росреестра (лица, исполняющего его обязанности) осуществляет Административное управление, заместителя руководителя Росреестра - гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в приемной заместителя руководителя Росреестра.

Дата регистрации указания должна соответствовать дате его подписания и оформляться словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер указания по исполнению документа состоит из буквенных обозначений имени и фамилии автора указания и его порядкового номера, присвоенного в регистрационной базе данных соответствующей "Канцелярии" СЭД Росреестра, например:

N ИВ-0165/15; N ГЕ-0037/15, где:

"ИВ", "ГЕ" - первые буквы имени и фамилии руководителя Росреестра или его заместителя соответственно;

"0165", "0037" - порядковые регистрационные номера;

"15" - последние две цифры текущего года.

Образец оформления указания по исполнению документа (поручения) должностного лица Росреестра приведен в приложении N 17.

3.4.15.2. Проект указания по исполнению входящих документов формируется с использованием СЭД Росреестра в соответствии с информацией, внесенной в регистрационную электронную карточку входящего документа, и включает: полное наименование Росреестра, штрих-код, наименование государственного органа или организации, направившей документ, вид документа, дату регистрации и входящий номер документа, фамилию, имя, отчество исполнителя (исполнителей), содержание указания, аннотацию документа (краткое содержание), инициалы и фамилию должностного лица, подписывающего указание, дату подписания указания, а также, при наличии, отметку о контроле, сроки исполнения, отметку о конфиденциальности (приложение N 18).

Формирование текста данной формы указания осуществляется в центральном аппарате Росреестра с соблюдением следующих правил.

Содержащееся в тексте указания поручение формулируется четко и конкретно, например "...Прошу рассмотреть и ответить..." или "...Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа...", и должно допускать только единственное толкование содержащегося в нем задания.

Если документ не требует направления отчета об исполнении и имеет типовые сроки исполнения, текст указания может содержать только фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей).

Если указание по исполнению документа дается двум или нескольким должностным лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации работы.

Если названные исполнители не равны по должности, то должностное лицо, давшее поручение, определяет ответственного исполнителя словом "созыв" (на ответственного исполнителя также может указывать одно из слов: "обобщение" или "ответственный"). Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний лицам, непосредственно им подчиненным.

Если в документе содержится более одного поручения различного характера, указание по исполнению создается по нескольким пунктам с определением ответственных исполнителей, содержащихся поручений, а также сроков исполнения отдельно по каждому пункту поручения.

В случае если ответственный исполнитель (соисполнитель) полагает, что вопросы, содержащиеся в прилагаемом к указанию документе, не относятся к его компетенции, указание по исполнению документа подлежит изменению, а документ - возврату в порядки и сроки, установленные пунктами 4.6.7, 4.6.8, 4.7.14, 5.3.7, 5.3.8 Инструкции.

Сформированный в электронной базе проект указания распечатывается на стандартном листе бумаги и представляется на подпись вместе с рассматриваемым документом должностному лицу для утверждения.

3.4.15.3. Указание по исполнению документа допускается оформлять непосредственно на лицевой стороне первого листа в заголовочной части документа рукописным текстом с наклоном относительно основного печатного текста документа при рассмотрении:

внутренних документов;

копий документов;

документов, не требующих ответа, возврата или перенаправления;

срочных документов, поступивших непосредственно руководителю Росреестра (лицу, исполняющему его обязанности) или заместителю руководителя Росреестра.

Данная форма указаний включает: фамилию и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора указания и дату, например:

3.4.15.4. Указания по исполнению документа заместителей руководителя Росреестра, начальников структурных подразделений и их заместителей, а также должностных лиц, исполняющих их обязанности, могут оформляться на листах бумаги формата A5 и A6 с реквизитами бланка (приложение N 19).

Данная форма указаний включает: полное наименование Росреестра, наименование должности автора указания, фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего указание, ее расшифровку, дату и ссылку на документ, по которому дается указание (его номер и дату).

3.4.16. Реквизит "Заголовок к тексту" составляется ко всем документам, содержащим более одного абзаца текста.

Заголовок к тексту документа формулируется исполнителем, разрабатывающим проект документа, одной фразой, должен быть максимально кратким и согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) "Об утверждении Положения...", распоряжение (о чем?) "О создании комиссии...", служебное письмо (о чем?) "О представлении предложений...", протокол (чего?) "заседания экспертной комиссии...", акт (чего?) "выполненных работ...".

Заголовок к тексту печатается под реквизитами бланка с прописной буквы и не выделяется кавычками или подчеркиванием. В конце заголовка точка не ставится.

При использовании углового бланка письма заголовок к тексту печатается по ширине реквизитов бланка шрифтом N 12 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой границе текстового поля.

При оформлении документа на стандартном листе бумаги, в случае если после заголовка идет ссылка на номер, последняя строка заголовка подчеркивается, например:

При использовании бланков Росреестра "Приказ", "Распоряжение", бланка Росреестра с продольным расположением реквизитов, а также при подготовке проектов актов Росреестра заголовок печатается по ширине печатного поля над текстом документа полужирным шрифтом N 14 через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, а также документах, текст которых печатается на листах бумаги формата A5.

3.4.17. Реквизит "Текст документа" отражает основное смысловое содержание документа.

Служебные документы в Росреестре составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

При подготовке документов применяются только общепринятые сокращения слов (или аббревиатуры). Написание сокращений производится в соответствии с требованиями пункта 4.12 "Сокращения" государственного стандарта ГОСТ Р 1.5-2002 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию стандартов".

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 (с последующими изменениями).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных или иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида акта, наименование органа, его издавшего, дата принятия или утверждения акта, его регистрационный номер, а также заголовок, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 июля 2012 г. N 1058 "О Совете при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта"...

При этом в актах Росреестра и документах, содержащих сведения финансового характера, на протяжении всего текста следует придерживаться словесно-цифрового способа оформления даты.

Если в тексте документа число месяца является однозначным, то при словесно-цифровом способе написания даты перед цифрой ноль не ставится, например: 6 мая 2015 г.

Не допускаются в тексте одного документа использование словесно-цифрового и цифрового способов оформления даты, а также разрыв и перенос на другую строку текста дат, знака N и самого номера, фамилии и инициалов.

3.4.18. Реквизит "Отметка о контроле" проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" в правом верхнем углу первого листа документа, а также указания по исполнению документа. Соответствующая информация вносится в СЭД Росреестра.

3.4.19. Реквизит "Отметка о приложении"

Приложения к документу могут быть в основном трех видов:

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом;

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим актом Росреестра (приказом или распоряжением);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа (планы, программы, отчеты, договоры, ответы на запросы).

Приложения оформляются на стандартных листах бумаги и могут иметь необходимые для документа реквизиты (вид документа, заголовок, подписи ответственных исполнителей, самостоятельную нумерацию страниц и т.п.).

В служебных, в том числе сопроводительных, письмах отметка о приложении оформляется под текстом на последнем листе письма, отделяется от текста двойным межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается с прописной буквы с отступом от края левого поля на 12,5 мм (с абзаца) и подчеркивается. После его написания ставится двоеточие. Перечень приложений печатается через один межстрочный интервал тем же шрифтом, что и основной текст документа, и нумеруется.

Отметка о наличии приложения, ссылка на которое дается в тексте служебного письма, включает сведения о количестве листов одного экземпляра приложения и количестве прилагаемых экземпляров, всегда в единственном числе, отделяется от текста и оформляется следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если прилагаемый документ рассылается в одном экземпляре, количество экземпляров (в 1 экз.) не указывается, например:

Приложение: на 10 л.

Если в тексте служебного письма не было ссылки на приложения, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого, например:

Если служебное письмо имеет большое количество приложений, то на них составляется отдельная опись, а под текстом письма указывается:

Приложение: по описи.

В случае если к служебному письму прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложения направляются не во все указанные в служебном письме адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. во второй адрес.

В случае если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов в зависимости от того, имеется ссылка на наименование приложения в тексте служебного письма или нет, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

или:

Если приложение к служебному письму представлено на съемном носителе информации (flash-диск, CD-диск, DVD-диск и т.п.), то указывается наименование носителя информации и количество носителей, например:

Приложение: CD-диск 1 шт.

Если приложение к документу направляется в электронном виде без материального носителя, то необходимо указать реквизиты электронного документа, адрес электронной почты адресата или адрес нахождения в информационной сети, например:

Приложение: 1 файл по электронной почте по адресу: reserver@mail.ru

На приложениях справочного характера к планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе. В правом верхнем углу печатается слово "Приложение" (без кавычек) с указанием наименования вида основного документа (его даты и регистрационного номера при наличии) и отделяется от других частей реквизита полуторным межстрочным интервалом. Все остальные части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 10 см), ограничивающейся правым полем документа, например:

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Если приложение единственное, оно не нумеруется. Текст приложения печатается тем же шрифтом, что и основной текст документа.

Порядок оформления приложений к актам Росреестра изложен в пунктах 3.5.1.9 - 3.5.1.11 Инструкции.

3.4.20. Реквизит "Подпись должностного лица" включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Наименование должности отделяется от последней строки текста двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Если документ оформлен на бланке Росреестра (приложения N 2 - 4, 7, 10, 11, 13), в состав подписи входят сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если документ оформлен на бланке должностного лица (приложения N 5, 6, 12), наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается. Подпись оформляется следующим образом:

Если документ, оформленный на бланке Росреестра (приложения N 4, 7), подписывает начальник структурного подразделения, то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписывающего документ, наименование структурного подразделения, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Если документ оформлен не на бланке Росреестра, то в состав подписи включаются полное наименование должности лица, подписавшего документ, наименование Росреестра, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

При подписании документа несколькими должностными лицами Росреестра он оформляется на бланке Росреестра (приложения N 4, 7), подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой двойным межстрочным интервалом, например:

При подписании совместного документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные государственные органы (организации), подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через полуторный межстрочный интервал, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляется на стандартном листе бумаги без реквизитов бланка.

В документах комиссий (протоколы, акты) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или ставить косую черту перед наименованием должности при отсутствии должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа.

В этом случае документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, на основании соответствующего акта Росреестра. При этом при подписании документа к должности добавляется словосочетание "Исполняющий обязанности" или "Исполняющая обязанности", а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего документ, например:

3.4.21. Реквизит "Отметка об электронной подписи" используется при визуализации электронного документа. Отметка об электронной подписи отображается программными средствами путем наложения ее изображения на изображение текста электронного документа. Отметка об электронной подписи проставляется в месте расположения реквизита "Подпись" и включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Образец оформления отметки об электронной подписи приведен в приложении N 20 к Инструкции.

3.4.22. Реквизит "Гриф согласования" свидетельствует о согласии должностного лица с содержанием документа.

Согласование проекта документа с иными государственными органами (организациями) (внешнее согласование), интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на расстоянии двух-трех межстрочных интервалов по левой границе текстового поля на лицевой стороне последнего листа документа. Слово "СОГЛАСОВАНО" отделяется от остальных частей реквизита полуторным межстрочным интервалом. Все части реквизита печатаются через одинарный межстрочный интервал и центрируются относительно максимальной строки (не более 10 см), которая ограничивается левым полем, например:

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме:

или:

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких государственных органов (организаций), то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне. Если государственные органы (организации) указаны в тексте документа, то грифы согласования располагаются в том порядке, в каком они перечислены в документе.

При большом количестве согласующих государственных органов (организаций) грифы согласования оформляют двумя вертикальными рядами.

3.4.23. Реквизит "Виза" фиксирует согласие или несогласие должностных лиц с содержанием документа и включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего, например:

Личная подпись, инициалы и фамилия

25.09.2015

Проекты документов Росреестра проходят процедуру визирования в соответствии с правилами, установленными Инструкцией для конкретных видов документов (абзац восьмой пункта 3.5.1.15, пункты 3.5.5.3, 3.5.6.3, 3.5.9.4, 3.6.4 - 3.6.9, 3.10.4 Инструкции).

Визы о согласовании исходящих документов (писем, телеграмм, доверенностей), а также докладных (служебных) записок проставляются на лицевой стороне их визовых экземпляров ниже реквизита подписи, ближе к нижнему полю документа.

Визы о согласовании проектов актов Росреестра (приказов, распоряжений), договоров (соглашений, контрактов) проставляются на оборотной стороне последнего листа оригинала документа, остающегося в Росреестре.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе и передаются структурному подразделению-исполнителю. В листе согласования после визы или перед визой делается пометка "С учетом замечаний" или "Замечания прилагаются", например:

Замечания прилагаются

Личная подпись, инициалы и фамилия

25.03.2006

Разногласия структурных подразделений по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке. В этом случае на листе согласования исполнителем делается пометка "Замечания учтены".

Отказ от рассмотрения документа, поступившего на визирование в установленном порядке, и его передача на подпись должностному лицу Росреестра без виз соисполнителей не допускаются.

3.4.24. Реквизит "Печать" проставляется для заверения подлинности подписи должностного лица или соответствия копий документов подлинникам.

Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее также - гербовые печати) заверяются подписи руководителя Росреестра и его заместителей, государственных регистраторов, заместителя начальника Финансово-экономического управления - главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым на основании законодательства Российской Федерации, доверенности, должностного регламента или акта Росреестра предоставлены соответствующие полномочия.

Гербовые печати применяются в Росреестре для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, в исключительных случаях - для свидетельствования верности копий актов Росреестра, утверждающих положения о территориальных органах, уставы подведомственных организаций Росреестра.

Примерный перечень документов, на которые проставляется оттиск гербовой печати, приведен в приложении N 21 к Инструкции.

Печатями с наименованиями структурных подразделений без государственной символики удостоверяются подписи начальников структурных подразделений, гражданских служащих, удостоверяющих копии документов (трудовых книжек, приказов распоряжений, справок, почтовых пакетов и иных документов), не требующих заверения гербовой печатью.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был читаемым. Если в документе наименование должности не указано, то оттиск печати должен захватывать часть фамилии должностного лица, подписавшего документ.

3.4.25. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется в случае необходимости придания копии документа юридической силы.

Росреестр может выдавать по запросам юридических и физических лиц только копии создаваемых непосредственно им документов (за исключением архивных документов, прошедших полную научно-техническую обработку), не носящих конфиденциальный характер и не затрагивающих интересы других лиц.

При оформлении дел, касающихся приема граждан на государственную гражданскую службу (на работу), формировании личных дел допускается заверение копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о браке и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. На копиях принимаемых документов допускается проставление заверительной надписи "Копия верна".

Копия заверяется лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа. На первом листе копии документа (в верхнем правом поле) ставится отметка "Копия".

Копии исходящих документов и актов Росреестра, переданных на архивное хранение, заверяются в Административном управлении, копии документов по вопросам трудовых отношений и кадрового обеспечения - в Управлении государственной службы и кадровой политики.

Гражданские служащие других структурных подразделений могут заверять копии документов (выписки из документов), подлинники которых находятся в соответствующих структурных подразделениях; право заверения копий документов устанавливается их должностными регламентами (должностными инструкциями).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документов) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется отметка о заверении копии документа, включающая пометку о нахождении оригинала (номер номенклатурного дела с указанием года), слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, например:

Копия документа или выписка из документа (краткое содержание документа) заверяется должностным лицом (в соответствии с должностным регламентом) того структурного подразделения, где на хранении находится подлинник документа. На заверительную надпись ставится печать с наименованием данного структурного подразделения или (при отсутствии таковой) печать с наименованием Административного управления в порядке, предусмотренном пунктом 3.4.24 Инструкции.

Копии многостраничных документов прошиваются (по центру левого поля в пределах 8 см), листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу и на обороте последнего лист, захватывая окончание нити, приклеивается лист бумаги формата 10 x 5 см с заверительной надписью (допускается размер шрифта от N 12 до N 10) "Всего прошито и пронумеровано (количество листов)". Количество листов указывается цифрами и в скобках прописью. Надпись производится лицом, оформившим копию документа, с указанием имени, отчества, фамилии и даты, например:

Допускается заверять отдельно каждый лист многостраничной копии документа.

В ряде случаев заверительные надписи при прошивке документов (положения, уставы подведомственных Росреестру организаций и т.д.) в соответствии с законодательством Российской Федерации могут быть заверены оттиском гербовой печати.

3.4.26. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию, имя и отчество (полностью) исполнителя документа и номер его служебного телефона. Дополнительно может указываться наименование самостоятельного структурного подразделения.

Отметка об исполнителе на служебных письмах, докладных и служебных записках располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом N 10 через одинарный межстрочный интервал, например:

Иванова Наталия Сергеевна

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

На актах Росреестра, а также на документах, направляемых в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа оригинала документа, а также на оборотной стороне последнего листа каждого приложения к основному документу.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, направляемых в судебные органы, - отзывах, ходатайствах, возражениях, заявлениях, доверенностях отметка об исполнителе проставляется только на визовом экземпляре.

В документах конфиденциального характера (содержащих информацию ограниченного распространения) отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: сведения о количестве отпечатанных экземпляров, дату издания документа, сведения о месте хранения оригиналов (указываются номера экземпляров), фамилию, имя, отчество исполнителя, телефон, например:

Отп. - 2 экз.

30.09.2015

1 экз. - в адрес

2 экз. - в дело (наименование структурного подразделения)

Петров Владимир Михайлович

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

В случае необходимости размножения (тиражирования) документа с пометкой "ДСП" на обороте первого листа документа в отметке об исполнителе делается запись о количестве изготовленных копий, например:

Отп. - 2 экз.,

30.09.2015

1 экз. - в адрес, снято копий в количестве ____ экз.

2 экз. - в дело (наименование структурного подразделения)

Петров Владимир Михайлович

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

На актах Росреестра (приказах, распоряжениях), отпечатанных в одном (единственном) экземпляре, имеющих пометку "ДСП", отметка об исполнителе оформляется следующим образом:

Отп. - экз. ед.

16.12.2015

1 экз. - в дело (Административное управление)

Борисов Алексей Сергеевич

(495) 526-77-77 (доб. 00-00)

3.4.27. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает слова "В дело", номер дела, в которое помещается документ, ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении, подписи исполнителя или начальника структурного подразделения и дату.

Отметка об исполнении документа проставляется на лицевой стороне первого листа документа в нижнем левом углу рукописным способом. Соответствующая информация вносится в СЭД Росреестра.

3.4.28. Реквизит "Отметка о поступлении документа" в Росреестр проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Образец оформления приведен в приложении N 22 к Инструкции.

3.4.29. Реквизит "Ссылка на документ" - идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на съемном электронном носителе.