5. Порядок подготовки и оформления служебных документов Министерства

5. Порядок подготовки и оформления служебных

документов Министерства

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социального развития Российской Федерации Министерство в пределах своей компетенции издает на основе и во исполнение законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, решений и поручений органов государственной власти Российской Федерации постановления, разъяснения, приказы, распоряжения по вопросам, отнесенным к его компетенции, ведет переписку с органами исполнительной, законодательной и судебной власти Российской Федерации, органами исполнительной, законодательной и судебной власти субъектов Российской Федерации, организациями и гражданами.

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Министерство может издавать нормативные правовые акты совместно или по согласованию с другими федеральными органами государственной власти.

5.1. Порядок подготовки и оформления нормативных правовых актов Министерства

5.1.1. Структурные подразделения Министерства в соответствии с их компетенцией, определенной положениями о структурных подразделениях Министерства, либо в соответствии с поручениями руководства Министерства разрабатывают нормативные правовые акты. Нормативные правовые акты Министерства труда и социального развития Российской Федерации (постановления, разъяснения) оформляются на бланках установленного образца (Приложения N 1 и N 2).

5.1.2. Нормативные правовые акты должны разрабатываться с учетом необходимости совершенствования действующих актов Министерства.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в подготавливаемом проекте объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Если в связи с разработкой проекта нормативного правового акта требуется внесение изменений или дополнений в другие акты Министерства (независимо от того, каким структурным подразделением Министерства они были подготовлены), следует одновременно подготовить проект новой редакции изменяемых или дополняемых пунктов этих нормативных правовых актов.

5.1.3. Нормативные правовые акты должны иметь соответствующий их содержанию краткий заголовок.

В зависимости от содержания акт может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

При необходимости разъяснения цели и мотивов издания нормативного правового акта в тексте делается вступительная часть. Если подготовка нормативного правового акта производится по поручению органа государственной власти Российской Федерации, необходимо непосредственно после заголовка или во вступительной части сделать ссылку на соответствующее решение этих органов.

5.1.4. Если нормативный правовой акт предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

5.1.5. Нормативные правовые акты Министерства издаются в виде постановлений и разъяснений Министерства по применению нормативных правовых актов в области труда, занятости и социальной защиты населения.

В случае необходимости нормативные правовые акты могут быть изданы Министерством совместно или по согласованию с федеральными органами исполнительной власти.

Нормативные правовые акты, издаваемые совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должны иметь соответствующие номера и единую дату. На подпись представляется соответствующее количество актов.

Нормативные правовые акты, подлежащие согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, в случаях государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации оформляются визами, включающими в себя наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

5.1.6. Нормативные правовые акты Министерства подписываются Министром или лицом, исполняющим обязанности Министра в период его отсутствия (в случаях, если нормативные правовые акты не подлежат государственной регистрации).

Представляемый на подпись проект нормативного правового акта должен быть завизирован: заместителем Министра - куратором структурного подразделения Министерства, подготовившего проект; руководителем соответствующего структурного подразделения или его заместителем; руководителями других структурных подразделений или их заместителями, если затронуты вопросы, касающиеся этих подразделений; руководителем Правового департамента или его заместителями (с указанием: подлежат ли данные нормативные правовые акты государственной регистрации). Визы собираются на втором экземпляре нормативного правового акта.

В процессе указанного выше согласования Правовой департамент рассматривает проекты подготавливаемых документов с точки зрения соответствия их действующему законодательству, настоящей Инструкции и при обнаружении несоответствия действующему законодательству или сохраняющим свое действие нормативным правовым актам, а также других нарушений возвращает проект (не визируя его) исполнителям на доработку с конкретными замечаниями.

В случае несогласия структурного подразделения Министерства - исполнителя с высказанными Правовым департаментом, другими заинтересованными структурными подразделениями Министерства замечаниями и предложениями обоснованные возражения излагаются в письменном виде, прилагаются к подготавливаемому проекту документа и рассматриваются заместителем Министра.

К проекту нормативного правового акта прилагается справка, подписанная руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, подготовившего проект, излагающая существо вопроса с необходимыми расчетами и обоснованиями, отражающая содержащиеся в проекте новые по сравнению с действующим законодательством положения, а также рассылка (список) организаций, которым должен быть направлен нормативный правовой акт.

5.1.7. Подготовленные в установленном порядке нормативные правовые акты передаются в организационно - контрольный отдел Административно - контрольного департамента для окончательного редактирования, оформления, передачи на подпись Министру и регистрацию после подписания.

Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в Министерство юстиции Российской Федерации в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе).

К нормативному правовому акту, подлежащему государственной регистрации, прилагается справка, подписанная руководителем Правового департамента. Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован (на обороте каждого листа оригинала) руководителем Правового департамента.

В случае отказа в государственной регистрации в течение 10 дней со дня получения отказа должно быть подписано постановление об отмене соответствующего нормативного правового акта, копия которого направляется в Министерство юстиции Российской Федерации.

Организация работы по подготовке нормативного правового акта Министерства к государственной регистрации и доставке документов в Минюст России и обратно возлагается на руководителя структурного подразделения Министерства, подготовившего соответствующий проект.

5.2. Порядок подготовки приказов и распоряжений Министерства

5.2.1. Проекты приказов и распоряжений подготавливаются структурными подразделениями Министерства на основании поручений Министра, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Департаментом кадровой политики на основании соответствующих представлений. Приказы и распоряжения подписываются Министром или лицом, его замещающим.

5.2.2. Проекты приказов, распоряжений по основной деятельности и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, подготовившего проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями Министра, курирующими вопросы основной деятельности Министерства, по которым вносится проект приказа (распоряжения), а также руководителями Административно - контрольного департамента и Правового департамента (их заместителями).

Проекты приказов по кадровым вопросам визируются исполнителем - работником Департамента кадровой политики, руководителями структурных подразделений, подготовивших соответствующее представление, заместителем Министра, курирующим данное подразделение, руководителями Департамента кадровой политики, Административно - контрольного департамента. Приказы по вопросам приема, перевода на другую работу, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, предоставления гарантий и компенсаций, денежных выплат визируются в обязательном порядке руководителями Правового департамента и Департамента финансово - экономического обеспечения (их заместителями). Визы на приказах по кадровым вопросам проставляются на лицевой стороне последнего листа.

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, при этом проект возражающим лицом не визируется. Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.2.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы (Приложения N 3, N 4) и при необходимости направляются на подпись со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа (распоряжения), обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован (по совместным приказам).

Проекты приказов и распоряжений, подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием наименований министерств и других органов или организаций.

Приказы и распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, кадровым вопросам и распоряжения нумеруются отдельно. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в Административно - контрольном департаменте, приказы по кадровым вопросам - в Департаменте кадровой политики.

5.2.4. Размноженные экземпляры приказов и распоряжений по основной деятельности заверяются печатью Административно - контрольного департамента и направляются адресатам в соответствии с рассылкой, которая составляется и подписывается руководством структурного подразделения Министерства (Приложение N 5). Приказы по кадровым вопросам заверяются печатью Департамента кадровой политики и направляются адресатам в соответствии с рассылкой. Экземпляры приказов и распоряжений в обязательном порядке направляются заместителям Министра, Департаменту кадровой политики, Правовому департаменту, Административно - контрольному департаменту, Департаменту финансового обеспечения, Управлению ведомственного контроля.

5.2.5. Проекты приказов (распоряжений) во исполнение постановлений Правительства Российской Федерации должны быть подготовлены в течение 10 дней, если постановлением не установлен другой срок.

5.2.6. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти - Министерство труда и социального развития Российской Федерации (Минтруд России);

наименование вида документа - приказ или распоряжение;

дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется словесно - цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 20 июня 2000 г. N 157.

Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Визы - включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

Подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

5.2.7. Приказы и распоряжения, издаваемые совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ (распоряжение) - располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи - располагается центрованно;

регистрационный номер приказа (распоряжения), составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей - располагаются ниже текста на одном уровне.

5.3. Согласование проекта служебного письма и представление на подпись руководству Министерства

5.3.1. Проекты служебных писем согласовываются со структурными подразделениями Министерства, которые поименованы в резолюции.

В случае необходимости заместитель Министра, координирующий деятельность структурного подразделения Министерства, которое является ответственным исполнителем документа, дает указание по согласованию документа со структурными подразделениями Министерства, не поименованным в резолюции.

Структурные подразделения Министерства, дополнительно привлеченные к исполнению документов, представляют структурному подразделению Министерства - ответственному исполнителю необходимые материалы, а также визируют документ.

Документ, направленный на согласование в структурное подразделение Министерства и не имеющий пометки "Срочно", должен находиться на согласовании не более 3-х дней с момента получения.

При наличии замечаний документ визируется с отметкой "с замечаниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения, или пояснительная записка. Визирование с замечаниями без представления самих замечаний не допускается. Замечания рассматриваются структурным подразделением Министерства - ответственным исполнителем и учитываются при доработке окончательного ответа. Если замечания учтены в полном объеме, повторного визирования не требуется. В случае несогласия с представленными замечаниями ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя заместителя Министра, который принимает окончательное решение.

5.3.2. Министром подписываются служебные письма, направляемые:

Руководителю и заместителям руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, и ответы на письма за подписью вышеперечисленных должностных лиц;

инициативные служебные письма и служебные письма во исполнение поручений Правительства Российской Федерации Председателю Правительства Российской Федерации;

в Правительство Российской Федерации с представлением проектов федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

Председателю Конституционного Суда Российской Федерации, Председателю Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и Председателю Верховного суда Российской Федерации;

Генеральному прокурору Российской Федерации, Председателю Центрального банка Российской Федерации;

руководителям федеральных органов исполнительной власти;

Председателю Государственной Думы и Председателю Совета Федерации;

Председателю Счетной палаты Российской Федерации.

Вышеперечисленные служебные письма в исключительных случаях (болезнь, отпуск, командировка Министра) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Министра.

5.3.3. Заместителями Министра подписываются документы, направляемые:

в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Генеральную прокуратуру Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, не поименованные в п. 5.3.2 настоящей Инструкции;

в федеральные органы исполнительной власти (в т.ч. по поручениям Правительства и аппарата Правительства Российской Федерации и по поручениям, содержащимся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его комиссий, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей);

депутатам, в комитеты и комиссии Государственной Думы и Совета Федерации;

в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации;

в субъекты Российской Федерации;

организациям и гражданам, на запросы, поступившие в адрес Министерства.

5.3.4. Руководители структурных подразделений Министерства и их заместители подписывают ответы на заявления и жалобы граждан и организаций, запросы и заключения, направляемые руководителям других структурных подразделений Министерства, заместителей Министра, а адресованные Министру - только при наличии визы заместителя Министра, координирующего их деятельность. Также в рамках установленной компетенции руководители структурных подразделений Министерства направляют запросы в территориальные органы Министерства, органы социальной защиты субъектов Российской Федерации и могут давать им конкретные поручения по проверке поступающих жалоб и заявлений.

5.3.5. Служебные письма, подписываемые Министром и заместителями Министра, должны иметь номер, присваиваемый только Административно - контрольным департаментом. Вторые экземпляры этих документов остаются в делах Административно - контрольного департамента вместе с документами, послужившими основанием к изданию указанных документов Министерства (поручениями Правительства Российской Федерации и др.).

5.3.6. При отправке ответов на контрольные документы исполнитель обязан представить в Административно - контрольный департамент 3 экземпляра служебного письма: первый - адресату, второй (копия) - в дело Административно - контрольного департамента, третий (копия) - исполнителю.

5.4. Общие требования к оформлению служебных документов

5.4.1. При оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное исполнение, обработку с помощью средств вычислительной техники, сохранность.

5.4.2. Служебные документы оформляются на бланках или стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

5.4.4. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирный шрифт Times New Roman (Cyr).

5.4.5. При создании документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля или в правом верхнем углу листа.

5.5. Бланки документов центрального аппарата Министерства

5.5.1. Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

5.5.2. В центральном аппарате Министерства применяются следующие бланки:

общий угловой бланк Министерства (Приложение N 6);

угловой бланк Министра (Приложение N 7);

угловой бланк первого заместителя Министра (Приложение N 8);

угловой бланк статс - секретаря - заместителя Министра (Приложение N 9);

угловой бланк заместителя Министра (Приложение N 10);

продольный бланк приказа Минтруда России (Приложение N 3);

продольный бланк распоряжения Минтруда России (Приложение N 4);

бланк постановления (разъяснения) Министерства (Приложения N 1, N 2);

бланк повестки и протокола коллегии Министерства (Приложения N 11, N 12).

Допускается использование бланков структурных подразделений Министерства для внутренней переписки.

Использование иных бланков, не предусмотренных настоящим пунктом Инструкции, не допускается.

5.5.3. Бланки изготавливаются полиграфическим способом по заявкам Административно - контрольного департамента и подлежат обязательному учету.

5.5.4. Бланки документов, перечень которых определен в п. 5.5.2 настоящей Инструкции, должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и частным лицам.

5.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов

5.6.1. Пометка ограничения доступа к документу.

Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал.

5.6.2. Заголовок к тексту.

Заголовок включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос: "О чем?"" или "О ком?"" ("о выделении...", "об изменении..." и т.п.).

К тексту документов, оформленных на бланках формата A5, заголовок не составляется.

Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

5.6.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.

Если авторами документа являются несколько структурных подразделений Министерства, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно - цифровой способ оформления даты.

5.6.4. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа, присваиваемый Административно - контрольным департаментом, состоит из порядкового номера и буквенных индексов лица, подписавшего документ.

Например: N 2573-ВР, 385-АП.

В структурном подразделении Министерства регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения Министерства.

Например: 375-16.

5.6.5. Адресат документа.

Адресатом документа могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется рассылка.

5.6.6. Текст документа.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов (24 - 36 пт) от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты.

В приказах, распоряжениях изложение текста должно идти от первого лица единственного числа - "приказываю", "разрешаю".

В постановлениях, разъяснениях распорядительных текст излагается от третьего лица единственного числа - "разъясняет", "постановляет".

В документах, принятых совместно с другими органами и организациями, текст излагается: от первого лица множественного числа в приказах (распоряжениях) - "приказываем", "решили", от третьего лица множественного числа в постановлениях, разъяснениях - "постановляют", "разъясняют".

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа - "слушали", "постановили".

В письмах допускаются следующие формы изложения: "просим направить", "считаю необходимым", "Министерство не возражает".

5.6.7. Подпись.

В приказах, распоряжениях Министерства в реквизите "подпись" содержится полное наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы и фамилия. Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

5.6.8. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу.

5.6.10. Визы.

Виза на служебных письмах проставляется на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра документа в нижней его части.

5.6.11. Резолюция.

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции, включающей инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Резолюция пишется на документе или на отдельном листе, прилагаемом к документу, с обязательным указанием номера и даты документа, корреспондента.

5.6.12. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Фамилия, имя и отчество исполнителя, номер его телефона печатаются шрифтом N 10 на лицевой стороне последнего листа служебного письма в нижнем углу от левой границы текстового поля.

Например:

Петров Иван Иванович

200-23-23

или

Петров

200-23-23.

5.6.13. Приложение.

Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, дату, номер, отметку о согласовании и т.п.).

Приложения к нормативным правовым актам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием наименования документа, его даты и номера.

Например:

5.7. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

5.7.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках. Проекты писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord 97 шрифтом Times New Roman (Cyr) размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина и межстрочные интервалы должны соответствовать указанным выше.

5.7.2. Переписка Министра, заместителей Министра, Управления международного сотрудничества с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат. При оформлении письма премьер - министру, министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства адресат включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.

Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

5.7.3. При оформлении писем другим зарубежным адресатам:

Адресат включает инициалы и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута, название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

5.7.4. Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно - цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах - ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

"Уважаемые господа" - к организации в целом;

"Уважаемый господин Блэк" - к мужчине;

"Уважаемая госпожа Смит" - к женщине;

"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами. В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "С уважением", "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания".

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.