VIII. Трудовые книжки гражданских служащих (работников)

8.1. Трудовая книжка установленного образца и (или) сведения о трудовой деятельности являются основными документами о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданского служащего (работника).

8.2. В территориальном органе осуществляется ведение, хранение и учет трудовых книжек и (или) сведений о трудовой деятельности гражданских служащих (работников), в том числе руководителя и заместителей руководителя территориального органа.

8.3. Трудовые книжки оформляются и ведутся в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития России от 10 октября 2003 г. N 69.

8.4. Оформление трудовой книжки гражданскому служащему (работнику), принятому на государственную гражданскую службу (работу) впервые, осуществляется не позднее недельного срока со дня его назначения на должность.

8.5. Сведения о гражданском служащем (работнике), указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

- фамилия, имя, отчество гражданского служащего (работника) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- запись об образовании осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Учитывая, что в Российской Федерации установлены следующие уровни высшего образования: бакалавриат, специалитет и магистратура, подготовка кадров высшей квалификации, то в графе "образование" необходимо указывать полностью уровень образования, например: "высшее-бакалавриат" или "высшее, степень бакалавра". В графе "профессия, специальность" необходимо указывать именно направление подготовки, специальность, а не квалификацию, например: "по направлению подготовки экономика" (при наличии диплома бакалавра) или "юриспруденция" (при наличии диплома специалиста).

8.6. После указания даты заполнения трудовой книжки гражданский служащий (работник) своей подписью на первой странице трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу трудовой книжки подписывает также кадровик, после чего ставится гербовая печать территориального органа.

8.7. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности гражданского служащего (работника) производится кадровиком на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.

При изменении фамилии или имени, отчестве, даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью кадровика.

При изменении (дополнении) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

8.8. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

При внесении неправильной или неточной записи в разделы "Сведения о работе" или "Сведения о награждении" трудовой книжки под этой записью делается запись следующего содержания: "запись за номером ___ недействительна" и ниже вносится правильная запись.

8.9. В случае если при проверке документов гражданского служащего (гражданина), поступающего на гражданскую службу (работу) в территориальный орган, выявлена неправильная или неточная запись в его трудовой книжке, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее территориальным органом возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку, либо при наличии документов, подтверждающих наличие оснований для исправления.

8.10. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.

8.11. В трудовые книжки гражданских служащих (работников) вносятся записи на основании соответствующего приказа:

- о назначении;

- о присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (только для гражданских служащих);

- о награждениях и поощрениях;

- об увольнении.

8.12. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Так, если гражданский служащий принят на работу 3 декабря 2014 года, в трудовой книжке делается запись: "03.12.2014".

8.13. Порядок внесения записей о назначении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка ставится штамп с полным наименованием территориального органа (при приеме на гражданскую службу (работу) в территориальный орган). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата принятия на гражданскую службу и назначения на должность (назначения на должность). В графу 3 вносится запись о принятии на гражданскую службу и назначении на должность (назначения на должность) в строгом соответствии с приказом. Например: "Принят(а) на федеральную государственную гражданскую службу и назначен(а) на должность федеральной государственной гражданской службы ведущего специалиста - эксперта отдела государственных закупок".

В графу 4 вносятся дата и номер приказа о назначении на должность.

8.14. Порядок внесения записей о присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации следующий: в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата присвоения классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации. В графе 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись о присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации. Например: "Присвоен классный чин государственной гражданской службы Российской Федерации - референт государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса". В графу 4 вносятся дата и номер приказа (распоряжения Правительства Российской Федерации) о присвоении классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации.

8.15. Порядок внесения записей о награждении гражданских служащих (работников) следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка ставится штамп с полным наименованием территориального органа. Под этим заголовком в графе 1 вносится порядковый номер записи (нумерация, возрастающая в течение всего периода трудовой деятельности гражданского служащего (работника)). В графе 2 указывается дата награждения. В графу 3 вносится запись в соответствии с приказом о награждении, за какие достижения и какой наградой награжден гражданский служащий (работник). Например: "За особые заслуги в обеспечении свободы конкуренции и эффективной защиты предпринимательства награжден(а) Почетной грамотой Федеральной антимонопольной службы". В графу 4 вносятся дата и номер приказа (иного акта) о награждении.

8.16. Порядок внесения записей об увольнении следующий: в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 в соответствии с приказом указывается дата освобождения от должности и увольнения с гражданской службы (увольнения). В графу 3 вносится запись о причине освобождения от должности и увольнении гражданского служащего (работника). Например: "Расторгнут служебный контракт, освобожден(а) от замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы и уволен(а) с федеральной государственной гражданской службы _______ 20__ года по собственной инициативе, пункт 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" или "Расторгнут служебный контракт, освобожден(а) от замещаемой должности федеральной государственной гражданской службы и уволен(а) с федеральной государственной гражданской службы _______ 20__ года в связи с сокращением замещаемой им (ею) должности, пункт 8.2 части 1 статьи 37 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

В графу 4 вносятся дата и номер приказа об увольнении.

8.17. При внесении даты и номера приказа в графу 4 трудовой книжки следует различным образом вносить запись о приказах территориального органа и приказах ФАС России. Запись о дате и номере приказа территориального органа осуществляется следующим образом: "приказ от 01.10.2014 N 47-к", запись о дате и номере приказа ФАС России - "приказ ФАС России от 01.10.2014 N 548-к".

8.18. Кадровик заверяет запись об увольнении своей подписью, указывая должность и фамилию, ставит гербовую печать территориального органа.

8.19. В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, а также сведения о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения.

8.20. Кадровик при увольнении гражданского служащего (работника) знакомит его с записями в трудовой книжке под роспись. Например: "С записями в трудовой книжке ознакомлен подпись Иванов В.В.".

8.21. Кадровик обязан выдать гражданскому служащему (работнику) в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

8.22. В случае смерти гражданского служащего (работника) трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности после внесения в нее соответствующей записи о прекращении служебного контракта (трудового договора) выдаются на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

8.23. Кадровик обязан по письменному заявлению гражданского служащего (работника) не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать гражданскому служащему (работнику) копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки, или сведения о трудовой деятельности за период работы в данном территориальном органе ФАС России способом, указанным в заявлении гражданского служащего (работника) (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью (при ее наличии)).

8.24. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

8.25. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

8.26. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

8.27. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, гражданскому служащему (работнику) по его письменному заявлению кадровик выдает дубликат трудовой книжки, в который переносит все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

8.28. Кадровик обязан выдать гражданскому служащему (работнику) дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи гражданским служащим (работником) заявления об утрате трудовой книжки.

8.29. При оформлении дубликата трудовой книжки кадровик вносит в него:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы гражданского служащего (работника) до поступления в территориальный орган, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку в территориальном органе.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей гражданского служащего (работника).

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

8.30. Трудовые книжки хранятся в сейфе.

8.31. Все трудовые книжки, принятые от гражданских служащих (работников) при поступлении на службу (работу), а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные гражданским служащим (работникам) впервые, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

8.32. При получении трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности в связи с увольнением гражданский служащий (работник) расписывается за получение трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности на руки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и (или) сведений о трудовой деятельности.

8.33. Каждый гражданский служащий (работник) территориальных органов по 31 декабря 2020 года включительно подает письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Информация о поданном гражданским служащим (работником) заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае, если гражданский служащий (работник) ее подал ни одного из указанных заявлений, кадровик продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

8.34. Гражданскому служащему (работнику), подавшему письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, кадровик выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче гражданским служащим (работником) заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

8.35. Формирование сведений о трудовой деятельности гражданских служащих (работников), впервые поступающих на государственную гражданскую службу (работу) после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.