5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

5.2.1. В Счетной палате осуществляется прием документов, поступающих из следующих источников:

1) доставленные посредством связи:

почтовой (письма (простые и заказные), почтовые карточки, бандероли, мелкие пакеты);

фельдъегерской (письма, бандероли, мелкие пакеты);

электросвязи (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте, в том числе через систему межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО);

2) доставленные нарочными и курьерами;

3) полученные во время приема граждан уполномоченными должностными лицами Счетной палаты.

5.2.2. Документы, поступившие в Счетную палату в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Корреспонденция, поступившая в Счетную палату в нерабочее время через Отдел мобилизационной работы, передается под роспись сотрудникам Департамента управления делами с составлением соответствующей записи в журнале учета пакетов, поступивших в Счетную палату, в котором указывается имеющаяся информация о корреспонденте и реквизитах передаваемых документов, а также дата их передачи, фамилии и инициалы сотрудников Счетной палаты, осуществляющих прием-передачу этой корреспонденции (приложение N 14 к Инструкции).

(в ред. Постановления Коллегии от 04.12.2019 N 18ПК)

Документы, поступившие с пометками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

5.2.3. При приеме и первичной обработке корреспонденции проверяются комплектность документов, наличие указанных вложений, отсутствие повреждений, наличие установленных реквизитов оформления (наименования либо бланка организации или должностного лица, направивших документ, номера и даты документа, адреса, подписи или заменяющего ее оттиска печати и т.д.).

Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю, при отсутствии возможности определить отправителя уничтожаются.

В случае отсутствия или повреждения указанных на конверте вложений (отдельных листов), выявления ошибочных вложений, других ошибок в оформлении составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в Департаменте управления делами, а второй направляется отправителю документа вместе с поступившим документом. В случае, если такой документ может быть рассмотрен по существу, по согласованию с сотрудниками соответствующего структурного подразделения аппарата Счетной палаты он передается по назначению для дальнейшего прохождения, при этом составляется акт в трех экземплярах, первый из которых остается в Департаменте управления делами, второй направляется отправителю, а третий передается в структурное подразделение аппарата Счетной палаты, в которое направлен документ.

5.2.4. Конверты, в которых поступает корреспонденция, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и поступления документа, а также если в них содержатся обращения граждан, договоры, исковые заявления, претензии, документы из судебных органов и органов следствия.

Конверты от писем (бандеролей), поступивших из-за границы, сохраняются и прикладываются к письмам.

5.2.5. Конверты, пакеты (бандероли) с пометкой "Лично", поступившие на имя Председателя Счетной палаты, заместителя Председателя Счетной палаты, руководителя аппарата Счетной палаты, в Департаменте управления делами не вскрываются, а регистрируются по имеющимся на них реквизитам (без указания содержания) в САДЭД "Дело" и передаются адресатам под расписку в реестре передачи документов.

Конверты, пакеты (бандероли) с пометкой "Лично", поступившие на имя аудиторов Счетной палаты, заместителя руководителя аппарата Счетной палаты, руководителей структурных подразделений аппарата Счетной палаты, в Департаменте управления делами не вскрываются и передаются для рассмотрения адресатам без регистрации в САДЭД "Дело" под расписку в реестре передачи документов.

Если материалы, находящиеся в конверте, пакете (бандероли) с пометкой "Лично", могут быть использованы в работе, то после их изучения лицами, которым они были адресованы, они передаются в Департамент управления делами для регистрации или ввода в регистрационную карточку САДЭД "Дело" недостающих реквизитов.

5.2.6. При первичной обработке поступающей корреспонденции производится сортировка документов на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в САДЭД "Дело", приведен в приложении N 15 к Инструкции.

5.2.7. Поступившие телеграммы принимаются в том же порядке, что и документы, поступившие почтовой и фельдъегерской связью.

Прием документов от пользователей системы МЭДО, с которыми Счетной палатой согласован порядок информационного обмена, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции.

5.2.8. Документы, не зарегистрированные в САДЭД "Дело", за исключением документов, не подлежащих регистрации в системе, к рассмотрению не принимаются.