5. Справочно-поисковые средства к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам

Правилами 2020 определены следующие обязательные архивные справочники:

для государственного архива:

- описи дел, документов;

- путеводитель или краткий справочник по фондам;

- каталог аудиовизуальных документов (при их нефондовой организации);

для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации:

- описи дел, документов,

- краткий справочник по фондам;

- каталог аудиовизуальных документов (при их нефондовой организации). Они могут формироваться отдельно на каждый вид аудиовизуальных документов.

Архив вправе вести вспомогательные (необязательные) виды справочно-поисковых средств - каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования.

Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно. При поступлении вспомогательных справочников из источников комплектования, подготовке справочников по фондам архива в результате научной и учебной деятельности других лиц, рекомендуется предоставлять доступ к ним пользователей при соответствии справочников имеющимся нормативным требованиям и методическим рекомендациям, при условии отсутствия в них информации ограниченного доступа.

Справочно-поисковые средства могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в виде базы данных. Исключением является опись дел, документов, которая является одновременно основным учетным документом: в архиве должны обязательно иметься два или три (на усмотрение руководства архива) экземпляра описей на бумажном носителе. Архив может отказаться от обязательного ведения на бумажном носителе других типов и видов справочников только при условии их полного перевода в электронный вид и предоставления доступа к ним пользователям в сети Интернет или компьютерах, установленных в читальном зале архива.

Справочно-поисковые средства должны усовершенствоваться и развиваться на основе анализа данных по учету использования документов. При разработке справочников архиву целесообразно руководствоваться следующими методическими разработками:

Составление архивных описей: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. (http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf);

Архиву рекомендуется разработать информационную справку о системе справочно-поисковых средств, предоставляемой пользователям архива для поиска архивных документов и архивной документной информации. В начале информационной справки целесообразно дать общее описание фондов архива, охватываемый ими хронологический период, указать основную тематику фондов, отметить специфику архива. Информационную справку о системе справочно-поисковых средств архива следует разместить в читальном зале, в непосредственной доступности для посетителей, например, на информационном стенде, на столе сотрудника читального зала и т.д.

Аналогичную информацию рекомендуется размещать на сайте архива, при его отсутствии - на сайте (портале) соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

При размещении информации о системе справочно-поисковых средств архива в сети Интернет рекомендуется применять гиперссылки, в частности, на представленные в сети электронные архивные справочники, на портал "Архивы России" и расположенные на нем конкретные ресурсы, на сайты вышестоящих органов, объединенные информационно-поисковые ресурсы, Интернет-проекты и др.

- архивный фонд;

- единица хранения (единица учета).

Для уточнения, детализации справочно-поисковых сведений и повышения информативности архивных справочников (на бумажном носителе и в электронном виде) возможно описание архивных документов на дополнительных уровнях:

- группа архивных фондов (например, для описания фондов организаций, действовавших в пределах одной административно-территориальной единицы и последовательно сменявших друг друга, связанных объектом деятельности, фондов организаций одной отрасли с аналогичными функциями, связанные подчиненностью),

- опись (для систематизации описаний единиц хранения внутри фонда);

- структурная часть описи (раздел, подраздел) (для дополнительной систематизации описаний единиц хранения, включенных в одну опись);

- группа единиц хранения (единиц учета) (для описания единиц хранения, содержащих однородную информацию или тесно связанных между собой);

- комплект (для описания научно-технической документации, аудиовизуальных документов);

- группа архивных документов (например, документы определенного видового состава в одной единице хранения);

- архивный документ (целесообразно для документов в составе наиболее востребованных единиц хранения, уникальных и особо ценных документов, в целях привлечения внимания пользователей к тем или иным документам);

- часть архивного документа (для документов, содержащих информацию по нескольким четко выделяемым вопросам (например, протоколы)).

При составлении описания архиву целесообразно руководствоваться "Основными требованиями к описанию архивной документной информации в информационных поисковых системах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации на уровне единицы хранения, документа и части документа". Приложение к отчету по НИОКР/Росархив, ВНИИДАД. М., 2018. (http://sif.vniidad.ru/docs/osn%20treb%20opis.pdf).

Объект описания в описи дел, документов - единица хранения (единица учета). Опись дел, документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения (единицы учета), итоговую запись (к каждому тому и сводную по описи в последнем томе), лист-заверитель (для каждого тома) и справочный аппарат, включающий титульный лист, предисловие, список сокращений, переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи).

Опись может также включать содержание (оглавление) и указатели. Описательные статьи на единицы хранения (единицы учета) располагаются в описи в порядке валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации отражает внутреннюю организацию документов фонда. Систематизация единиц хранения внутри описи проводится с учетом структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического и других принципов. При систематизации единиц хранения в описи всегда используются два признака систематизации, один из которых - хронологический.

В случае если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом томе дается итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов. В итоговой записи указывается цифрами и прописью количество единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности, заведующим архивохранилища или хранителем фондов, указывается также дата составления описи. Все поступления и выбытия единиц хранения отражаются в новой итоговой записи, в которой указываются основания внесенных изменений. В листе-заверителе описи указывается количество пронумерованных листов, в том числе литерных и пропущенных.

После завершения описания и систематизации единиц хранения в описи дел, документов составляется справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат состоит из следующих элементов:

- титульный лист (Форма N 51) - обязательный элемент. На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название архивного фонда со всеми его переименованиями (при их наличии) и его номер, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов;

- содержание (оглавление) - составляется при необходимости. Содержание отражает состав описи дел, документов и помещается в начале описи;

- предисловие - обязательный элемент (при фондовой организации хранения). В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда, приводится аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения (единиц учета)), раскрывается состав справочного аппарата к описи. При составлении предисловия используются законодательные источники, справочная и научная литература, дело фонда, документы фонда. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов. В предисловия к годовым разделам описей дел, документов включается информация только за отраженный в них период;

- список сокращений - составляется в алфавитном порядке при наличии сокращений в описи;

- переводная таблица составляется в случае изменения номеров единиц хранения в результате переработки описи. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров. Приводятся вертикальные колонки цифр: слева расположены номера единиц хранения по старой описи, справа - новые архивные цифры тех же единиц хранения; - общие и специальные указатели к описи - создаются при необходимости. Основной элемент указателя - рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных. Указатели могут быть предметными, именными, географическими (разновидность предметных), хронологическими. В случае внесения сведений на уровне заголовков единиц хранения ПК "Архивный фонд", дополнительная разработка указателей к описи нецелесообразна.

Описи дел, документов составляются отдельно на дела, документы постоянного срока хранения, дела по личному составу, на каждый из видов аналоговых и цифровых аудиовизуальных документов, на научно-техническую документацию, на электронные документы.

При составлении описей дел, документов архивам архиву рекомендуется руководствоваться следующими методическими разработками:

Составление архивных описей: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. (http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf);

Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов: методические рекомендации (Росархив, ВНИИДАД. М., 2013) (https://rusarchives.ru/met-rekomendacii/sostavlenie-arhivnyh-opisey-v-elektronnoy-forme)

- номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов);

- номер единицы хранения (в описи дел по личному составу - номер дела);

- индекс (производственный номер) дела (для НТД - производственный индекс (шифр разработки) - при наличии;

- заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов - заголовок единицы учета (документа)).

В заголовок включается название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа(ов) (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);

- крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД - год окончания разработки);

- количество листов - для текстовых документов, фотоальбомов;

- примечания.

При поступлении документов временного срока хранения от ликвидированных организаций, срок хранения которых еще не истек, в описи дел по личному составу необходимо указывать срок хранения внесенных в нее дел, который может составлять 75/50 лет.

Обязательные элементы могут быть дополнены.

При ведении описей в электронном виде руководствуются Единым порядком заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог", руководством пользователя информационной системы архива.

При составлении описательных статей в описи дел, документов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами:

Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог";

Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов: методические рекомендации (Росархив, ВНИИДАД. М., 2013) (https://rusarchives.ru/met-rekomendacii/sostavlenie-arhivnyh-opisey-v-elektronnoy-forme).

При составлении описательных статей в описи НТД архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами:

Формы к Правилам 2020 г. N 38. Форма описи единиц хранения научно-технической документации//ВНИИДАД. Официальный сайт;

Составление архивных описей: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. (http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf);

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) - указываются фамилия и инициалы автора(ов) киносъемки (например, Куренной М.А.), если автора(ов) установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- место съемки - указывается название страны, области, района, города, поселка, деревни, улицы и т.д.). При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания кинодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название (например, Москва, ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка), если место съемки неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено";

- крайние даты съемки, дата создания (при наличии такой возможности) - указываются арабскими цифрами точные даты (например, 1 января 2010 г. - 15 июля 2010 г., или 01.01.2010 - 15.07.2010), если точные даты неизвестны, то приблизительное время съемки (например, апрель 1964 г. или 1976 г.). Если даты не определены, они, по возможности, устанавливаются по косвенным признакам, при этом, предполагаемые сведения заключаются в квадратные скобки (например, [1941 г.], [30-е гг. XX в.], [зима 1915 г.]);

- звук - немой, звуковой (моно, стерео, др.);

- цветность - черно-белый, цветной;

- тип и формат пленки - типы: негативная, позитивная, обращаемая (аналогична негативной, выпускается двух типов: для кино и для телевидения), гидротипная, фонограммная (предназначена для оптической записи звука); форматы: 8 мм, 16 мм, 35 мм, 65/70 мм и др.;

- количество частей;

- количество единиц хранения/метраж - общее и по элементам комплекта (оригиналов и копий).

При составлении описательных статей в описи кинодокументов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами:

Формы к Правилам 2020 г. N 39. Форма описи кинодокументов//ВНИИДАД. Официальный сайт;

Составление архивных описей: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. (http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf)

После этого указывается:

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) - указываются фамилия и инициалы автора снимка (например, Кузнецов В.И.), если автора установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- место съемки - указывается название страны, города, области, района (название села, поселка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название (например, ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка), если место съемки неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено";

- дата съемки - указывается арабскими цифрами точная дата (например, 1 января 2010 г. или 01.01.2010) или приблизительное время съемки (например, апрель 1985 г. или 1985 г.). Если дата неизвестна, она устанавливается по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки (например, [1921 г.], [10-е гг. XX в.], [лето 2008 г.]);

- цветность - черно-белый, цветной;

- оригинальность - определяется при оценке своеобразия цветового решения, ракурса, сюжета;

- количество кадров панорамной съемки.

При составлении описательных статей в описи фотодокументов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами:

Формы к Правилам 2020 г. N 46. Форма описи фотодокументов//ВНИИДАД. Официальный сайт;

Составление архивных описей: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. (http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf)

В аннотации приводится краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотографиях фотоальбома. Составляется, в случае наличия, на основе сопроводительной документации, авторских подписей, надписей владельца фотографий и сведений, содержащихся на титульном листе фотоальбома.

Затем указывается:

- фамилия(и) и инициалы автора(ов);

- место съемки;

- количество фотоотпечатков - вносится на основании итоговой записи к фотоальбому. В итоговой записи к фотоальбому указывается общее количество позитивов, входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения позитивов закрепляется внутренней нумерацией слева направо, сверху вниз. Порядковый номер проставляется под позитивом; всем позитивам панорамной съемки присваивается один номер и каждому позитиву дается буквенное обозначение;

- цветность (черно-белый, цветной);

- внешние особенности - характеризуется физическое состояние альбома, отсутствие биохимических повреждений, целостность его обложки, отсутствие надрывов страниц, материалы, используемые при изготовлении альбома, его обложки.

При составлении описательных статей в описи фотоальбомов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами:

Формы к Правилам 2020 г. N 45. Форма описи фотоальбомов//ВНИИДАД. Официальный сайт (https://vniidad.ru/1324/);

Составление архивных описей: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. (http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf)

Затем указывается:

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей) - указывается фамилия(и) и инициалы автора(ов), исполнителя(ей) фонодокумента (например, Афиногенов П.Е.), если установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- место и дату записи (перезаписи, выпуска) - место события (страна, город, село, район, область и т.д.); дату создания фонодокумента; дату события в случае ее несовпадения с датой создания фонодокумента; название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т.д.;

- тип носителя фонодокумента;

- размер носителя (для документов механической записи);

- скорость записи (для документов механической и магнитной записи);

- время звучания;

- количество единиц хранения (оригиналов и копий).

При составлении описательных статей в описи фонодокументов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами:

Формы к Правилам 2020 г. N 43. Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок); N 44. Форма описи фонодокументов магнитной записи//ВНИИДАД. Официальный сайт;

Составление архивных описей: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. (http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf)

- место и крайние даты съемки;

- дата создания видеодокумента;

- дата события (в случае ее несовпадения с датой создания видеодокумента);

- название, жанр видеодокумента.

При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т.д.;

- звук - немой, звуковой (моно, стерео, др.);

- цветность - черно-белый, цветной; - тип носителя и формат записи;

- хронометраж; - количество единиц хранения (оригиналов и копий).

При составлении описательных статей в описи видеодокументов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами:

Формы к Правилам 2020 N 37. Форма описи видеодокументов//Федеральное архивное агентство. Официальный сайт;

Составление архивных описей: методические рекомендации/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. (http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf)

При составлении описательных статей в описи электронных документов архиву рекомендуется руководствоваться следующими нормативными и методическими документами:

Приложение N 7 к Правилам 2020;

При пересоставлении описи дел, документов рекомендуется руководствоваться следующим методическим документом:

При составлении переводной таблицы к описи дел, документов архиву рекомендуется руководствоваться следующим методическим документом:

Схема построения путеводителя по фондам архива должна отражать исторически сложившуюся организацию фондов (документов) в архиве или логические взаимосвязи между группами фондов (документов) в соответствии с их составом и содержанием.

В государственных архивах, документы которых отражают различные стороны деятельности государства и общества, при разработке схемы путеводителя рекомендуется использовать Главную и Основную таблицы Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007) (https://vniidad.ru/downloads/metodich-literatura/ediniy-klasifikator.pdf). Подразделы схемы строятся по производственно-отраслевому принципу в исторической и логической последовательности. В самостоятельные разделы путеводителя целесообразно выделять характеристики фондов личного происхождения, архивных коллекций, а также аудиовизуальных документов.

Представление архивных фондов однотипных организаций может быть дано в путеводителе по фондам архива кратко - в виде списка неаннотируемых фондов (перечня названий фондов и справочных данных о них).

К обязательным элементам справочного аппарата путеводителя по фондам архива относятся титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. Кроме того, может составляться общий список литературы к путеводителю, включающий научные работы об архиве, по истории фондообразователей и фондов, публикации документов фондов архива.

В многотомном издании путеводителя по фондам архива справочный аппарат составляется как для всего издания в целом, так и для каждого тома в отдельности.

Описательная статья архивного фонда, архивной коллекции в путеводителе по фондам архива должна включать:

- название, справочные данные (сокращенное наименование архива, номер фонда, коллекции, количество единиц хранения (единиц учета), объем документов каждого вида с крайними датами, крайние даты документов с указанием незадокументированных периодов (при наличии), сведения о количестве описей);

- сведения об истории фондообразователя - организации (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру, функции и их изменения, названия организаций - предшественника и правопреемника) или краткие биографические данные о фондообразователе - физическом лице (фамилию, имя, отчество (при наличии), псевдоним, прежнюю фамилию, даты жизни, профессию, данные о служебной и общественной деятельности);

- сведения об истории фонда, коллекции (дату, источник и основание поступления в архив, степень сохранности документов, особенности формирования, описания и систематизации документов, изменения в составе и объеме и их причины, наличие в фонде документов других организаций или лиц (фондовых включений), о времени, условиях создания, принципах формирования и местонахождении архивной коллекции до поступления в архив, а также о ее составителе);

- аннотацию о составе и содержании документов фонда, коллекции. В аннотации дается краткая характеристика отдельных, наиболее важных документов фонда, в частности, особо ценных и уникальных. Могут указываться как заголовки документов, так и краткое изложение их содержания. Перечисляются имена и фамилии лиц, названия учреждений, стран, географические названия, упоминаемые в документах, если они являются значимыми для поиска информации. В аннотации можно указывать наличие в фонде документов на разных носителях, в разных форматах и др.;

- сведения о языке документов, условиях доступа и использования, сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду, коллекции.

В качестве дополнительных сведений в описательной статье путеводителя могут быть указаны:

- сведения о местонахождении дополняющих фонд документов в данном и других архивах;

- физические характеристики документов фонда;

Каталоги аудиовизуальных документов могут вестись в бумажной и/или электронной формах. Они могут формироваться отдельно на каждый вид аудиовизуальных документов.

Рекомендуется включать в состав описательной статьи систематического каталога аудиовизуальных документов следующие элементы: название архива, название раздела (рубрики), индекс по классификатору, название вида аудиовизуальных документов, заголовок, фамилии и инициалы авторов и исполнителей: режиссеров, операторов, сценаристов и прочих создателей (для кинодокументов и видеодокументов), авторов съемки (для фотодокументов); авторов, исполнителей произведения, докладчиков (для фонодокументов), название студии (при наличии), звук (для кинодокументов, видеодокументов), цветность (кроме фонодокументов), формат записи (для кинодокументов - формат пленки), архивный шифр, внешние особенности (для фотоальбомов), количество частей (кинодокументов, видеодокументов - при наличии), дата и место съемки для фотодокументов, дата и место выпуска/изготовления для кино-, фоно-, видеодокументов, дата и место записи (перезаписи), время звучания (воспроизведения) (для фонодокументов и видеодокументов), метраж негатива или позитива (для кинодокументов), количество листов и фотоотпечатков в фотоальбоме, количество кадров панорамной съемки (для фотодокументов), язык документа (если при создании аудиовизуальных документов использованы один или несколько иностранных языков или языки народов Российской Федерации), сведения об условиях доступа и использования, наличии фонда пользования.