4. Организация комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

В обязательном порядке в списки включаются государственные органы, органы местного самоуправления. Также могут включаться другие организации всех форм собственности, граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.

Территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории субъекта Российской Федерации, включаются в список источников комплектования государственного архива соответствующего субъекта Российской Федерации на основании договора между указанным органом или организацией и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - архивный орган субъекта Российской Федерации).

Списки ведутся по форме, установленной архивным органом субъекта Российской Федерации. Как правило, списки закрепляют основные сведения об организации: название организации, ведомственная подчиненность (форма собственности), адрес, форма приема (полный, выборочный, форма выборки: повидовая, групповая), виды документов и др. Организации - источники комплектования государственных, муниципальных архивов делятся на две группы в зависимости от формы приема от них архивных документов в государственные, муниципальные архивы:

- организации - источники комплектования полного приема;

- организации - источники комплектования выборочного приема документов (группового или повидового).

Организации - источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы после проведения экспертизы ценности полный комплекс документов постоянного срока хранения. Объем выборочной совокупности (организаций или документов) определяется каждым архивом с учетом: количества и однородности организаций определенного вида; ценности и однородности определенных видов документов. Организации - источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы. Организации - источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные виды документов постоянного срока хранения.

Организации и граждане включаются в списки источников комплектования на основании решения ЭПК архивного органа субъекта Российской Федерации (далее - ЭПК).

При отнесении организаций, общественных объединений к источникам комплектования архивов учитываются также: полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций; преемственность профиля деятельности организации-предшественника (при ее наличии); многопрофильность деятельности организации; состав учредителей; является ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.); полнота документирования деятельности организации, общественного объединения; длительность существования, наличие региональных отделений (для общественных объединений).

- создания, реорганизации, ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжения договора);

- прекращения образования в организации документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;

- включения организации в список источников комплектования другого архива на основании решения ЦЭПК уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, ЭПК;

В наблюдательное дело организации рекомендуется включать:

- выписки из протоколов ЭПК с результатами рассмотрения экспертных заключений о постановке, исключении организации из списка источников комплектования, фондировании, описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- письма об утратах документов, акты и др. о состоянии архивного фонда организации; справки об обследовании условий хранения и сохранности документов постоянного хранения и по личному составу;

- копии положений об архиве и экспертной комиссии организации;

- копии устава, положения организации;

- описи дел, документов постоянного хранения после утверждения на ЭПК до передачи на хранение в архив;

- описи дел по личному составу; номенклатуры дел.

Экспертиза ценности документов в архиве проводится: по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций; при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии; в случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации.

Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации. Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек.

Архивные документы, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Передача дел на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и их общий вес.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливаются:

- в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, выступающих источниками комплектования архивов, - ст. 22 125-ФЗ;

- три (или два) экземпляра описи дел, документов на бумажном носителе;

необходимая комплектность (экземплярность) описей устанавливается по решению руководителя архива);

- электронная копия описи в формате, согласованном с архивом;

- страховые копии особо ценных документов (при наличии);

- историческая справка об источнике комплектования (фондообразователе)

и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования), которая впоследствии дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации - источника комплектования.

При приеме архивных документов осуществляется проверка:

- физическо-химического, технического и биологического состояния документов (в соответствии с Главой XII Правил 2020);

- комплектности описей дел, документов;

- технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии).

При приеме архивных документов в архив на всех экземплярах описи дел, документов делаются соответствующие отметки.

В соответствии с ч. 8, 10 ст. 23 125-ФЗ при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, организаций не зависимо от формы собственности в соответствующий архив на хранение поступают:

- включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы;

- документы по личному составу;

- архивные документы, сроки временного охранения которых не истекли.

При ликвидации негосударственных организаций прием осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющими архивом.

Архив контролирует правильность оформления дел, учетных документов, оказывает методическую помощь ликвидируемым организациям - источникам комплектования по организации экспертизы ценности, упорядочению и передаче на постоянное хранение документов.

Работу по упорядочению документов, проведению экспертизы ценности документов, передаче их на хранение в государственный, муниципальный архив, транспортировке документов организует ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий за счет средств ликвидируемой организации

- договора купли-продажи (статья 454 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ));

- договора дарения между гражданином и архивом (статья 572 ГК РФ);

- акта приема-передачи;

- в порядке наследования;

- по решению суда.

Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 572 ГК РФ при наличии встречной передачи вещи или права либо встречного обязательства договор не признается дарением. Также в договор дарения нельзя включать условие о переходе права собственности к одаряемому после смерти дарителя; такой договор будет ничтожным (ч. 3 ст. 572 ГК РФ).

Решение о приеме принимает ЭПК, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и экспертного заключения.

- для кинодокументов - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (возможен прием особо ценных кинодокументов в неполном комплекте), монтажные листы, аннотация, разрешительное удостоверение к законченному произведению, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

- для фотодокументов - негатив, контратип (дубль-негатив) на правах оригинала, позитив на правах оригинала, контрольный фотоотпечаток и аннотация;

- для фонодокументов - два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате и сопроводительная документация;

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 3 к Правилам 2020), составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования.

К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

Электронные документы на физически обособленных носителях принимаются в архив в двух экземплярах. При этом одному из них присваивается статус основного, а другому - статус рабочего экземпляра. Должны использоваться носители, предназначенные для долговременного хранения информации, преимущественно - с однократной записью.

Прием музейных предметов рекомендуется осуществлять только при наличии соответствующих положений в уставных документах архива, при наличии условий для их хранения и использования (с учетом материала, формы, размеров, объема и др.).

- международных договоров, нормативных правовых актов Российской Федерации,

- договоров купли-продажи (договоров дарения) документов или их копий между собственником или владельцем указанных документов и архивом, в том числе в рамках взаимного обмена документами (копиями документов).

- инструкции по делопроизводству;

- примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования архива. Государственные архивы субъектов Российской Федерации, муниципальные архивы праве согласовывать положения об архивах и экспертных комиссиях своих источников комплектования, в случае наделения их соответствующими полномочиями. Если такие полномочия не были делегированы, согласование осуществляет уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

Архив участвует в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования архива. Для обеспечения взаимодействия с организациями - источниками комплектования рекомендуется проводить в архиве семинары-совещания для представителей организаций, где целесообразно освещать вопросы заполнения паспорта архива, составления описей дел, документов постоянного хранения и по личному составу, оформления различных видов актов, организации и методики проведения экспертизы ценности документов, и другие профессиональные темы. Архив оказывает организациям и гражданам методическую помощь, в том числе на договорной основе:

- в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

- по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов, в том числе по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций;