4.8. Обработка и регистрация исходящих документов.

4.8.1. Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера - цифрового или буквенно-цифрового обозначения.

4.8.2. Вся исходящая корреспонденция (служебные письма) регистрируется Подразделением ДОУ в БД "Исходящие" СЭД-Регион.

Приказы, распоряжения, протоколы Коллегии и совещаний, соглашения регистрируются в БД "ОРД" СЭД-Регион.

4.8.3. Исходящие документы регистрируются в день подписания (утверждения) с соблюдением принципа однократности. Документы, подписанные (утвержденные) за 30 минут до окончания рабочего дня, могут регистрироваться на следующий рабочий день.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год (06.12.2022). Допускается словесно - цифровой способ оформления даты (6 декабря 2022 г.).

Регистрационные номера состоят из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива документов, который ежегодно начинается с 1 (единицы). Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например: 1-2-03/123.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.8.4. На документах, оформленных на бланках (шаблонах бланков), регистрационный номер и дата проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов.

4.8.5. При поступлении в БД "Исходящие" РК документа, не имеющего пометки "Для служебного пользования", проверяется наличие файла электронного документа, подписанного УКЭП. Если проект документа является ответом на входящий документ, то проверяется наличие связки с РК входящего документа.

При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в отдел, ответственный за документ.

В случае отсутствия ошибок в оформлении РК документ регистрируется.

4.8.6. Служебные письма на бумажном носителе принимаются к регистрации при наличии в СЭД-Регион в БД "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлами документа и приложений (при наличии), кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".

При получении документа на бумажном носителе в Подразделении ДОУ проверяется наличие подписи в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД "Исходящие". В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК отсылается в отдел - исполнитель с указанием причины отказа.

После регистрации документа в СЭД-Регион регистрационный номер и дата переносятся на бланк документа на бумажном носителе в соответствии с расположением этих реквизитов.

Если документ утвержден в электронной форме, а отправляется на бумажном носителе, распечатывается визуализированный файл документа, в котором уже размещены регистрационный номер и дата.

4.8.7. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов и их РК несет исполнитель.

4.8.8. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.