4.9. Отправка (рассылка) исходящей корреспонденции

4.9.1. Документы пересылаются (направляются адресатам) в электронной форме и на бумажном носителе.

4.9.2. В электронной форме корреспонденция подлежит отправке в виде электронного документа в формате PDF/A, подписанного УКЭП.

Документ, отправленный по СЭД-Регион (в том числе на электронную почту Е-mail), поступает адресату в виде трех файлов: файла документа, файл УКЭП и визуализированного файла документа.

В исключительных случаях допускается направление документов в ЦА ФНС России, ТНО, подведомственные инспекции (при наличии), ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, АО "ГНИВЦ" в виде электронного образа документа (в формате PDF). Электронный образ документа должен отображать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронный образ документа УКЭП не подписывается.

Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД-Регион правильно оформленной РК исходящего документа.

Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного документа, вложенного в регистрационную карточку, подлиннику и за заполнение листа рассылки в регистрационной карточке исходящего документа.

4.9.3. На бумажном носителе отправляются документы:

- с пометкой "Для служебного пользования" (если документы не подлежат отправке в электронной форме);

- юридическим и физическим лицам (если документы не подлежат отправке в электронной форме);

- требующие наличия рукописной подписи и/или печати;

- письма в ЦА ФНС России и ТНО, предусмотренные Перечнем документов 1067;

- в подведомственные инспекции (при наличии, перечень документов, обмен которыми производится на бумажном носителе, утверждается приказом (распоряжением) ТНО);

- в другие ТНО и их инспекции, в случаях, предусмотренных специальными нормативными актами.

К отправке принимаются документы отделов при наличии в БД "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".

4.9.4. Исходящая корреспонденция рассылается на бумажном носителе фельдъегерской, специальной или почтовой связью либо в электронной форме с помощью СЭД-Регион, по ЭП или загружается в ФГИС ДО.

4.9.5. Порядок отправки исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" устанавливается отдельным актом ФНС России.

4.9.6. Отправка исходящих документов производится в день регистрации или на следующий рабочий день только Подразделением ДОУ.

4.9.7. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным от отдела - исполнителя (с уведомлением об этом работников Подразделения ДОУ) по реестру. При этом в поле "Краткое содержание" РК исходящего документа Подразделением ДОУ делается отметка "Оригинал получен на руки" с указанием должности, фамилии и инициалов лица, получившего документ для доставки, даты формирования реестра.

Ответственность за своевременное вручение документа несет исполнитель, получивший документ для доставки. В случае невручения документов в день его получения в Подразделении ДОУ или на следующий рабочий день, документ возвращается в Подразделение ДОУ для отправки почтовой связью. При этом в поле "Краткое содержание" РК исходящего документа Подразделением ДОУ делается отметка "Оригинал возвращен для отправки почтовой связью в связи с невручением" с указанием должности, фамилии и инициалов лица, вернувшего документ, даты возврата.

Ответственность за своевременный возврат недоставленных документов в Подразделение ДОУ возлагается на исполнителя, получившего документ для доставки.

4.9.8. Визовые экземпляры исходящих документов формируются в дела отделов - исполнителей в соответствии с номенклатурой дел вместе с материалами, послужившими основанием для подготовки документа.