4.4.3. Порядок подготовки и оформления резолюций в отделах

4.4.3.1. Документы, поступающие в отделы, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные (докладные) записки и др.); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения Заместителя Руководителя; приказы, распоряжения и протоколы.

Входящие документы, подлежащие направлению непосредственно в отделы, в соответствии с п. 4.3.3 Типовой инструкции после первичной обработки в Подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-Регион и направляются в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости документы на бумажном носителе передаются из Подразделения ДОУ Делопроизводителю отдела под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 5.3 Типовой инструкции, поступают по СЭД-Регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости служебная записка на бумажном носителе передается исполнителем Делопроизводителю отдела.

Документы с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя), приказы, распоряжения и протоколы поступают по СЭД-Регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости документ на бумажном носителе с резолюцией Руководителя (Заместителя Руководителя) Делопроизводитель отдела получает в Подразделении ДОУ (у работника, ответственного за ведение делопроизводства в приемной Заместителя Руководителя).

4.4.3.2. Все входящие документы, поступившие в отдел, должны рассматриваться в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления входящих документов в отдел они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в Подразделение ДОУ для переадресования в надлежащий отдел ТНО.

4.4.3.3. Входящие документы, поступающие в отдел на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

- документы, поступившие в электронном виде, по которым Делопроизводитель отдела формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет начальнику отдела на рассмотрение в электронной форме. Начальник отдела средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

- документы, поступившие на бумажном носителе, по которым Делопроизводитель отдела формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает начальнику отдела на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

- документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет Делопроизводитель отдела (без доклада начальнику отдела). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение начальнику отдела; другие входящие документы, перечень которых определяет начальник отдела.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции начальника отдела к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403 <13>.

--------------------------------

<13> Рассмотрение поступивших документов, формирование резолюции и направление документа на исполнение может осуществляться начальником отдела самостоятельно (без участия Делопроизводителя отдела).

4.4.3.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по входящей корреспонденции - в соответствии с пп. 9.4. - 9.5 Типовой инструкции;

по внутренней корреспонденции - в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты - в срок не более месяца.

4.4.3.5. Если в ходе исполнения документа, поступившего из Подразделения ДОУ (без резолюции Руководителя, Заместителя Руководителя), выявилось, что он подлежит рассмотрению в другом отделе, об этом незамедлительно сообщается служебной запиской в Подразделение ДОУ для направления документа по принадлежности в адрес соответствующего отдела.

4.4.3.6. Не допускается передача документов непосредственным исполнителям, минуя Делопроизводителя отдела.

4.4.3.7. Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции начальника отдела к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.