5.3. Переписка между отделами

5.3.1. Обмен внутренними документами между отделами производится только в электронной форме с использованием СЭД-Регион.

Допускается переписку по отдельным кадровым и финансовым вопросам, а также документы с пометкой "Для служебного пользования" согласовывать, подписывать и передавать Делопроизводителю отдела, которому направляется документ, на бумажном носителе.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД-Регион обязательна.

5.3.2. Для этого исполнитель в СЭД-Регион в БД "Канцелярия отдела" создает РК, в которую вкладывает файл документа в электронной форме.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбираются отделы, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться и в отделы, и в приемные заместителей Руководителя.

Если направляемый документ является ответом на входящий документ, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

5.3.3. Согласование внутреннего документа со всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-Регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-Регион направляет на утверждение начальнику отдела.

Допускается направлять документы на утверждение заместителю начальника отдела, если ему делегировано право подписи внутренних документов (в части внутренних документов) начальником отдела.

5.3.4. После утверждения документа Делопроизводитель отдела регистрирует РК и отправляет ее в БД "Канцелярия отдела", в которую направляется документ (указанную в поле "Кому").

5.4. Порядок подготовки, согласования, утверждения и отправки внутренних документов в электронной форме посредством СЭД-Регион регламентируется Приказом 403.