5.1. Подготовка служебных (докладных) записок на имя Руководителя

5.1.1. Служебные (докладные) записки на имя Руководителя оформляются (подготавливаются, согласовываются и подписываются) и направляются в форме электронного документа, за исключением служебных (докладных) записок по отдельным кадровым и финансовым вопросам, а также с пометкой "Для служебного пользования", которые подготавливаются и передаются для доклада на бумажном носителе.

Служебные (докладные) записки на имя Руководителя подписывают Заместители Руководителя, начальники отделов. Служебные записки, подписываемые начальниками отделов, должны быть согласованы с координирующим их деятельность Заместителем Руководителя.

Регистрация служебных записок на имя Руководителя осуществляется в отделах, их подготовивших.

5.1.2. К служебной (докладной) записке на имя Руководителя отделы готовят проект резолюции Руководителя с фамилиями ответственных исполнителей и соисполнителей - начальников отделов, также координирующих их деятельность Заместителей Руководителя, с текстом поручения и, при необходимости, сроками исполнения. Образец проекта резолюции, подлежащей докладу Руководителю, приведен в приложении N 12.

Файл проекта резолюции вкладывается в РК служебной записки.

Согласование (визирование) служебных (докладных) записок производится в электронной форме средствами СЭД-Регион, а имеющих пометку "Для служебного пользования" - на бумажном носителе путем проставления собственноручной подписи с расшифровкой и даты визирования.

Проекты резолюций и служебных (докладных) записок согласовываются начальником отдела их подготовивших в случае, если служебные (докладные) записки на имя Руководителя подписывает Заместитель Руководителя, координирующий его деятельность.

Проекты резолюции и служебной (докладной) записки, предусматривающие внесение изменений в подписанную ранее Руководителем резолюцию и затрагивающие вопросы, входящие в компетенцию другого отдела, должны быть согласованы (завизированы) начальником заинтересованного отдела. Если заинтересованный отдел имеет возражения по данным предложениям, то к комплекту документов прилагается его обоснованное мнение по указанному вопросу.

Для внутренних документов, адресованных Руководителю, направляемых в порядке информации, допускается не подготавливать проекты резолюций.

5.1.3. Служебные (докладные) записки для доклада Руководителю направляются в БД "Канцелярия Руководителя" в форме электронного документа, а с пометкой "Для служебного пользования" - на бумажном носителе с одновременным направлением РК.

Допускается отдельные служебные (докладные) записки по кадровым и финансовым вопросам готовить и передавать в Подразделение ДОУ для доклада Руководителю на бумажном носителе.

5.1.4. Для направления служебной (докладной) записки в БД "Канцелярия Руководителя" в БД "Канцелярия отдела" создается РК, в которой:

- в поле "Документ" вкладывается файл служебной записки в формате PDF/A, подписанный УКЭП;

- в поле "Приложение" вкладывается файл проекта резолюции, файлы приложений (при наличии);

- на закладке "Реквизиты" в поле "Подписал" выбирается должностное лицо, утверждающее документ, в соответствии с пунктом 5.1.1 Типовой инструкции;

- в поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" из группы "Внутренние" выбирается Ф.И.О. Руководителя.

После завершения согласования и утверждения служебной (докладной) записки РК регистрируется в БД "Канцелярия отдела" и направляется в БД "Канцелярия Руководителя". Распечатывание и передача служебной (докладной) записки в Подразделение ДОУ не требуется.

5.1.5. Служебная (докладная) записка с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе передается в Подразделение ДОУ, где факт приема фиксируется в специальном журнале или реестре приема-передачи документов. При необходимости, по требованию Подразделения ДОУ, в журнале делается отметка о дате и времени представления документа и подписью исполнителя.

Документы, переданные в Подразделение ДОУ, докладываются Руководителю в установленном порядке.

5.1.6. РК служебной (докладной) записки возвращается в БД "Канцелярия отдела" без доклада Руководителю, если она оформлена с нарушениями установленного порядка.

Служебная (докладная) записка с пометкой "Для служебного пользования" на бумажном носителе возвращается в отдел без доклада Руководителю, если она оформлена с нарушениями установленного порядка либо отсутствует РК в БД "Канцелярия Руководителя".