4.4.1. Порядок подготовки и оформления резолюций к корреспонденции, поступающей в приемную Руководителя

4.4.1.1. В почту Руководителя поступает входящая (пп. 4.3.1, 6.4.1) и внутренняя (п. 5.1) корреспонденция. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.

4.4.1.2. К документам, поступившим в почту Руководителя, оформляются проекты резолюций.

По входящей корреспонденции проекты резолюций формируются средствами СЭД-Регион в Подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений об отделах ТНО, а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями, и их указаний.

По внутренней корреспонденции проекты резолюций, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 12, поступают из отделов вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 5.1 Типовой инструкции. В Подразделении ДОУ проекты резолюций Руководителя формируются средствами СЭД-Регион, файл проекта резолюции удаляется из РК.

4.4.1.3. В состав резолюции входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

- ответственный организатор исполнения поручения - заместитель Руководителя, а также заместители Руководителя, координирующие деятельность отделов - соисполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.

Заместитель Руководителя, на которого возложено исполнение обязанностей Руководителя, в резолюции и.о. Руководителя в качестве куратора отдела, являющегося ответственным исполнителем (соисполнителем) по документу, не указывается. При необходимости поручение пересылается из БД "Канцелярия Руководителя" в соответствующую БД "Канцелярия Заместителя Руководителя".

4.4.1.4. Ответственным исполнителем документа является начальник отдела ТНО, поименованный первым в резолюции Руководителя. Организатором исполнения документа является поименованный первым в резолюции Заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в резолюции Руководителя.

Если исполнение резолюции предусматривает подготовку итогового документа (ответа), его подготавливает отдел - ответственный исполнитель и подписывает Заместитель Руководителя - ответственный организатор исполнения поручения, за исключением ответов, подготавливаемых за подписью Руководителя в соответствии с п. 3.5.7.2 Типовой инструкции.

Если в соответствии с резолюцией ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются отделы, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа - Заместитель Руководителя не указывается.

Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию Заместителем Руководителя.

Допускается в качестве ответственного исполнителя в резолюцию включать начальника подведомственной инспекции (при наличии).

4.4.1.5. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "Для подготовки ответа", "Прошу принять участие", и т.п.).

Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с пп. 9.4 - 9.5 Типовой инструкции, а также исходя из содержания документа.

4.4.1.6. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

4.4.1.7. Входящие документы, поступающие Руководителю на рассмотрение, выделяются в следующие потоки:

- документы, поступившие в электронном виде, по которым Подразделение ДОУ формирует в СЭД-Регион проекты резолюции и направляет Руководителю на рассмотрение в электронной форме. Руководитель средствами СЭД-Регион подтверждает проект резолюции или корректирует его и направляет на исполнение;

- документы, поступившие на бумажном носителе, по которым Подразделение ДОУ формирует в СЭД-Регион проекты резолюций, распечатывает их и вместе с бумажными подлинниками документов передает Руководителю на рассмотрение. К данному потоку относятся документы с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, предусмотренные Перечнем документов 1148;

- документы, поступившие как в электронном виде, так и на бумажном носителе, формирование резолюции к которым в СЭД-Регион и направление на исполнение осуществляет Подразделение ДОУ (без доклада Руководителю). К данному потоку относятся письма, поступившие как ответы во исполнение массового запроса ТНО; информационные документы, не требующие управленческих поручений; типовые письма, регулярно поступающие на рассмотрение Руководителю; другие входящие документы, перечень которых определяет Руководитель.

Порядок формирования в СЭД-Регион резолюции Руководителя к входящим документам и направления их на исполнение регламентируется Приказом 403.

4.4.1.8. Начальник (или другой уполномоченный работник) Подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю поступившую корреспонденцию на бумажном носителе с проектами резолюций.

После доклада Руководителю, с учетом внесенных им корректив, в СЭД-Регион формируются окончательные резолюции. Подписанные Руководителем резолюции скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.

До исполнителей, поименованных в резолюции, РК документов доводятся средствами СЭД-Регион. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному в резолюции первым, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами).

Документы на бумажном носителе с пометкой "Для служебного пользования", а также документы, не переведенные в электронный вид (электронный образ), выдаются исполнителям на бумажном носителе под расписку в реестрах, которые остаются в Подразделении ДОУ (если иной порядок не предусмотрен индивидуальной инструкцией по делопроизводству ТНО).

4.4.1.9. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом резолюции немедленно направляется исполнителям, до доклада Руководителю.

После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект резолюции документ повторно направляется исполнителям по СЭД-Регион с указанием текста "Взамен ранее разосланного" в поле "Краткое содержание" РК.

4.4.1.10. Если по объективным причинам в подписанную Руководителем резолюцию необходимо внести изменения, то отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 5.1. Типовой инструкции, проект резолюции к служебной записке должен быть согласован начальником заинтересованного отдела.

В случае возражений, имеющихся у заинтересованного отдела по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого отдела по указанному вопросу.

На основании принятого Руководителем решения по служебной записке Подразделение ДОУ корректирует в СЭД-Регион резолюцию Руководителя и повторно направляет РК документа исполнителям. В бумажном виде скорректированная резолюция не переподписывается.