2.2.3. Выявление архивных документов

--------------------------------

<41> Особенности выявления изобразительных и аудиовизуальных документов - см. часть II Методических рекомендаций.

При выявлении документов для публикации рекомендуется учитывать причинно-следственные связи документов инициативного, исполнительного и итогового характера. Выявление документов, относящихся к тому или иному направлению деятельности государственного (муниципального) органа или организации, целесообразно начинать с его (ее) основных структурных подразделений, документы которых наиболее полно отражают функции и деятельность.

Необходимо учитывать особенности выявления отдельных категорий документов.

Например, при публикации статистических документов, чтобы показать динамику изучаемых явлений, необходимо разыскивать документы за весь хронологический период, который охватывает публикация. В первую очередь выявляются документы в официальных публикациях статистических источников и в изданиях, использующих статистическую информацию. При этом в дальнейшем рекомендуется проверять, не были ли искажены сведения в официальных изданиях. При выявлении статистических документов рекомендуется учитывать наличие как первичной, так и сводной статистической документации, которая может храниться в фондах разных учреждений.

При выявлении документов, отражающих подготовку, ход и результаты военных действий, рекомендуется учитывать строго последовательную систему соподчиненности всех звеньев военного аппарата, требования уставов, наставлений и приказов о порядке составления и движения документов, их составе, форме, содержании и назначении. Недостающие документы одного штаба могут быть выявлены в фондах штабов, стоящих на одну-две ступени выше или ниже фондообразователя, а также в журналах боевых действий, вахтенных и радиотелеграфных журналах, журналах входящих и исходящих документов, исторических формулярах, где приводятся документы или их изложение с указанием дат и исходящих номеров. Выявляются также картографические источники, соответствующие региону и периоду освещаемых событий.

При выявлении записей разговоров по прямому проводу проводится поиск по фондам обеих разговаривавших сторон в связи с возможными техническими ошибками в воспроизведении разговора. Это же относится к документам, переданным средствами связи (радио, телефон, телеграф и др.).

Выявление архивных документов предполагает изучение истории и организации делопроизводства органов власти и организаций <42>. Такое изучение помогает понять связи документов в пределах одной документационной системы.

--------------------------------

<42> См.: Приложение 1 (1). Общий список рекомендуемых источников и литературы (ко всем разделам Методических рекомендаций).

Например, столбцовое делопроизводство предполагало в ряде случаев тесную взаимосвязь документов, включенных в один столбец. Однако нередко документы объединялись в столбец лишь для удобства, поэтому были связаны между собой лишь местом хранения и временем создания.

При выявлении документов XVIII в. следует учитывать такую особенность основной формы хранения документов, как переплетенный (в том числе с внутренним реестром) конволют из нескольких дел. Однако расположение документов и листов в конволюте может как отражать порядок делопроизводства в канцелярии, так и быть результатом систематизации (или ее отсутствия) в коллежском архиве.

Документы 1920 - 1940-х гг., в связи с утратой дореволюционных традиций делопроизводства и длительным процессом становления советской делопроизводственной системы, могли формироваться в дела с нарушением принципов ведения дел (например, документы, относящиеся к разным вопросам, могли формироваться в одно дело). В этом случае при выявлении и последующем отборе документов рекомендуется учитывать, в первую очередь, их содержание.

Для поиска документов используются имеющиеся сведения об их получении, отправке, регистрации, передаче на исполнение или ознакомление в другие структурные подразделения или организации, журналы (книги, реестры) входящих и исходящих документов. Выявлению подлежат и документы, которые упоминаются в текстах предполагаемых для публикации документов.

В первую очередь выявляются подлинники документов, в том числе автографы (беловые и черновые). При их отсутствии - заверенные и другие копии документов <43>.

--------------------------------

<43> Термины см. в Приложении 2 к Методическим рекомендациям.

Рекомендуется осуществлять просмотр единиц хранения и документов, выходящих за хронологические рамки публикации, поскольку среди них могут встречаться документы и сведения, относящиеся к рассматриваемой теме. Сведения о таких документах могут использоваться при подготовке последующих документальных публикаций.

Для выявления архивных документов могут использоваться такие архивные справочники, как каталоги, указатели, обзоры, по возможности служебные картотеки и базы данных.

Рекомендуется также обращать внимание на сведения о новых поступлениях документов в архив и рассекреченных документах, которые еще не нашли отражения в архивных справочниках.

Выявление документов в зарубежных архивах, музеях, библиотеках, других организациях предполагает знание архивной терминологии зарубежного архивного дела, истории формирования комплексов архивных документов, системы организации хранения документов и справочно-поисковых средств к ним соответствующего архивного учреждения.