V. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение

5.1. В целях подготовки к проверке наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводятся подготовительные и организационные мероприятия:

5.1.1. Формирование и утверждение филиалом Учреждением, осуществляющим централизованное хранение, комиссии по проведению проверок наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в составе не менее 2 (двух) сотрудников.

5.1.2. Разработка Плана-графика проведения проверок наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в Филиалах Учреждения с учетом проведения проверок не реже одного раза в 10 (десять) лет в период после проведения мероприятий по уничтожению документов, не подлежащих хранению в текущем году, и до начала проведения мероприятий по выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению в новом году.

При построении Плана-графика проведения проверок наличия и состояния объектов хранения необходимо руководствоваться объемами документов, находящимися на централизованном хранении, перечнем Архивохранилищ и датой определения места хранения, указанных в пункте 1.2 Порядка.

5.1.2.1. Филиалы Учреждения, осуществляющие централизованное хранение, ежегодно не позднее 15 января направляют в Учреждение сводные данные о планируемых объемах и сроках проведения проверки наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, в электронном виде согласно приложению N 9 к Порядку.

5.1.2.2. На основании сведений, указанных в пункте 5.1.2.1 Порядка, Учреждение разрабатывает План-график проведения проверок наличия и состояния объектов хранения (приложение N 10 к Порядку) на предстоящие 3 (три) года, утверждает и ежегодно не позднее 15 февраля доводит его до ФНС России.

Начиная со второго года, следующего за годом утверждения настоящего Порядка, в Плане-графике проведения проверок наличия и состояния объектов хранения обязательно отражается фактическая дата окончания проведения проверки по каждому из ранее включенных в него Филиалов Учреждения.

5.2. Проверка наличия и состояния объектов хранения, размещенных на централизованное хранение, проводится по помещениям Архивохранилища в целях установления фактического наличия объектов хранения и соответствия их количеству, числящемуся в ПК МВиП.

5.3. В ходе проверки наличия и состояния объектов хранения, находящихся на централизованном хранении:

- проверяется соответствие фактического наличия объектов хранения и учетной информации в ПК МВиП;

- выявляются и устраняются недостатки в учете объектов хранения;

- выявляются отсутствующие объекты хранения и организуется их розыск.

5.4. Внеочередные проверки наличия и состояния объектов хранения проводятся (при возможности на частичном объеме объектов хранения):

- после перемещения объектов хранения в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) объектов хранения или доступ в помещение с объектами хранения, размещенными на централизованное хранение, посторонних лиц;

- при реорганизации или ликвидации Филиала Учреждения, осуществляющего централизованное хранение.

При необходимости проведения внеочередной проверки наличия и состояния объектов хранения в утвержденный Учреждением План-график проведения проверок наличия и состояния объектов хранения вносятся изменения и не позднее 2 (двух) рабочих дней информация доводится до ФНС России.

5.5. Физическое состояние объектов хранения определяется путем визуального просмотра объектов хранения.

5.6. В случаях выявления объекта хранения, не учтенного в ПК МВиП, Филиал Учреждения формирует Акт возврата объекта хранения (приложение N 13 к Порядку) и возвращает неучтенный объект хранения Владельцу объекта не позднее 10 рабочих дней со дня их выявления.

5.7. По завершении проверки наличия документов в ПК МВиП выполняется автоматическое формирование Сличительной ведомости результатов инвентаризации документов (приложение N 11 к Порядку).

5.8. По результатам проверки объектов хранения составляется Акт проверки наличия и состояния объектов хранения (приложение N 12 к Порядку). Акт проверки наличия и состояния объектов хранения подписывается сотрудниками Филиала Учреждения, осуществляющими проверку наличия объектов хранения, и утверждается директором Филиала Учреждения или его заместителем, курирующим организацию централизованного хранения.

5.9. Если проверкой обнаружена недостача объектов хранения, то Филиалом Учреждения организуется их розыск.

5.10. Если в ходе розыска выявлено отсутствие объекта хранения по невыясненной причине, уполномоченный сотрудник Филиала Учреждения готовит докладную записку на имя директора Филиала Учреждения с указанием реквизитов отсутствующего объекта хранения.

5.11. Для установления причин отсутствия объекта хранения и виновных лиц проводится служебная проверка.

5.12. Розыск объектов хранения, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года.

5.13. На объекты хранения, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния объектов хранения с использованием ПК МВиП, формируется Акт об утрате объектов хранения (приложение N 14 к Порядку).

5.14. Акт об утрате объектов хранения утверждается директором Филиала Учреждения. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку.

5.15. Акт об утрате объектов хранения сканируется с использованием ПК МВиП и направляется средствами стандартного интерфейса межсистемного взаимодействия ПК МВиП и ПП УДиЭА в один или несколько НО, реквизиты Акта об утрате объектов хранения сохраняются в ПК МВиП.