2.2. Разработка и оформление документов

2.2.1. Печатание проектов документов, копирование и сканирование документов, содержащих информацию ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" производится уполномоченным лицом, на которое председателем (исполняющим обязанности председателя) суда возложена соответствующая обязанность. При этом уничтожаются файлы, черновики этих документов.

На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра указываются: количество отпечатанных экземпляров документа (в тех случаях, если их не более пяти), адресаты рассылки и место нахождения (хранения) экземпляра исходящего документа, остающегося в номенклатурном деле, фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона, дата исполнения документа.

Пример:

Отпечатано - 2 экз.

Экз. N 1 - ВС РФ

Экз. N 2 - в дело

Исп. - Иванов А.А.

Тел.: (495) 648-90-80

03.07.2015

2.2.2. Разработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в служебных помещениях с целью исключения ознакомления с данными документами посторонних лиц.

2.2.3. Пометка "Для служебного пользования" на разработанных документах и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой

2.2.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.2.5. Если документ имеет приложение, то об этом делается отметка.

Указанная отметка оформляется ниже текста документа от границы левого поля и включает в себя сокращенное наименование прилагаемого документа, номер экземпляра, количество листов и отметку "ДСП".

Например:

Приложение: справка..., экз. N 1, на 3 л., ДСП.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или иные материальные носители информации, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

2.3. Оформление и отправка исходящих документов, размножение и снятие копий.

2.3.1. Отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в другие суды, государственные органы, организации осуществляется уполномоченным работником аппарата суда, на которого данные обязанности возложены председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда.

Кассационными и апелляционными судами, областными и равными им судами, окружными (флотскими) военными судами, федеральными арбитражными судами и гарнизонными военными судами, расположенными за пределами территории Российской Федерации, отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется посредством фельдъегерской или специальной связи, а также заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным под подпись.

Районными судами и гарнизонными военными судами отправка документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется заказными или ценными почтовыми отправлениями, нарочным под роспись. В необходимых случаях отправка может осуществляться путем доставки в управление Судебного департамента в субъекте Российской Федерации из районного суда, гарнизонного военного суда данных документов нарочным под роспись для последующего направления управлением посредством фельдъегерской или специальной связи.

При необходимости направления таких документов нескольким адресатам (более чем в пять адресов) исполнитель составляет список рассылки (приложение N 3 к настоящему Положению), в котором для каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается председателем (исполняющим обязанности председателя) суда.

В случае направления документов нескольким адресатам на оборотной стороне подлинника документа делается отметка о наличии списка рассылки, указывается его дата и номер. Список рассылки приобщается к подлиннику документа и хранится вместе с ним в соответствующем деле по номенклатуре.

Для отправки документов используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка "Для служебного пользования" или сокращенно "ДСП", ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка "Лично" (приложение N 4 к настоящему Положению).

Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (пастой черного, синего или фиолетового цвета).

2.3.2. Перед вложением в пакет документов уполномоченный работник аппарата суда сличает их номера и экземпляры. Пакет заклеивается и опечатывается.

2.3.3. Размножение, снятие копий документов осуществляется с письменного разрешения председателя (исполняющего обязанности председателя) суда уполномоченным им работником аппарата суда. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

О снятии копии делается соответствующая отметка в журнале учета (реестре) исходящих (внутренних) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в котором указываются: количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие копий, дата. Разрешение председателя (исполняющего обязанности председателя) суда и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

2.3.4. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в наряды в соответствии с номенклатурой дел соответствующего суда. При этом на обложке наряда, в который подшиты документы, делается пометка "Для служебного пользования".

2.4. Хранение и порядок уничтожения документов.

2.4.1. Документы с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в шкафах, сейфах, хранилищах, металлических шкафах, оборудованных дверью с запорным устройством и имеющих приспособления для опечатывания в служебных помещениях.

2.4.2. Для отбора и уничтожения документов, нарядов с пометкой "Для служебного пользования", утративших практическое значение, приказом председателя (исполняющего обязанности председателя) суда создается экспертная комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. В состав экспертной комиссии подлежат включению судьи, работники аппарата суда, в том числе и работник, ответственный за хранение и учет таких документов, на которого данные обязанности возложены председателем (исполняющим обязанности председателя) суда.

Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством в области архивного дела и иными нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы отбора и уничтожения документов, утративших практическое значение.

По итогам работы экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 5 к настоящему Положению).

2.4.3. Уничтожение документов производится только после утверждения акта председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинках. Об уничтожении документов в учетных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

2.4.4. При смене работника аппарата суда, ответственного за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается председателем (исполняющим обязанности председателя) соответствующего суда.

2.4.5. Проверка наличия документов, изданий и нарядов с пометкой "Для служебного пользования" производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми председателем (исполняющим обязанности председателя) суда. В состав таких комиссий включаются лица, ответственные за учет и хранение документов. По итогам проверки комиссией составляется акт, утверждаемый председателем (исполняющим обязанности председателя) суда, в котором указываются выявленные недостатки и предложения по их устранению (приложение N 6 к настоящему Положению).

2.4.6. О фактах утраты документов (изданий, нарядов, иных носителей), содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации уполномоченный работник аппарата суда информирует председателя (исполняющего обязанности председателя) суда, по распоряжению которого создается комиссия и проводится служебная проверка, о результатах которой письменно докладывается председателю (исполняющему обязанности председателя) суда.

На утраченные документы, издания, наряды с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акт приобщается к соответствующему делу по номенклатуре суда или подшивается на место утраченного документа.

2.4.7. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, не требуется, по решению председателя (исполняющего обязанности председателя) суда или иного лица, подписавшего или утвердившего документ или сопроводительное письмо, снимается пометка "Для служебного пользования" путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной отметки с проставлением фамилии и инициалов, подписи и даты. При снятии такой пометки в журналах учета (реестрах) делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.