2.1. Прием, регистрация и передача документов

2.1.1. Функции по приему, регистрации и передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в суде возлагаются на работников аппарата суда соответствующим приказом (распоряжением) председателя (исполняющего обязанности председателя) суда или иного уполномоченного им лица.

Прием и регистрация поступающих в суд документов с пометкой "Для служебного пользования" производится уполномоченными работниками аппарата суда в соответствии с требованиями инструкций по судебному делопроизводству (делопроизводству) и с учетом особенностей, установленных настоящим Положением. При этом при регистрации к номеру документа добавляется пометка "ДСП".

Например: Вх. N 25-ДСП; экз. N 1.

Уполномоченный работник аппарата суда, на которого возложены функции приема, регистрации и передачи корреспонденции, проверяет правильность ее адресования, целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов или изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конверте (пакете) документов с пометкой "Для служебного пользования" или приложений к ним, отдельных листов данных материалов, а также при обнаружении повреждений целостности упаковки и самого документа, несоответствия номера на конверте номеру вложения документа уполномоченным работником аппарата суда, на которого возложены функции приема и регистрации входящей корреспонденции, составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю. Ошибочно поступившие документы высылаются отправителю.

При ведении регистрации документов в автоматизированном режиме электронный образ документа не сканируется и в системах ведения автоматизированного делопроизводства делается отметка "ДСП".

В случае необходимости и при значительном объеме таких документов их регистрация осуществляется отдельно от несекретной документации в соответствующих журналах учета:

входящие документы - в журнале учета входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 1 к настоящему Положению);

исходящие и внутренние документы - в журнале учета исходящих (внутренних) документов (приложение N 2 к настоящему Положению).

2.1.2. Передача документов в суде судьям, работникам аппаратов судов, администраторам судов осуществляется строго под расписку в журнале (реестре) учета и только тем исполнителям, которые имеют к ним непосредственное отношение.

Передача служебной информации ограниченного распространения, а также документов и иных носителей, содержащих такую информацию, сторонним лицам и организациям допускается только с разрешения председателя (исполняющего обязанности председателя) соответствующего суда.

Выносить документы, передавать служебную информацию ограниченного распространения по каналам факсимильной связи и электронной почте запрещается.