3.4. Учет количества фондов архива

В архиве организации, хранящем документы более чем одного фонда, ведется учет количества фондов. Для этой цели ведется список фондов (п. 3.8., приложение N 12 Правил). Список фондов обеспечивает ведение суммарного и индивидуального учета количества фондов, находящихся на хранении в архиве и выбывших из архива.

Сведения в список фондов вносятся при первом поступлении в архив организации документов второго архивного фонда.

Основанием для внесения данных в список фондов являются документы, сопровождающие поступление или выбытие фонда.

Список фондов состоит из титульного листа, описательной части и итоговой записи.

На титульном листе списка фондов указывается:

- наименование организации согласно учредительным документам на момент составления списка фондов;

- N тома списка фондов (для архивов организаций, хранящих значительное количество архивных фондов);

- дата начала ведения списка фондов (соответствует фактической дате его заведения в архиве организации);

- дата окончания ведения списка фондов (соответствует дате ликвидации организации с последующей передачей ее документов организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив).

В графе 1 "N фонда" списка фондов указывается порядковый номер фонда по списку фондов в хронологической последовательности их поступления (учетным номером архивного фонда организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива, является учетный номер, присвоенный этому архивному фонду организации государственным (муниципальным) архивом).

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного архивного фонда.

Если фонд содержит особо ценные документы, к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

Учетный номер, присвоенный фонду по списку фондов, сохраняется за ним во всех учетных документах архива, является уникальным и не может быть присвоен другому фонду.

Изменение учетных номеров фондов не допускается.

В графе 2 списка фондов указывается дата первого поступления документов фонда в архив организации в соответствии с датой первого поступления документов, указанной в листе фонда; для созданного в архиве объединенного архивного фонда этой датой является дата его создания.

В графе 3 списка фондов указывается название каждого архивного фонда, которое записывается в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов (п. 3.8. Правил); все последующие переименования вносятся только в лист фонда.

Название архивного фонда вносится в список фондов с соблюдением следующих требований (п. 3.8. Правил):

- название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в его состав однородных архивных фондов, например:

Первичные профсоюзные организации города Н-ска;

- название объединенного архивного фонда состоит из названия вышестоящей (головной) организации и обобщенного названия подведомственных организаций, например:

Акционерное общество "Светосервис" и подведомственные ему организации;

- название объединенного архивного фонда состоит из названия организации и обобщенного названия организаций-предшественников, например:

Акционерное общество "Светосервис" и его предшественники.

Названия архивных фондов в составе объединенного архивного фонда вносятся в список фондов под названием объединенного фонда. Названия организаций, которые вошли в объединенный фонд, приводятся в листе фонда. В графе 4 списка фондов указывается полное и сокращенное название архива (или иной организации), куда была осуществлена передача архивного фонда полностью; при частичной передаче документов архивного фонда учет выбытия ведется в листе фонда и книге учета поступление и выбытия дел, документов.

В графе 5 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого архивный фонд выбыл из архива организации.

Графа 6 списка фондов служит для служебных отметок, например, для указания реквизитов дополнительных документов, послуживших основанием для выбытия архивного фонда; для отметки о вхождении фонда в состав объединенного архивного фонда и др.

Ежегодно, по состоянию на 1 января, составляется годовая итоговая запись к списку фондов, в которую вносятся сведения о номерах фондов, внесенных в список и исключенных из списка, указывается (цифрами и прописью) количество хранящихся в архиве фондов и сведения о количестве (цифрами и прописью) фондов, хранящих дела с особо ценными документами, если такие есть (если нет, то ставится прочерк).

Отдельно в итоговой записи должны быть указаны:

- номера, которые освободились в результате утраты, выделения всех документов архивного фонда к уничтожению в связи с истечением сроков хранения, а также в случае высвобождения учетных номеров фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда;

- номера выбывших или переданных архивных фондов, если такие имеются.

Итоговая запись заверяется подписью составившего ее работника и руководителя архива. Датой итоговой записи является дата ее подписания руководителем архива.

К списку фондов может быть составлен лист-заверитель в случае, если архив организации хранит большое количество фондов и список фондов является многостраничным. Лист-заверитель списка фондов содержит сведения о количестве пронумерованных листов в списке фондов, подписывается и датируется. При необходимости и по усмотрению руководителя архива организации лист-заверитель списка фондов может быть дополнен уточняющими сведениями.

Список фондов подшивается в твердую обложку.

Графическое представление процесса 3.4. "Учет количества и состава фондов архива" представлено на схеме 21 приложения N 4.