3.5. Учет изменений в количестве и составе фонда

Для учета изменений в количестве и составе дел архивного фонда в архиве организации ведется лист фонда. Лист фонда ведется по каждому архивному фонду и заводится при первом поступлении документов фонда в архив (п. 3.9. Правил). Образец заполнения листа фонда представлен в приложении N 8.

Лист фонда служит целям учета по следующим параметрам:

- учет изменений в названии и хронологических рамках архивного фонда;

- учет количества и состава описей дел фонда;

- учет количества и состава единиц хранения по каждой описи дел;

- учет изменений количества единиц хранения по каждой описи дел;

- учет количества неописанных архивных документов.

Основанием для внесения изменений о количестве единиц хранения в лист фонда являются:

описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;

номенклатура дел организации, заменяющая годовой раздел сводной описи дел, документов организации;

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4 Правил);

акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение N 5 Правил);

акт об утрате документов (приложение N 6 Правил);

акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20 Правил);

акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 Правил);

акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 Правил).

Лист фонда включает в себя заголовок и две основных части:

1. Учет неописанных документов.

2. Учет описанных документов.

В заголовочной части листа фонда указывают следующие сведения:

- номер фонда: проставляется по списку фондов;

- местонахождение фонда: указывается наименование организации, хранящей дела фонда согласно учредительным документам на момент оформления листа фонда;

- дата первого поступления дел фонда: указывается дата первого поступления документов фонда в архив организации, которая должна совпадать с соответствующей датой в иных учетных документах: книге учета поступления и выбытия дел, документов, списке фондов (при наличии); для объединенного архивного фонда (архивной коллекции) это может быть дата его (ее) создания в архиве организации;

- крайние даты для каждого названия фонда (графа 1 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя указываются начальная и конечная даты функционирования организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенного архивного фонда, образованного по принципу подчиненности, указываются крайние даты деятельности руководящего органа;

для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных или последовательно сменявших друг друга организаций, крайними датами являются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней;

последующие изменения в крайние даты каждого фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов;

- название фонда (графа 2 заголовка): согласно исторической справке или нормативным правовым актам о создании, реорганизации и ликвидации организации-фондообразователя в хронологической последовательности согласно крайним датам перечисляются все наименования и подведомственность организации-фондообразователя, независимо от наличия в фонде документов за этот период, при этом:

для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются наименования всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования;

последующие изменения в название фонда вносятся на основании поступающих в архив организации документов.

При поступлении в архив организации неописанных документов (сформированных в дела, отдельными документами или листами) их учет осуществляется в листе фонда в разделе 1 "Учет неописанных документов" в условных единицах.

Датой записи (графа 1) является дата фактического внесения данных о поступлении или выбытии неописанных документов.

Название и реквизиты документа (дата, номер), по которому в архив организации поступили документы или выбыли из него, указываются полностью (графа 2).

В графе 3 указывается количество дел в условных единицах (условная единица хранения содержит 150 листов). В графе 4 указываются даты самого раннего и самого позднего документов, поступивших неописанными в архив организации.

Выбытие неописанных документов обычно связано с тем, что эти документы описываются и формируются в дела (единицы хранения) в архиве, что оформляется отдельной строкой (графы 3, 4, 5, 6 никогда не заполняются одновременно), в таком случае основанием для выбытия документов (графа 2) будет являться акт описания архивных документов (переработки описей).

На основании этого акта при выбытии неописанных документов в графе 5 указывается количество сформированных из неописанных документов дел, а в графе 6 - крайние даты этих дел.

Данные по выбытию неописанных документов (количество единиц хранения и их крайние даты в графах 5 и 6 раздела 1 листа фонда) должны быть отражены как поступление описанных документов в соответствующих графах раздела 2 листа фонда.

После каждого поступления или выбытия неописанных документов в графе 7 указывается количество неописанных дел в условных единицах.

Если документы в архив организации поступают в виде сформированных дел по описям (в т.ч. описям дел структурных подразделений), то раздел 1 листа фонда не заполняется и учет поступления ведется сразу в разделе 2 "Учет описанных документов" после составления годовых разделов описей дел, документов (см. раздел 3.2. Методических рекомендаций).

В графе 1 раздела 2 указывается дата фактической записи сведений о поступлении или выбытии документов.

Номер описи дел (графа 2) проставляется согласно соответствующей описи дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в архиве организации (см. раздел 3.3. Методических рекомендаций).

В графе 3 указывается год, за который составляется годовой раздел описи дел, или год создания документов, включенных в опись.

В графе 4 указывается название описи согласно ее наименованию в реестре описей или на обложке описи дел.

Аннотация на документы может быть составлена при необходимости раскрытия содержания отдельных документов или группы документов, наличие которых в деле нельзя определить по названию описи (особо ценные документы, документы организаций-предшественников и др.).

Общее количество поступивших в архив организации единиц хранения по годовому разделу описи дел указывается в графе 5.

Графы с 6 по 9 предназначены для фиксации выбытия дел из архива организации по каждой из описей (графы 2 - 4) на основании соответствующих документов (актов).

В графе 6 указывается количество выбывших единиц хранения (дел).

Название и реквизиты документа (дата, номер), на основании которого из архива организации выбыли документы, указываются полностью (графа 7).

В графах 8 и 9 указывается количество и крайние даты единиц хранения, выбывших по годовым разделам описей дел постоянного хранения, утвержденных ЭПК.

Графы с 10 по 16 предназначены для итоговых записей о количестве единиц хранения в архиве организации после каждого их поступления в архив организации или выбытия из него.

После проведения внутриархивных работ изменения в лист фонда вносятся только после внесения соответствующих изменений в годовые разделы описей дел на основании полностью оформленных актов. Изменения, связанные с техническими ошибками, после внесения в годовой раздел описи дел или в законченную опись, вносятся в лист фонда в соответствии с актом о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4 Правил), утвержденным руководителем организации, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными документами постоянного хранения, вносятся только после согласования акта с ЭПК архивного учреждения.

Графическое представление процесса 3.5. "Учет изменений в количестве и составе фонда" представлено на схеме 22 приложения N 4.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в правом верхнем углу которого указывается "продолжение, ф. N ____ лист N 2". Листы-продолжения подкладываются за основным листом. Лист фонда пересоставляется на основании и с соблюдением определенных требований (п. 3.9. Правил).

При хранении листов фонда в нескольких папках, папки нумеруются в валовом порядке, к каждой папке составляется лист-заверитель (п. 3.9. Правил), примерная форма которого дана в приложении N 8 Правил. При необходимости и по усмотрению руководителя архива организации лист-заверитель листа фонда может быть дополнен уточняющими сведениями. При изменении количества листов в папке с листами фондов, к ней составляется новый лист-заверитель, причем, предыдущий зачеркивается и остается в папке под новым листом-заверителем.