10.1. Экспертиза ценности документов

10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в Федеральной архивной службе России на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральной архивной службе России создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее именуется ЦЭК).

10.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем Федеральной архивной службы России (для ЦЭК).

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется Управлением комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) и ведущими специалистами структурных подразделений.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Федеральной архивной службы России; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Федеральной архивной службы России путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Федеральной архивной службы России.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Управления комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства. По этим описям документы сдаются в архив Федеральной архивной службы России.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федеральной архивной службы России, которую готовит архив Федеральной архивной службы России и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

10.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 22) и представляются в архив Федеральной архивной службы России через два года после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем отдела документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения.

10.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Федеральной архивной службы России, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 23) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Федеральной архивной службы России одновременно. Согласованные ЦЭК Федеральной архивной службы России акты утверждаются руководителем службы только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) Государственного архива Российской Федерации, описей дел постоянного хранения; после этого Федеральная архивная служба России имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Федеральной архивной службы России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.