10.2. Подготовка и передача документов в архив

10.2.1. Передача дел постоянного хранения в архив Федеральной архивной службой России осуществляется отделом документационного обеспечения, отделом кадров и Финансово-экономическим отделом.

10.2.2. В архив Федеральной архивной службы России передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

10.2.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (кроме дел по личному составу) передаются в архив Федеральной архивной службы России после истечения двухлетнего срока их хранения.

10.2.4. Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Федеральной архивной службы России в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся в отделе кадров в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

10.2.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Федеральной архивной службы России, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

10.2.6. Передача дел в архив Федеральной архивной службы России осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения.

10.2.7. В период подготовки дел к передаче в архив Федеральной архивной службы России сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федеральной архивной службы России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.

10.2.8. Прием каждого дела производится заведующим архива Федеральной архивной службы России в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом Федеральной архивной службы России и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Федеральной архивной службы России передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

10.2.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Федеральной архивной службы России, руководитель, лицо структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий обеспечивает формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.