7.4 Обмен информацией

Обмен информацией является важным фактором для результативного функционирования системы менеджмента качества, и должен осуществляться как внутренне, так и внешне.

Важно, чтобы передаваемое сообщение было четким, актуальным и понятным получателю и действенным при необходимости, например при каждом взаимодействии в цепочках поставок и производства. Организация должна определить те стороны, с которыми она должна обмениваться информацией для результативного функционирования системы менеджмента качества. К ним могут относиться соответствующие лица в организации на всех уровнях, потребители, поставщики, внешние стороны, используемые как источники продукции и услуг.

Различные методы обмена информацией часто необходимы для различных получателей. Более формальный обмен информацией может требоваться для внешних заинтересованных сторон, такой как отчеты, спецификации, счета или соглашения об уровне обслуживания. Для внутреннего обмена информацией могут использоваться менее формальные методы, такие как регулярные совещания отдела, брифинги, сообщения по электронной почте или корпоративная сеть. Более формальные методы, такие как письменные отчеты или рабочие спецификации, могут быть также востребованы для внутреннего обмена информацией в зависимости от характера информации и того, насколько критичны те вопросы, которые должны быть сообщены.

Организация должна решить, что ей необходимо сообщать и кому необходима эта информация, чтобы определить наиболее результативные методы и время обмена информацией. Организация также должна определить того, кто обеспечивает обмен информацией.