1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации.

Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями. Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти".

Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76, Регламента Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Положения об Аппарате ЦИК России, а также иных постановлений и других нормативных актов ЦИК России, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.2. Правила подготовки и оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для членов ЦИК России и федеральных государственных гражданских служащих Аппарата ЦИК России (далее - гражданские служащие).

Работники Федерального центра информатизации при ЦИК России (далее - ФЦИ при ЦИК России), Российского центра обучения избирательным технологиям при ЦИК России (далее - РЦОИТ при ЦИК России) и лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, при подготовке постановлений (выписок из протокола заседания), распоряжений Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, при исполнении входящих документов с указаниями по исполнению документов Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России, секретаря ЦИК России, членов ЦИК России, при подготовке писем и телеграмм, отправляемых из ЦИК России, докладных записок в адрес должностных лиц ЦИК России и при оформлении дел для передачи их в Центральный архив ЦИК России (далее - Архив) должны руководствоваться настоящей Инструкцией.

Руководители ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России могут издавать нормативные документы по делопроизводству, уточняющие порядок работы с документами соответственно в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России и не противоречащие настоящей Инструкции.

1.3. Работники, поступившие на федеральную государственную гражданскую службу в Аппарат ЦИК России, на работу в ФЦИ при ЦИК России и РЦОИТ при ЦИК России, должны быть ознакомлены под роспись с текстом настоящей Инструкции соответствующей кадровой службой.

1.4. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни исполнителя документов начальник управления (начальник отдела) Аппарата ЦИК России передает неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении или переходе в другое управление Аппарата ЦИК России гражданский служащий передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении, по акту ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.

1.5. Организацию единой системы делопроизводства в ЦИК России, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, формирование и поддержание единой базы данных о документах, методическое руководство организацией делопроизводства в управлениях Аппарата ЦИК России, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Управление организационного и документационного обеспечения Аппарата ЦИК России.

1.6. Делопроизводство в ЦИК России осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело").

Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с Регламентом использования информационных ресурсов комплекса средств автоматизации ЦИК России.

1.6.1. ПИ "Дело" содержит единую базу данных с информацией о:

входящих, внутренних и исходящих документах;

движении подлинников и копий документов в ЦИК России;

ходе исполнения документов;

списании документов в дело и передаче их в Архив.

ПИ "Дело" предоставляет возможность работать с электронными документами, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, а также получать статистические отчеты по документообороту в ЦИК России.

1.6.2. Основной единицей хранения информации в ПИ "Дело" является регистрационная карточка документа (далее - РК).

1.6.3. Работа в ПИ "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа. Зарегистрированный в ПИ "Дело" документ при поступлении к членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и в управления Аппарата ЦИК России повторно не регистрируется.

1.7. Изменения в настоящую Инструкцию вносятся постановлением ЦИК России после их согласования с Федеральным архивным агентством.