12. Работа с документами в управлениях Аппарата ЦИК России

12.1. Начальник управления Аппарата ЦИК России определяет гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки (в том числе ввод в ПИ "Дело" информации о документах), информирует начальника управления Аппарата ЦИК России о состоянии их исполнения, организует справочно-информационную работу (в части документооборота) в управлении Аппарата ЦИК России, готовит проект номенклатуры дел управления Аппарата ЦИК России, ведет и формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, готовит и передает дела в Архив, выдает гражданским служащим документы и дела, контролирует их возврат, готовит заявки на изготовление печатей и штампов.

12.2. Входящие документы с указаниями по исполнению документа Председателя ЦИК России, заместителей Председателя ЦИК России и секретаря ЦИК России направляются в управления Аппарата ЦИК России только через отдел прохождения документов.

Зарегистрированные входящие документы в случае изменения указаний по исполнению документа передаются из одного управления Аппарата ЦИК России в другое только через отдел прохождения документов, где переадресование документов осуществляется с использованием ПИ "Дело".

12.3. Входящие документы, поступившие непосредственно в управления Аппарата ЦИК России, в обязательном порядке передаются на регистрацию в отдел прохождения документов.

12.4. В управлении Аппарата ЦИК России работа с документами ведется по РК.

Гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, фиксирует в РК процесс прохождения и исполнения документов: вносит в РК указания по исполнению документа начальника управления Аппарата ЦИК России; проверяет наличие имеющихся документов по данному вопросу; после получения исполненного документа вносит в РК номер дела (по номенклатуре дел), в которое помещен документ, и количество листов документа.

12.5. Подготовленные в управлении Аппарата ЦИК России внутренние документы по вопросам служебной деятельности, адресованные Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России, членам ЦИК России, Руководителю Аппарата ЦИК России, заместителям Руководителя Аппарата ЦИК России и другим управлениям Аппарата ЦИК России, ФЦИ при ЦИК России, РЦОИТ при ЦИК России, регистрируются в соответствии с номенклатурой дел ЦИК России с использованием ПИ "Дело" гражданским служащим, ответственным за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России.

Если в документе содержатся указания на связь с другими документами, то соответствующие данные вводятся в РК.

При этом к РК присоединяется файл документа в формате MS Word(R) или MS Excel(R).

Не рекомендуется вести переписку между управлениями Аппарата ЦИК России по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления.

12.6. Внутренние документы, представляемые на доклад Председателю ЦИК России, заместителям Председателя ЦИК России, секретарю ЦИК России должны быть подписаны координатором исполнения, завизированы исполнителем, ответственным за исполнение, и соисполнителями.

Документы, подготовленные с нарушением вышеустановленного порядка, на доклад не принимаются и возвращаются исполнителю.

12.7. После доклада внутренние документы с отметкой о принятии исполнения лиц, указанных в пункте 12.6 настоящей Инструкции, возвращаются в управление Аппарата ЦИК России, подготовившее документ, для внесения соответствующих сведений в РК.

В случае если документ содержит указания по исполнению документа, предписывающие выполнение тех или иных заданий, то они оформляются как поручение в порядке, предусмотренном пунктом 10.3 настоящей Инструкции.

12.8. Проекты внутренних и исходящих документов могут готовиться и согласовываться в управлениях Аппарата ЦИК России в электронном виде с использованием ПИ "Дело" в соответствии с порядком, определяющим работу с электронными документами.

12.9. Гражданский служащий, ответственный за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, в первую очередь обрабатывает документы с отметками, свидетельствующими о срочности их исполнения.

12.10. Начальники управлений Аппарата ЦИК России дают указания по исполнению поступивших к ним документов.

12.11. Внутренние документы, подготовленные Председателем ЦИК России, заместителями Председателя ЦИК России, секретарем ЦИК России, Руководителем Аппарата ЦИК России, заместителями Руководителя Аппарата ЦИК России, доставляются исполнителям гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях Аппарата ЦИК России.

12.12. Внутренние документы, подготовленные членами ЦИК России, доставляются исполнителям гражданскими служащими, работающими в приемных членов ЦИК России, внутренние документы, подготовленные в управлениях Аппарата ЦИК России, - гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих управлениях Аппарата ЦИК России.

12.13. Документы в пределах управлений Аппарата ЦИК России доставляются в порядке, определенном начальником управления Аппарата ЦИК России.

12.14. Исполнители документов представляют информацию о ходе и результатах исполнения документов гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в управлении Аппарата ЦИК России, для внесения всех необходимых данных в РК и передают ему исполненные документы для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой.

12.15. В случае утраты или повреждения документа исполнитель немедленно докладывает об этом непосредственному руководителю и сообщает в отдел прохождения документов. По указанию начальника соответствующего управления Аппарата ЦИК России проводится проверка, о результатах которой информируется начальник Управления организационного и документационного обеспечения.