Раздел 5. Сводный учет денежных средств и расчетов

Раздел 5

Сводный учет денежных средств и расчетов

Для каждого из разделов в журнале отводится одна или несколько страниц, где в течение месяца или другого отчетного периода регулярно ведутся учетные записи денежных и расчетных операций.

Каждый случай получения или выдачи наличных денег записывают в раздел 1 "Денежные средства", подраздел "Касса", отдельной строкой (позицией): при получении суммы - в графу "Поступление", при выдаче - в графу "Выплата". В подразделе "Расчетный счет" этого раздела аналогично получение или зачисление денег на счет (кредит в выписке банка) отражают в приход (поступление), а перечисление с него (дебет в выписке) - в расход (выплата).

Систематическое ведение записей позволяет знать как остаток наличных денег в хозяйстве или на расчетном счете на каждый день, так и обобщать их движение за определенный период. Окончательные итоги записей получают путем сложения остатка денег к сумме всех поступлений за отчетный период (месяц, квартал и т.п.) и вычитания из нее суммы всего оборота по выплатам.

Поскольку содержание записей по движению денег неразрывно связано с задолженностью (ее появление и погашение может не совпадать по времени), необходимо осуществлять и учет расчетов с покупателями продукции и заказчиками различных услуг, а также с поставщиками материальных ценностей (запасов) и подрядчиками различных работ.

Записи по счетам учета расчетов ведут во втором и третьем разделах журнала, где для каждого партнера по сделкам (контрагента) отводят одну или несколько страниц, представляющих собой их отдельные лицевые счета. Отражение задолженности по средствам хозяйства в расчетах осуществляется следующим образом.

В разделе 2 "Расчеты с дебиторами" по каждому покупателю или другому лицу (дебитору) в графе "Хозяйству" указывают их задолженность крестьянскому (фермерскому) хозяйству за проданную продукцию (работы, услуги), в графе "Хозяйства" - ее уменьшение перед хозяйством или погашение. В разделе 3 "Расчеты с кредиторами" при расчетах с поставщиками, подрядчиками и другими кредиторами в графе "Хозяйству" записывают уменьшение задолженности крестьянского (фермерского) хозяйства перед ними (списание ее), в графе "Хозяйства" - увеличение задолженности в их пользу. Записи делают на основании соответствующих документов.

Все изменения задолженности по расчетам в лицевых счетах контрагентов во втором и третьем разделах одновременно должны быть взаимосвязаны с поступлением и списанием денежных средств первого раздела журнала. Этим достигается обеспечение контроля за состоянием средств и расчетов в хозяйстве.

Крестьянское (фермерское) хозяйство при недостатке собственных средств может пользоваться кредитами банка. Краткосрочные кредиты выдаются (предоставляются) для покрытия текущих производственных затрат сроком до 12 месяцев, а долгосрочные кредиты - на капитальные инвестиции (приобретение техники, транспортных средств и оборудования, формирование основного стада, приобретение пчелосемей и т.д.) на срок от 3 до 10 лет в зависимости от объектов вложений.

Основной документ, на основе которого совершается кредитование хозяйства, - кредитный договор (где перечислены условия получения и возврата кредитов) между главой хозяйства и учреждением банка. В нем предусматриваются обязательства клиента (хозяйства) относительно возвращения кредита, оплаты процентов за пользование ссудой, а также сроки возведения (строительства) крупного объекта. Кредитный договор может быть как общим, так и составленным отдельно при выдаче краткосрочной, среднесрочной или долгосрочной ссуды. Конкретные условия договора определяются по договоренности сторон. При этом банк может требовать документ о финансовом положении хозяйства и перспективах его дальнейшего развития.

Выдача кредита оформляется обязательством - поручением установленной формы. При расчетах с организациями и другими хозяйствами кредиты (ссуды) выдаются в безналичном порядке (например, за товарно-материальные ценности и т.п.), при расчетах с гражданами - наличными деньгами.

Погашаются кредиты при наступлении срока платежа списанием средств с расчетного счета на основании обязательства-поручения заемщика в бесспорном порядке, при досрочном погашении - платежными поручениями, перечислениями со счетов по вкладам, переводами через предприятия связи или наличными деньгами.

Движение краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных кредитов отражают в разделе 4 "Ссуды и займы" журнала. При этом делают следующие записи: при получении ссуды отмечают возрастание задолженности банку (в графе 1) и увеличение этой суммы денег (в графе 3). Одновременно отражается поступление денег по расчетному счету (в разделе 1). При возвращении ссуды делается запись о погашении задолженности (полностью или частично - в графе 2) и уменьшении остатка по ссуде (в графе 3), а также обратное отражение выплаты денег с расчетного счета (по разделу 1). Таким образом, и в первом, и во втором случае парные записи показывают изменение как сумм денежных средств и размеров обязательств перед банком, так и финансового состояния хозяйства.

Руководитель (глава) хозяйства или лицо, им на то уполномоченное, получая выписки банка по счетам краткосрочных и долгосрочных кредиторов за отчетный период, обязан убедиться в наличии документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (документы должны прилагаться к выпискам), и произвести их сверку с документами и выписками по расчетному счету. После записей в соответствующих разделах журнала документы вместе с выписками банка подшиваются в папки в хронологическом порядке и хранятся в течение установленного срока.

При небольшом объеме ссуд и кредитов у хозяйства специальный раздел 4 журнала для их учета может и не вестись. В этом случае выписки по расчетному счету, счетам ссуд и кредитов банка раздельно подшивают в последовательности их поступления (соблюдается так называемая "цепочка остатков") в специальные папки, которые заменяют собой детализированный учет по этим счетам.

Для хозяйства безусловный интерес представляет отражение частных итоговых (суммирующих) данных и их изменений в течение определенного периода времени. Сводный (накопительный) учет расчетов хозяйства со всеми организациями, учреждениями и лицами, во взаимосвязи с движением средств, осуществляется в разделе 5 "Сводный учет денежных средств и расчетов" данного журнала. Для этих целей предназначен раздел 5 регистра.

Содержание той или иной хозяйственной операции в этом разделе глава хозяйства или уполномоченное им другое лицо записывает в обобщенном или детализированном виде (например, разукрупняя отдельные группы материальных ценностей и проданной продукции с выделением их характерных особенностей, цены и расшифровкой общей суммы). Показатели же самих граф приводятся в денежном выражении.

Для учета расчетов по задолженности в этом разделе предусмотрены графы 1 и 2, в которых отражается дебиторская и кредиторская задолженность, а также соответствующие графы (3 и 4), где фиксируется изменение денежных средств. Так, в приведенном примере полученный 19.02 на условиях последующей оплаты семенной материал записывается как долги хозяйства (в графе 2), а поступление 18.02 выручки за сданных бычков - как уменьшение задолженности перед хозяйством и поступление денежных средств на счет хозяйства в графах 2 и 3.

При погашении долга хозяйства (зарегистрированного 15.02) также делают парную запись об уменьшении задолженности по расчетам и изменении наличия средств на счете.

Итоги (по графам 1 и 2) показывают дебиторскую (хозяйству) или кредиторскую (хозяйства) задолженность (или ее полное погашение по операциям текущего периода, если суммы одной и другой граф равны). В графах 3 и 4 также фиксируются итоги поступлений и выплат денежных средств за период.

Такой комбинированный учет позволяет осуществлять систематическое формирование сведений о потоках денежных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, что весьма необходимо для оперативного управления хозяйством. Форма этого раздела дает возможность наглядно видеть состояние расчетов и денежных средств по всем операциям хозяйства.

При небольших объемах операций денежных средств и расчетов можно ограничиться ведением учета лишь в разделе 5 журнала. Однако в этом случае следует сохранить раздельный оперативный контроль за состоянием и движением денежных средств и расчетов по конкретным объектам учета, аналогично изложенному выше порядку его проведения по кредитам.

41. Рассмотренный порядок организации полного простого счетоводства, представляющего собой сочетание учета состояния имущества с текущим учетом движения денежных средств и расчетов, как и при сокращенном простом счетоводстве, предполагает составление бухгалтерского баланса и отчета о финансовом результате за отчетный период (как за календарный год, так и ежемесячно) в изложенном порядке.