Командировка: Минфин и ФНС разъяснили, нужно ли начислять взносы в отдельных ситуациях

Тема командировочных расходов актуальна всегда. НК РФ позволяет не облагать страховыми взносами суточные и документально подтвержденные командировочные расходы. Взносы не нужно начислять на выплаты в виде суточных, если их размер не превышает 700 руб. при командировке по России и 2500 руб. — при загранкомандировке. Взносами не облагают также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

• на проезд до места назначения и обратно;
• проезд в аэропорт или на вокзал, на провоз багажа;
• оплату услуг связи;
• оплату нанимаемого жилого помещения;
• обмен валюты;
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
• взносы за выдачу и регистрацию служебного загранпаспорта и виз.

Минфин и ФНС в своих письмах рассмотрели вопросы обложения взносами командировочных расходов в отдельных ситуациях. Расскажем о них.

Командировка на собственном автомобиле

Сотрудник может поехать в командировку на собственном автомобиле. При документальном подтверждении расходы на бензин и на ремонт автомобиля во время командировки не будут облагаться взносами. При этом такие расходы должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя.

Если сотрудник не представит подтверждающие документы, указанные выплаты следует включить в базу по страховым взносам.

"Суточные" при однодневной командировке

Минфин полагает, что выплаты, связанные с однодневной командировкой работника, нельзя квалифицировать как суточные. Поэтому нет оснований освобождать их от взносов.

Однако такие выплаты ведомство все же разрешает не облагать взносами, если выполняются следующие условия:

• выплаты являются возмещением документально подтвержденных расходов работника;
• они произведены с разрешения или ведома работодателя.

По вопросу исчисления и уплаты страховых взносов Минфин советует руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда.

Последний указывал, что порядок возмещения расходов по однодневной командировке определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. В этих же документах должен быть установлен перечень документов, подтверждающих расходы командированного работника, и требования к этим документам, в частности к их форме и указываемым в них сведениям.

Это могут быть, например, чеки, квитанции и счета, подтверждающие оплату услуг и работ, и не содержащие информацию о получателе услуги (работы).

При отсутствии документов выплаты при однодневных командировках теряют свой компенсационный характер, поэтому облагаются взносами.

Отпуск в месте командировки

В данной ситуации оплату обратного билета следует рассматривать как оплату проезда работника из места проведения отпуска к месту работы. НК РФ не содержит норм, которые исключают такие суммы из базы по страховым взносам.

Оплата обратного проезда — выплата в рамках трудовых отношений, поэтому ее облагают взносами.

Дополнительные услуги в поезде

Стоимость дополнительных сервисных услуг, оказываемых в вагонах повышенной комфортности, включена в стоимость проезда железнодорожным транспортом. Она формирует единую стоимость проезда в поезде. В связи с этим их стоимость не включают в базу по взносам.

Расходы без авансового отчета

Авансовый отчет об израсходованных суммах работник должен представить в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки.

При отсутствии авансового отчета произведенные работнику выплаты нельзя рассматривать как возмещающие расходы в связи с командировкой. Соответственно, их облагают взносами.

Если суммы на командировочные расходы выплачены работнику в инвалюте и работник не представил авансовый отчет, пересчет в рубли необходимо производить по официальному курсу Центробанка, установленному на дату начисления данных сумм в пользу работника.