Переход учреждений на электронный документооборот: важные этапы

По общему правилу первичку и регистры бухучета нужно оформлять в электронном виде. Вариант на бумаге разрешен, лишь когда нет техвозможности электронного документооборота (ЭДО) или это право закреплено законом.

Пока за непереход на ЭДО ответственности нет, но отсутствие первички или регистров в любой форме грозит руководителю и главбуху штрафом.

Отметим, Минфин предлагает перенести ответственность на тех, кто отвечает за оформление первички. Однако изменения пока не приняты.

Подробности:

• Как оформлять и хранить первичку и регистры учета
• Какая ответственность предусмотрена за нарушение требований к учету

Базовый перечень обязательных документов установлен Приказом N 61н. При этом Приказ N 52н все еще не отменили, поэтому формы из него можно использовать и сейчас. Однако делать так рекомендуем, только если в Приказе N 61н нет аналогов.

Минфин продолжает пополнять альбом унифицированных форм. В этом году обязательными стали 5 новых документов. С 2026 года нужно будет применять еще 8, но можно это делать уже сейчас, отразив в учетной политике на 2025 год эти формы как досрочно применяемые.

Подробности:

• Какие электронные первичные документы и регистры бухгалтерского учета утверждены Приказом N 61н и как их заполнить
• Как скорректировать учетную политику, если принято решение о досрочном применении новых документов

Для перехода на ЭДО нужно сделать как минимум такие шаги:

• зафиксировать дату начала работы с ЭДО;
• скорректировать учетную политику (единую учетную политику), описав порядок формирования, заполнения и подписи электронных форм;
• назначить ответственных за подготовку и подписание ЭДО;
• установить сроки создания, подписания, утверждения и передачи электронных файлов;
• дополнить график документооборота;
• обеспечить сотрудников ЭП и дать доступ к системе централизованного бухучета;
• обновить справочники учетной программы;
• утвердить порядок списания кредиторской задолженности с забалансового счета 20;
• пересмотреть правила назначения материально ответственных лиц;
• проверить и при необходимости скорректировать положение о комиссии по поступлению и выбытию активов.

В графике на 2025 год надо заменить старые формы. Например, для инвентаризационной описи остатков на счетах учета денежных средств вместо формы 0504082 следует указать новую форму 0510464. При необходимости добавьте или измените документы, которые будете применять досрочно.

Напомним, что для графика документооборота нет утвержденного шаблона, поэтому форму нужно разработать самим.

Подробности:

• Как составить график документооборота в составе приложений к учетной политике
• Когда и как можно вносить изменения или дополнения в учетную политику

Минфин регулярно дает рекомендации по заполнению новых форм с подробными примерами и схемами бизнес-процессов к ним. Такие разъяснения были в ноябре, июле и апреле 2024 года, ноябре и августе 2023 года, декабре 2022 года.

В свою очередь Казначейство обновляет инструкцию по работе с первичными учетными документами и регистрами в системе "Электронный бюджет".

Подробности о том, как заполнить:

• ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)
• извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432)
• акт о консервации (расконсервации) объекта ОС (ф. 0510433)
• акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)
• акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)
• акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)
• решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета (ф. 0510437)
• решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)
• решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)
• решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)
• решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442)
• решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)
• решение о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446)
• изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)
• акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448)
• накладную на внутреннее перемещение нефинансовых активов (ф. 0510450)
• требование-накладную (ф. 0510451)
• акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452)
• извещение о трансферте, передаваемом с условием (ф. 0510453)
• акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме ТС) (ф. 0510454)
• акт о списании ТС (ф. 0510456)
• накладную на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458)
• акт о списании материальных запасов (ф. 0510460)
• акт о списании БСО (ф. 0510461)
• акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463)
• инвентаризационную опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0510464)
• инвентаризационную опись (сличительную ведомость) БСО и денежных документов (ф. 0510465)
• инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466)
• инвентаризационную опись наличных денежных средств (ф. 0510467)
• инвентаризационную опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468)
• инвентаризационную опись расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0510469)
• инвентаризационную опись ценных бумаг (ф. 0510470)
• инвентаризационную опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0510471)
• акт сверки расчетов (ф. 0510477)
• сведения о признании объектов права пользования нефинансовыми активами (ф. 0510478)
• заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521)
• акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)
• ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837)
• ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838)
• ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095)
• карточку учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)
• карточку капитальных вложений (ф. 0509211)
• журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213)
• карточку учета права пользования нефинансовым активом (ф. 0509214)
• инвентарную карточку учета нефинансовых активов (ф. 0509215)
• инвентарную карточку группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216)

Читать новости для бюджетных организаций можно на канале КонсультантПлюс в Telegram (переход по ссылке или по QR-коду ниже).