ЕФС-1: на какие важные моменты обратить внимание бухгалтеру и кадровику

Состав формы

Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и 2 разделов с подразделами. В них отражают сведения, например:

• о страхователе (титульный лист формы);
• о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы);
• о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы);
• о зарплате работников бюджетной сферы (подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы);
• об основаниях для отражения данных о периодах работы в условиях, которые дают право для досрочной пенсии (подраздел 2 раздела 1 формы);
• о застрахованных, за которых перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию (подраздел 3 раздела 1 формы);
• о взносах на травматизм (подразделы 2.1 и 2.2 раздела 2 формы);
• о результатах обязательных медосмотров и спецоценке (подраздел 2.3 раздела 2 формы).

Заполнять подраздел 1 раздела 1 надо при сдаче подразделов 1.1, 1.2, 1.3. Подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 заполняют все страхователи при подаче раздела 2. Подразделы 2.1.1 и 2.2 раздела 2 оформляют, только если есть показатели. Титульный лист входит в состав отчета всегда.

Перенос сведений из старых форм в новую

Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 станет аналогом СЗВ-ТД, а подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 – СЗВ-СТАЖ.

В подраздел 3 раздела 1 новой формы перенесли сведения из ДСВ-3.

Раздел 2 ЕФС-1 заменит 4-ФСС.

Сроки сдачи

ЕФС-1 с подразделом 1.2 подраздела 1 раздела 1 подают раз в год. Впервые это нужно сделать не позднее 25 января 2024 года за 2023 год.

Форму с разделом 2 представляют ежеквартально - не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 подраздела 1 раздела 1 надо сдать при приеме, увольнении, переводе и иных кадровых изменениях с 1 января 2023 года в такие сроки:

• при приеме на работу или увольнении - не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• при заключении и прекращении договора ГПХ - не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора;
• в случае иного кадрового мероприятия (перевод, переход на электронную трудовую книжку и т.п.) - не позднее 25-го числа следующего месяца.

ЕФС-1 с подразделом 1.3 подраздела 1 раздела 1 учреждения подают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

ПФР разъяснил, что последний раз СЗВ-М представляют за декабрь 2022 года не позднее 16 января. Чтобы определить форму (СЗВ-ТД или ЕФС-1), по которой надо сдать сведения (например, о переводе), ориентируются на дату приказа. Подробнее см. новость.

Нюансы заполнения формы для всех страхователей

В подразделе 1 раздела 1 в поле "Статус ЗЛ" надо указать статус зарегистрированного лица, например: ГРФ – граждане РФ, ПЖИГ – иностранцы или лица без гражданства, постоянно проживающие в России.

В подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 отражают сведения о трудовой деятельности. Они схожи с теми, что были в СЗВ-ТД. Отличие: теперь нужно отражать еще и сведения по договорам ГПХ.

В гр. 7 указывают причину увольнения и код. Последний берут из классификатора к порядку заполнения. Например, при увольнении по собственному желанию – п3ч1с77тк. Сейчас в СЗВ-ТД код не указывают. Если в гр. 7 поставили код "иное", то надо отразить норму нормативно-правового акта, по которому уволили работника. При прекращении договора ГПХ графу не заполняют.

В подразделе 1.2 подраздела 1 раздела 1 по сравнению с отчетом СЗВ-СТАЖ добавили графы, например:

• 5 – районный коэффициент;
• 11 – индивидуальный номер рабочего места;
• 12 – класс (подкласс) условий труда.

Убрали гр. 14 "Сведения об увольнении застрахованного лица/сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным".

Теперь в разделе отражают сведения только по отдельным категориям работников, например:

• по "вредникам";
• работникам с чернобыльскими льготами;
• государственным и муниципальным служащим;
• тем, кто находился в отпуске до 3 лет или без сохранения зарплаты.

В подразделе 2 раздела 1 указывают сведения по страхователю. Его подают вместе с подразделом 1.2 подраздела 1. Поле "Отчетный период" должно иметь значение, равное или больше "2023".

В подразделе 3 раздела 1 в таблице отражают те же показатели, что сейчас в отчете ДСВ-3.

В подразделе 2.1 раздела 2 вносят показатели, аналогичные показателям в табл. 1 отчета 4-ФСС. В новый отчет добавили гр. 4 "На начало отчетного периода".

В подразделе 2.1.1 подраздела 2.1, подразделах 2.2 и 2.3 раздела 2 указывают ту же информацию, что сейчас в таблицах 1.1, 2 и 4 отчета 4-ФСС.

Подраздел 2.1.1 заполняют:

• страхователи, которые выделили подразделения в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);
• страхователи - учреждения, часть деятельности которых финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников;
• страхователи - физлица, которые исчисляют взносы по нескольким основаниям.

Сейчас табл. 1.1 отчета 4-ФСС заполняют только страхователи с подразделениями, выделенными в СКЕ.

Форма 4-ФСС также включает табл. 3, но в ЕФC-1 аналогичного раздела нет.

Нюансы заполнения формы для организаций бюджетной сферы

В подразделе 1.3 подраздела 1 раздела 1 отражают информацию о зарплате и условиях работы. Его подают государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют некоторые виды деятельности. На основе этого подраздела станут мониторить систему оплаты труда в бюджетной сфере. Похожую форму учреждения сдавали единовременно за 2020 год.

Расскажем, как заполнять некоторые реквизиты и графы.

В поле "КТО организации" указывают код типа организации по перечню, например: музеи – 1.02, общеобразовательные организации – 3.1.2, больницы – 4.1.01.

Поле "Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)" заполняют только территориально обособленные подразделения.

В поле "OID организации" медорганизации указывают номер OID по федеральному регистру. Иные организации поле не заполняют. Номер OID медорганизации вносят и в гр. 4 "Наименование структурного подразделения; OID".

В гр. 1 "N п/п" номер присваивают строке, когда надо отразить несколько периодов работы застрахованного. Графы не заполняют, если работник выполнял работу только по договору ГПХ.

Из классификатора к порядку заполнения формы организации берут:

• код для гр. 5 "Код наименования должности (профессии)". Если подходящего значения в классификаторе нет, то вносят наиболее близкое обобщенное наименование;
• код для гр. 6 "Код категории персонала". Если должность имеет 2 и более кодов, то указывают код, который соответствует максимальному уровню разукрупнения;
• коды ученых и почетных званий для гр. 7 "Звание (степень)". Ученую степень работника обозначают "КН" или "ДН". Если у работника нет званий и ученых степеней, ставят "0";
• коды для гр. 12 "Профессиональная квалификационная группа" и гр. 13 "Квалификационный уровень". В графах ставят "0", если должности нет в профессиональных квалификационных группах. Если она есть в группе, но для нее нет квалификационного уровня, то "0" вносят только в гр. 13;
• код для гр. 14 "Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности". При отсутствии информации ставят "0";
• код для гр. 23 "Код выплаты".

В гр. 8 "Код" и 9 "Значение" медорганизации ставят код по таблице из порядка заполнения. Все иные организации указывают "0".

В гр. 10 "Вид" указывают "1", "2" или "3" в зависимости от вида договора. Сведения о начисленных выплатах заполняют несколькими строками, если в течение месяца вид договора или его существенные условия труда изменили.

В гр. 11 "Срок" указывают одно из значений:

• 1 - трудовой договор на неопределенный срок;
• 2 - срочный трудовой договор.

В гр. 15 "Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации" отражают значение от 1 до 3. Если у работника нет категории, то ставят "0".

Показатель гр. 17 "Система оплаты труда" принимает одно из значений:

• 1 – сдельная;
• 2 – повременная (работнику установили оклад, должностной оклад, месячную ставку);
• 3 – повременная (работнику установили часовую ставку);
• 4 – иная.

В гр. 21 "Код специальных часов работы" отражают один из кодов по таблице из порядка заполнения.

Размер выплаты в гр. 24 "Сумма" должен иметь значение с 2 знаками после запятой. В графе отражают фактические размеры выплат, начисленные работнику как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды. Корректируют данные в установленном порядке. В графе нельзя указывать отрицательные значения, которые произошли из-за неотражения или неполноты сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы зарплаты.

В подразделе 2.1.1 подраздела 2.1 раздела 2 строки "Основной ВЭД" учреждения заполняют по каждому виду финансирования. Для этого добавляют строки. В части деятельности, которую финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников, в гр. 5 учреждения указывают размер страхового тарифа для 01 класса профриска.

В остальном порядок заполнения схож с тем, что сейчас применяют для табл. 1.1 отчета 4-ФСС.