Заработали подзаконные акты о машиночитаемых доверенностях на подписание электронных документов

На уровне закона определили лишь основные требования к такой доверенности. Более подробные правила установили Минцифры и правительство. Рассмотрим некоторые аспекты.

Форма доверенности

Доверенность нужно создать в формате XML и заверить ее квалифицированной ЭП в формате XMLDSIG или в формате, который Минцифры утвердило в сентябре 2020 года.

В доверенности необходимо отразить, в частности:

• наименование документа;
• сведения о доверителе;
• информацию о представителе и его полномочия;
• дату оформления и номер доверенности;
• срок ее действия (при наличии).

Представление доверенности

По общему правилу доверенность нужно включить в пакет электронных документов, которые сотрудник заверил личной подписью. Но можно представить ее иным способом:

• через любую систему из перечня — если компания взаимодействует со всеми, кроме государственных и местных органов. Необходимо соглашение между оператором системы и компанией об однократной передаче документа;
• систему головного удостоверяющего центра или федерального органа исполнительной власти, органа государственного внебюджетного фонда — если компания взаимодействует с государственными или местными властями.

Хранение, использование и отмена доверенности

Документ следует хранить в одной из систем. После того как руководитель направит туда доверенность, оператор подтвердит поступление документа.

В рамках использования доверенности можно:

• получать ее в пакете с электронным документом или из системы хранения;
• принимать от оператора этой системы отчет о сроке действия доверенности на момент подписания электронного документа;
• проверять полномочия представителя, которые указали в доверенности;
• проверять квалифицированную ЭП доверителя.

Составить заявление об отмене доверенности можно в системе хранения или в другой системе. В последнем случае заявление надо передать в систему хранения.