Опубликовали ФСБУ о документах и документообороте в бухучете

Понятия и требования

Документами по ФСБУ считают "первичку" и регистры бухучета. Под документооборотом понимают их движение в организации с момента составления до завершения исполнения. Речь идет, например, об оформлении отчетности или помещении в архив.

К документам среди прочего предусмотрели такие требования:

• составлять их по общему правилу нужно на русском языке. Иначе документ нужно построчно перевести. Исключение — оформление документов на иностранном языке по законам или правилам страны, где ведут деятельность. В этом случае построчно перевести нужно регистр;
• денежные величины в регистрах должны быть в рублях. При этом неважно, в какой валюте был оформлен факт хозяйственной жизни и где ведут деятельность. Если стоимость объекта выражена в иностранной валюте, то в регистре нужно указывать и ее, и рубли;
• по общему правилу датой первичного документа считают дату, когда его подписали;
• один первичный документ можно оформить на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. По длящимся или повторяющимся фактам (проценты, амортизация, поставка в разные даты и др.) разрешено составлять "первичку" с периодичностью, т.е. за сутки, неделю, месяц и т.д.;
• помимо обязательных реквизитов в документы можно включить дополнительные.

Перечень тех, кто может подписывать документы, устанавливает руководитель. Эти лица обеспечивают, чтобы в подписанных ими документах правильно отражались объекты бухучета.

Первичный документ принимают к учету однократно.

Документооборот организует руководитель.

Виды документов

Документ можно составить в электронном виде и на бумаге. Обращаем внимание, что в стандарте нет требований к электронной подписи (ЭП). Если в законе не установили обязательный вид ЭП, то его может определить сама организация, в том числе по соглашению с контрагентами. Если составили электронный документ, должна быть возможность изготовить его бумажные копии.

Документ на бумаге исправляют таким зачеркиванием, чтобы неправильный текст или сумма читались. Кроме того, на документе нужно написать "Исправлено", проставить дату исправления и подписи ответственных лиц с должностями и Ф.И.О. Чтобы исправить электронный документ, можно составить новый.

Хранить документы можно только в том виде, в котором их составили. Отметим, Госдума рассматривает проект, которым планируют разрешить переводить бумажные документы в электронные для хранения.

Документы хранят в России. Это правило касается и размещения баз данных, где среди прочего собирают, систематизируют, копят сведения. Однако если иностранное законодательство требует хранить документы за рубежом, то такое хранение нужно обеспечить.

Чтобы получить доступ к документам, следует проинформировать главбуха или лицо, которое отвечает за ведение бухучета.