Хранение первички: проект о переводе бумажных документов в электронные прошел первое чтение

Что такое электронные и материальные дубликаты документов, конвертация

В Законе об информации планируют указать, что под электронным дубликатом понимают копию бумажного документа, представленную в электронной форме.

Материальный дубликат электронного документа создают в виде документа на материальном носителе, для воспроизведения которого не нужны техсредства.

Конвертация электронного документа — это изменение формата исходного документа с сохранением его структуры и содержания.

Создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов бухгалтерского учета

Право создавать электронные и материальные дубликаты, хранить электронные документы хотят дать обладателю или обладателям исходного документа (в зависимости от того, как он подписан: единолично или совместно). Создание дубликатов должно обеспечивать их равнозначность исходным документам и неизменность их юридической значимости в процессе хранения.

Документы предлагают признавать равнозначными, если дубликат создали указанные лица и одновременно выполняются условия:

• содержание и форму исходного документа сохранили в неизменном виде;
• дубликат документа подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или собственноручной подписью того или тех, кто его создал;
• электронный дубликат или УКЭП позволяют определить дату и время его создания либо дубликат содержит метку доверенного времени;
• выполнили требования к процедуре создания электронных и материальных дубликатов документов.

Конвертация первички, регистров бухучета, бухгалтерской и финансовой отчетности

Планируется, что конвертировать документы бухучета будут вправе тот или те, кто подписал исходный электронный документ (в зависимости от того, как он подписан: единолично или совместно). Конвертация должна обеспечить равнозначность конвертированных документов исходным. Документы предлагают признавать равнозначными, если их конвертировали указанные лица и одновременно выполняются условия:

• содержание и структуру исходного документа сохранили в неизменном виде;
• конвертированный документ подписали УКЭП лицо или лица, которые его создали;
• конвертированный документ или УКЭП позволяют определить дату, время конвертации, этот документ содержит метку доверенного времени и позволяет определить формат исходного электронного документа;
• УКЭП проверили и ее принадлежность подтвердили по Закону об электронной подписи;
• выполнили требования к процедуре конвертации электронных документов.

Сохранение юридической значимости электронных документов

Юридическую значимость электронного документа, завершенного делопроизводством, планируют признавать неизменной в течение срока хранения, если обеспечили:

• его неизменность, целостность, пригодность для использования, возможность передачи третьим лицам;
• автоматическую регистрацию действий с ним в течение срока хранения и сохранность информации о регистрации в течение срока хранения и трех лет после его окончания;
• его подписание УКЭП уполномоченного лица либо повторное подписание в случае, если истек срок действия сертификата ключа электронной подписи;
• подтверждение действительности УКЭП, которой первоначально подписан документ;
• возможность предоставить документ, подписанный УКЭП уполномоченного лица, третьим лицам в случаях, предусмотренных законом или договором;
• соблюдение требований к порядку хранения электронных документов.

Сроки хранения документов

В проекте предлагают установить срок хранения:

• для электронного дубликата. Он должен быть равен сроку хранения исходного документа на материальном носителе, не истекшему на дату создания дубликата;
• для конвертированного электронного документа. Он должен быть равен сроку хранения исходного электронного документа, не истекшему на дату конвертации;

Сроки хранения документов, по которым провели конвертацию или создали электронный или материальный дубликат, хотят сократить. Такие сроки составят:

• для первичных документов и регистров бухучета — 1 год с окончания года, в котором этот документ использовали последний раз для составления бухотчетности;
• для бухотчетности — 1 год с окончания отчетного периода, за который ее составили.

Внесение исправлений в электронный или материальный дубликат, конвертированный документ или регистр

Планируют установить обязанность исправлять электронный или материальный дубликат, конвертированный документ, если исправили исходную первичку.

Такое же правило хотят ввести и для регистров бухучета.

Когда могут заработать поправки

Если закон примут, он вступит в силу через 180 дней после опубликования.