Проект ФСБУ о документообороте в бухучете выставили на обсуждение

Рассмотрим основные положения стандарта.

Понятия и требования

Документами по ФСБУ считают "первичку" и регистры бухучета (п. 2 проекта). А документооборот - это их движение в организации с момента составления до завершения исполнения. Речь идет, например, об оформлении отчетности или помещении в архив.

К документам среди прочего предусмотрели такие требования:

• составлять их по общему правилу нужно на русском языке (п. п. 4 и 5 проекта). Иначе документ нужно построчно перевести. Исключение - оформление документов на иностранном языке по законам или правилам страны, где ведут деятельность. В этом случае построчно перевести нужно регистр;
• денежные величины в регистрах должны быть в рублях (п. 6 проекта). При этом неважно, в какой валюте был оформлен факт хозяйственной жизни и где ведут деятельность. Если стоимость объекта выражена в иностранной валюте, то в регистре нужно указывать и ее, и рубли;
• по общему правилу датой первичного документа считают дату, когда его подписали (п. 7 проекта);
• оформить один первичный документ можно на несколько связанных фактов хозяйственной жизни (п. 8 проекта). По длящимся или повторяющимся фактам (проценты, амортизация, поставка в разные даты и др.) можно составлять "первичку" с периодичностью, т.е. за сутки, неделю, месяц и т.д.;
• помимо обязательных реквизитов в документы можно включить и дополнительные (п. 11 проекта).

Перечень тех, кто может подписывать документы, устанавливает руководитель (п. 15 проекта). Эти лица обеспечивают, чтобы в подписанных ими документах правильно отражались объекты бухучета (п. 10 проекта).

Первичный документ принимают к учету однократно (п. 14 проекта).

Документооборот также организует руководитель (п. 27проекта).

Виды документов

Документ можно составить в электронном виде и на бумаге. Обращаем внимание, что в стандарте нет требований к ЭП документа (п. 16 проекта). Если в законе не установили обязательный вид ЭП, то его может определить сама организация в том числе по соглашению с контрагентами. Если составили электронный документ, должна быть возможность изготовить его бумажные копии (п. 13 проекта).

Документ на бумаге исправляют таким зачеркиванием, чтобы неправильный текст или сумма читались. Кроме того, на документе нужно написать "Исправлено", поставить дату исправления и подписи ответственных лиц с должностями и Ф.И.О. (п. 20 проекта). Чтобы исправить электронный документ, можно составить новый (п. 19 проекта).

Хранить документы нужно в том виде, в котором они составлены (п. 23 проекта). Причем делать это нужно на территории России (п. 24 проекта). Правило касается и размещения баз данных, где среди прочего собирают, систематизируют, копят сведения. Однако если иностранное законодательство требует хранить документы за рубежом, то такое хранение нужно обеспечить.

Чтобы получить доступ к документам, следует проинформировать главбуха или лицо, которое отвечает за ведение бухучета (п. 25 проекта).