Новые условия труда из-за коронавируса: как организовать работу персонала

Переведите на удаленную работу максимальное число сотрудников

Дни с 30 марта по 11 мая были нерабочими. С 12 мая единый период нерабочих дней завершился, но по решению региональных властей деятельность отдельных юрлиц и ИП все еще приостановлена. При этом за их работниками сохраняется зарплата.

Хотя сейчас многие регионы ослабляют режим (например, Москва), опасность, что сотрудник по пути на работу заразится коронавирусом, не исчезает.

В итоге переход на удаленный режим поможет не потерять деньги на сотрудниках, которые могут "выпасть" из рабочего процесса.

Определите, кто сможет работать из дома

Составьте перечень сотрудников, чья работа позволяет перейти им на дистанционный труд. Узнайте у IT-специалистов технические возможности организовать работу удаленно.

Рекомендуем заключить соглашение с каждым работником

Соглашение можно составить в произвольной форме. Можете использовать для этого шаблон. Главное — установить в соглашении, что работник теперь трудится дистанционно.

Желательно договориться с сотрудником о следующих нюансах:

• Срок перевода (отмены дистанционной работы). Сейчас из-за ситуации с коронавирусом определить точную дату окончания перевода сложно. Можете договориться с работником, что он трудится дистанционно, пока не отменят режим повышенной готовности в регионе или работодатель не издаст приказ об окончании периода дистанционной работы.
• Место работы. Скорее всего, сейчас в трудовом договоре местом работы указан адрес организации или обособленного подразделения. Это условие стоит изменить, ведь работник будет трудиться вне места нахождения работодателя.
• Чье оборудование использует работник. Укажите перечень оборудования, если его предоставляет работодатель.

Подготовьте локальные нормативные акты

Зафиксируйте в локальных актах порядок взаимодействия с работниками: нужны ли ежедневные отчеты руководству, как быстро сотрудник должен отвечать на письма, как обмениваться кадровыми документами (например, оформлять отпуск).

При необходимости внесите изменения в положения о коммерческой тайне, персональных данных.

Сделайте памятки по работе на дому

Это поможет сотрудникам не растеряться и быстро организовать рабочий процесс.

Используйте удобные режимы работы для тех, кто остался в офисе

Можете изменить режим рабочего времени персонала, чтобы не было скопления людей в одном помещении. Минтруд рекомендует использовать для этого гибкий режим работы. Он позволит определять время начала, окончания или общую продолжительность рабочего дня соглашением сторон.

Также можно:

• разделить рабочий день на части;
• ввести смены;
• установить неполное рабочее время, если из-за коронавируса снизился объем работ.

Для изменения режима работы заключите допсоглашение. Если сотрудник отказывается, то придется следовать процедуре ст. 74 ТК РФ, в том числе предупреждать работника об изменениях не позднее чем за два месяца.

Не отправляйте сотрудников в командировки

Отправить работника за рубеж сейчас, скорее всего, не получится. Пока для подобных поездок граница не открыта

Поездки в другие города России не запрещены, но их лучше ограничить, чтобы снизить риски заражения сотрудника. Следите за решениями региональных властей: они могли ввести дополнительные ограничения по передвижению внутри субъекта РФ и через его границы. Для этого можете использовать справочную информацию.

"Пересмотрите" график отпусков

Проверьте, у кого из сотрудников запланирован отпуск в ближайшее время. Предложите им отложить отдых. Перенести отпуск можно только с согласия работника. Оформить перенос поможет готовое решение.

Работников, которые сейчас находятся в отпуске, можете отозвать, но только с их согласия.

Того, кто отказался отложить отпуск, предупредите о рисках заболеть, если он проведет свободные дни вне дома.

Соблюдайте меры профилактики в офисе

Роспотребнадзор рассказал, как организовать профилактику коронавируса среди работников. Вот некоторые советы:

• измеряйте температуру работникам и отстраняйте тех, у кого она повышена;
• почаще проветривайте помещения;
• регулярно дезинфицируйте поверхности (особенно дверные ручки, выключатели, поручни, перила);
• организуйте доступ сотрудников к антисептикам;
• разместите в офисе советы по профилактике коронавируса.

Остальные рекомендации читайте в нашем обзоре.

При поступлении запроса от регионального управления Роспотребнадзора сразу предоставляйте информацию обо всех контактах заболевшего и дезинфицируйте помещения, в которых он находился.

Регионы могут установить обязательные меры профилактики. Так, в Москве организации и ИП должны нанести специальную разметку, чтобы граждане соблюдали дистанцию не менее 1,5 м. С 1 июня организации, открытые для посещения, должны обеспечить исследование не менее 10% сотрудников на наличие коронавируса. Делать это нужно в течение каждых 15 календарных дней.

Не торопитесь наказывать сотрудников, которые не вышли на работу

Работник не появляется в офисе — не спешите его увольнять за прогул. Выясните все обстоятельства отсутствия. Он может сейчас находиться на карантине, например, из-за того, что проживающий с ним человек заболел коронавирусом.

Если сотрудник без оснований самоизолировался, но появился на работе, как только понял свою ошибку, лучше не наказывать его строго, тем более увольнять. В случае спора суд может признать, что вы не учли тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.