Журналы кадрового учета
Подборка наиболее важных документов по запросу Журналы кадрового учета (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Апелляционное определение Челябинского областного суда от 22.04.2024 N 11-4400/2024 (УИД 74RS0005-01-2023-000142-95)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании среднего заработка; 2) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 3) О взыскании компенсации за задержку выплат; 4) О взыскании компенсации морального вреда; 5) О восстановлении на работе; 6) О признании незаконным увольнения в связи с сокращением.
Обстоятельства: Порядок увольнения истца не нарушен.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Отказано; 3) Удовлетворено в части; 4) Удовлетворено в части; 5) Отказано; 6) Отказано.
Процессуальные вопросы: О возмещении почтовых расходов - удовлетворено в части.Довод истца о том, что ей не были предложены имеющиеся вакансии, судебная коллегия находит необоснованным, поскольку под вакантной должностью следует понимать свободную должность, т.е. не занятую ни одним работником. Как следует из представленных доказательств, вакантные должности у работодателя отсутствовали, что подтверждается штатными расписаниями Общества, штатными расстановками ответчика; прием на работу новых работников в вышеуказанный период не осуществлялся. Должность, занятая работником, отсутствующим на работе (например, в связи с отпуском по уходу за ребенком), не является вакантной. В связи с этим работодатель не обязан предлагать увольняемым по сокращению штата работникам должности, занятые работниками, но временно отсутствующими на работе. То обстоятельство, что ответчик не может предоставить документы, подтверждающие увольнение работников не свидетельствует о том, что Общество ведет производственную деятельность и имеет в штате работников, поскольку как следует из материалов дела в Арбитражном суде Челябинской области рассматривается исковое заявление АО "Челябметрострой" к ФИО12 о возложении обязанности на бывшего руководителя общества передать документы и имущество, в частности документы по кадрам - трудовые договоры, приказы, журналы учета кадровых документов на сотрудников, личные карточки и др. Представителем ответчика в суде апелляционной инстанции указывалось, что работники в спорный период времени в Обществе отсутствовали, вакантных должностей, которые могли быть предложены А., не имелось, какая либо документация в Обществе отсутствует, производственная деятельность не велась по экономическим причинам, в результате чего Общество было признано банкротом.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании среднего заработка; 2) О взыскании оплаты за вынужденный прогул; 3) О взыскании компенсации за задержку выплат; 4) О взыскании компенсации морального вреда; 5) О восстановлении на работе; 6) О признании незаконным увольнения в связи с сокращением.
Обстоятельства: Порядок увольнения истца не нарушен.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Отказано; 3) Удовлетворено в части; 4) Удовлетворено в части; 5) Отказано; 6) Отказано.
Процессуальные вопросы: О возмещении почтовых расходов - удовлетворено в части.Довод истца о том, что ей не были предложены имеющиеся вакансии, судебная коллегия находит необоснованным, поскольку под вакантной должностью следует понимать свободную должность, т.е. не занятую ни одним работником. Как следует из представленных доказательств, вакантные должности у работодателя отсутствовали, что подтверждается штатными расписаниями Общества, штатными расстановками ответчика; прием на работу новых работников в вышеуказанный период не осуществлялся. Должность, занятая работником, отсутствующим на работе (например, в связи с отпуском по уходу за ребенком), не является вакантной. В связи с этим работодатель не обязан предлагать увольняемым по сокращению штата работникам должности, занятые работниками, но временно отсутствующими на работе. То обстоятельство, что ответчик не может предоставить документы, подтверждающие увольнение работников не свидетельствует о том, что Общество ведет производственную деятельность и имеет в штате работников, поскольку как следует из материалов дела в Арбитражном суде Челябинской области рассматривается исковое заявление АО "Челябметрострой" к ФИО12 о возложении обязанности на бывшего руководителя общества передать документы и имущество, в частности документы по кадрам - трудовые договоры, приказы, журналы учета кадровых документов на сотрудников, личные карточки и др. Представителем ответчика в суде апелляционной инстанции указывалось, что работники в спорный период времени в Обществе отсутствовали, вакантных должностей, которые могли быть предложены А., не имелось, какая либо документация в Обществе отсутствует, производственная деятельность не велась по экономическим причинам, в результате чего Общество было признано банкротом.
Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 19.09.2024 N 88-18321/2024 (УИД 43RS0003-01-2023-004192-78)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) Об изменении формулировки увольнения; 2) О признании незаконным увольнения по специальным основаниям.
Обстоятельства: Вывод суда апелляционной инстанции о том, что не исключена возможность утраты документов (спорных справок за 2020 г.) после их представления в отдел кадров, носит исключительно предположительный характер и не может быть положен в основу решения суда по существу спора.
Решение: Дело направлено на новое рассмотрение в суд первой инстанции.Судами учтено, что имеющиеся в личном деле Г.Р. справки о доходах, расходах, имуществе, обязательствах имущественного характера не подшиты, хранятся в отдельных файлах, из которых свободно вынимаются, что, по мнению судебных инстанций, не исключает возможность утраты документов после их предоставления в отдел кадров. При этом журналы учета сдачи и получения справок в ГУ МЧС России по Кировской области в рассматриваемый период не велись, факт предоставления справки и ее принятия сотрудником отдела кадров не фиксировался. Доказательств обратного не представлено.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) Об изменении формулировки увольнения; 2) О признании незаконным увольнения по специальным основаниям.
Обстоятельства: Вывод суда апелляционной инстанции о том, что не исключена возможность утраты документов (спорных справок за 2020 г.) после их представления в отдел кадров, носит исключительно предположительный характер и не может быть положен в основу решения суда по существу спора.
Решение: Дело направлено на новое рассмотрение в суд первой инстанции.Судами учтено, что имеющиеся в личном деле Г.Р. справки о доходах, расходах, имуществе, обязательствах имущественного характера не подшиты, хранятся в отдельных файлах, из которых свободно вынимаются, что, по мнению судебных инстанций, не исключает возможность утраты документов после их предоставления в отдел кадров. При этом журналы учета сдачи и получения справок в ГУ МЧС России по Кировской области в рассматриваемый период не велись, факт предоставления справки и ее принятия сотрудником отдела кадров не фиксировался. Доказательств обратного не представлено.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как оформить журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам
(КонсультантПлюс, 2026)Если у вас организован электронный кадровый документооборот (ЭКДО) и вы хотите вести журнал с учетом него, в частности, уточните ваш перечень документов, в отношении которых осуществляется ЭКДО. Для этого внесите изменения в локальный нормативный акт, которым такой перечень установлен (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). На практике в этом случае обычно оформляют приказ о внесении изменений в соответствующий документ. Форма приказа произвольная (нормативно установленной нет). В нем рекомендуем указать в том числе дату, с которой журнал ведется в электронной форме.
(КонсультантПлюс, 2026)Если у вас организован электронный кадровый документооборот (ЭКДО) и вы хотите вести журнал с учетом него, в частности, уточните ваш перечень документов, в отношении которых осуществляется ЭКДО. Для этого внесите изменения в локальный нормативный акт, которым такой перечень установлен (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). На практике в этом случае обычно оформляют приказ о внесении изменений в соответствующий документ. Форма приказа произвольная (нормативно установленной нет). В нем рекомендуем указать в том числе дату, с которой журнал ведется в электронной форме.
Типовая ситуация: Кадровое делопроизводство: основные правила и обязательные документы
(Издательство "Главная книга", 2026)Унифицированные формы приказов необязательны, но удобны, и бухгалтерские программы формируют их по умолчанию. Это приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении. Для учета издаваемых документов можете вести журнал регистрации кадровых приказов.
(Издательство "Главная книга", 2026)Унифицированные формы приказов необязательны, но удобны, и бухгалтерские программы формируют их по умолчанию. Это приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении. Для учета издаваемых документов можете вести журнал регистрации кадровых приказов.
Нормативные акты
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек подлежат строгому учету в специальных журналах учета данных документов, которые хранятся в отделе кадров.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек подлежат строгому учету в специальных журналах учета данных документов, которые хранятся в отделе кадров.
Приказ ФНС России от 14.12.2012 N ММВ-7-6/954@
"О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения сервиса, позволяющего формировать заявление о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в интерактивном режиме через сеть Интернет, в том числе при помощи мобильных устройств"4.2. В двухдневный срок с даты исполнения пункта 4.1 довести до управлений Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, Управления информатизации и Управления кадров информацию о профиле, обеспечивающем удаленный доступ к Журналу учета заявлений о регистрации индивидуальных предпринимателей, направленных в интерактивном режиме через сеть Интернет, в том числе при помощи мобильных устройств.
"О вводе в промышленную эксплуатацию программного обеспечения сервиса, позволяющего формировать заявление о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в интерактивном режиме через сеть Интернет, в том числе при помощи мобильных устройств"4.2. В двухдневный срок с даты исполнения пункта 4.1 довести до управлений Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, Управления информатизации и Управления кадров информацию о профиле, обеспечивающем удаленный доступ к Журналу учета заявлений о регистрации индивидуальных предпринимателей, направленных в интерактивном режиме через сеть Интернет, в том числе при помощи мобильных устройств.
Формы
Вопрос: Как составить справку для судебных приставов о зарплатной карте (зарплатном счете) работника-должника с указанием размера заработной платы?
(Консультация эксперта, 2026)Составлением таких справок, как правило, занимаются работники отдела кадров или бухгалтерии.
(Консультация эксперта, 2026)Составлением таких справок, как правило, занимаются работники отдела кадров или бухгалтерии.
Статья: Выдача трудовой книжки и СТД-Р при переходе работника в другую бизнес-единицу одной компании
(Руденко Е.Ю.)
("Кадровик-практик", 2023, N 8)После юридического расставания с работником оформляется его прием на работу в другую бизнес-единицу. На этом этапе он передает свою трудовую книжку (когда таковая ведется) кадровому специалисту обратно, о чем производится запись в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них.
(Руденко Е.Ю.)
("Кадровик-практик", 2023, N 8)После юридического расставания с работником оформляется его прием на работу в другую бизнес-единицу. На этом этапе он передает свою трудовую книжку (когда таковая ведется) кадровому специалисту обратно, о чем производится запись в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Готовое решение: Есть ли особенности расторжения трудового договора с работником отдела кадров (увольнения кадровика)
(КонсультантПлюс, 2026)Рекомендуем также организовать прием-передачу дел, за которые отвечает увольняющийся кадровик, провести при необходимости инвентаризацию трудовых книжек. Это позволит оценить текущее состояние дел, выявить, в частности, отсутствие каких-либо кадровых документов, нарушения в их оформлении, сверить фактическое наличие трудовых книжек и номера бланков с информацией в книгах (журналах, отчетах), которые оформляются для учета трудовых книжек (их бланков) с учетом п. п. 39 - 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
(КонсультантПлюс, 2026)Рекомендуем также организовать прием-передачу дел, за которые отвечает увольняющийся кадровик, провести при необходимости инвентаризацию трудовых книжек. Это позволит оценить текущее состояние дел, выявить, в частности, отсутствие каких-либо кадровых документов, нарушения в их оформлении, сверить фактическое наличие трудовых книжек и номера бланков с информацией в книгах (журналах, отчетах), которые оформляются для учета трудовых книжек (их бланков) с учетом п. п. 39 - 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Статья: Печати на документах
(Карпычева Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2023, N 9)Несмотря на то что печати стали не обязательны уже более 8 лет назад, мало организаций от них отказалось. Разбираем подробно, на каких документах и как ставить оттиск печати, какие виды печатей существуют, а также какие организации какие виды печатей имеют право использовать. Выясняем, может ли быть несколько основных печатей, как изготовить максимально защищенную печать, как навести порядок в использовании разных видов печатей в организации (основной, для договоров, для кадров и т.д.). Приводим образцы оформления приказов о вводе печати в оборот и выводе из него, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.
(Карпычева Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2023, N 9)Несмотря на то что печати стали не обязательны уже более 8 лет назад, мало организаций от них отказалось. Разбираем подробно, на каких документах и как ставить оттиск печати, какие виды печатей существуют, а также какие организации какие виды печатей имеют право использовать. Выясняем, может ли быть несколько основных печатей, как изготовить максимально защищенную печать, как навести порядок в использовании разных видов печатей в организации (основной, для договоров, для кадров и т.д.). Приводим образцы оформления приказов о вводе печати в оборот и выводе из него, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.
Вопрос: Как правильно оформить книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек?
(Консультация эксперта, 2026)При этом руководитель организации или предприниматель вправе делегировать часть своих полномочий, выдав доверенность или издав соответствующий приказ (п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Поэтому, по нашему мнению, если, например, на заместителя директора по кадрам надлежащим образом возложены полномочия по заверению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек, то он вправе заверить книгу (журнал) своей подписью.
(Консультация эксперта, 2026)При этом руководитель организации или предприниматель вправе делегировать часть своих полномочий, выдав доверенность или издав соответствующий приказ (п. 1 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Поэтому, по нашему мнению, если, например, на заместителя директора по кадрам надлежащим образом возложены полномочия по заверению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек, то он вправе заверить книгу (журнал) своей подписью.
Вопрос: Какие требования предъявляются к архивному хранению документов по личному составу?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Кировской обл., 2026)К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4), трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Кировской обл., 2026)К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4), трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы.
Статья: Переработка по инициативе работника при отсутствии приказов о привлечении к работе за пределами рабочего времени. Обязан ли работодатель доплачивать?
(Аржанникова Н.)
("Трудовое право", 2024, N 8)Как было выяснено судом, истцу была рассчитана заработная плата за фактически отработанные часы, что и не было опровергнуто истцом. Однако, начисление и выплата заработной платы за весь период работы истца осуществлялись без учета сверхурочной работы по той причине, что порядок отображения переработки был известен истцу, так как непосредственно истец в спорный период направляла данные по учету рабочего времени в кадровую службу для формирования сведений табеля, в которых данные о сверхурочной работе не отражались.
(Аржанникова Н.)
("Трудовое право", 2024, N 8)Как было выяснено судом, истцу была рассчитана заработная плата за фактически отработанные часы, что и не было опровергнуто истцом. Однако, начисление и выплата заработной платы за весь период работы истца осуществлялись без учета сверхурочной работы по той причине, что порядок отображения переработки был известен истцу, так как непосредственно истец в спорный период направляла данные по учету рабочего времени в кадровую службу для формирования сведений табеля, в которых данные о сверхурочной работе не отражались.
Вопрос: Правомерно ли хранить трудовые книжки работников не по адресу местонахождения организации?
(Консультация эксперта, 2026)В то же время существует позиция, что с учетом необходимости обеспечения трудовых прав работников в пользовании трудовой книжкой и соблюдения надлежащего порядка ведения книги (журнала) по учету трудовых книжек трудовые книжки работников могут быть переданы на хранение в другое место в рамках гражданско-правового договора ввиду отсутствия прямого запрета на это.
(Консультация эксперта, 2026)В то же время существует позиция, что с учетом необходимости обеспечения трудовых прав работников в пользовании трудовой книжкой и соблюдения надлежащего порядка ведения книги (журнала) по учету трудовых книжек трудовые книжки работников могут быть переданы на хранение в другое место в рамках гражданско-правового договора ввиду отсутствия прямого запрета на это.
Статья: Комментарий к Письму Федеральной службы по труду и занятости от 04.04.2023 N ПГ/05385-6-1 <Может ли директор передать полномочия по подписанию кадровых документов?>
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 10)Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. В силу п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учету движения трудовых книжек. Данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). Так как руководитель может передать свои полномочия по подписанию кадровых документов, то и для книг (журналов) учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек исключений нет.
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 10)Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. В силу п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учету движения трудовых книжек. Данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). Так как руководитель может передать свои полномочия по подписанию кадровых документов, то и для книг (журналов) учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек исключений нет.
Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы9. Журнал учета листков временной нетрудоспособности. Необязательный документ. Однако работодателю рекомендуется вести такой журнал. Он позволит работнику кадровой службы, например, при подписании табеля учета рабочего времени сверить указанные в нем данные. При совпадении периода нетрудоспособности с отпуском на основании журнала можно подсчитать количество дней, на которое отпуск работника должен быть продлен.