Закрытие номенклатуры дел
Подборка наиболее важных документов по запросу Закрытие номенклатуры дел (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Ошибки при составлении номенклатуры дел
(Андреева В.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 12)- неоформление в номенклатуре дел по окончании календарного года итоговой записи. Либо просто могут сильно затягивать с этим, потому что конкретной даты для данного действия в нормативных документах не установлено. Лучше "закрывать" номенклатуру дел прошедшего года в январе-феврале следующего, тогда при обнаружении нестыковок и утрат больше шансов найти концы и восстановить максимум возможного.
(Андреева В.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 12)- неоформление в номенклатуре дел по окончании календарного года итоговой записи. Либо просто могут сильно затягивать с этим, потому что конкретной даты для данного действия в нормативных документах не установлено. Лучше "закрывать" номенклатуру дел прошедшего года в январе-феврале следующего, тогда при обнаружении нестыковок и утрат больше шансов найти концы и восстановить максимум возможного.
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2025)Следовательно, при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя необходимо провести экспертизу ценности документации и отобрать документы, срок хранения которых истек, и уничтожить их. Законченные делопроизводством документы формируются в дела по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2025)Следовательно, при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя необходимо провести экспертизу ценности документации и отобрать документы, срок хранения которых истек, и уничтожить их. Законченные делопроизводством документы формируются в дела по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
Нормативные акты
Приказ Минюста России от 14.12.2022 N 394
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)96. При сложении полномочий по собственной инициативе либо в связи с достижением возраста 75 лет нотариус обязан ко дню прекращения полномочий подготовить сформированные в результате его деятельности номенклатурные дела к архивному хранению в порядке, предусмотренном Правилами, внести сведения в индивидуальную номенклатуру дел и итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса, электронную опись оконченных дел.
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)96. При сложении полномочий по собственной инициативе либо в связи с достижением возраста 75 лет нотариус обязан ко дню прекращения полномочий подготовить сформированные в результате его деятельности номенклатурные дела к архивному хранению в порядке, предусмотренном Правилами, внести сведения в индивидуальную номенклатуру дел и итоговую запись о категориях и количестве дел, находящихся в производстве нотариуса, электронную опись оконченных дел.
Приказ Минздравсоцразвития России от 10.12.2009 N 977
(ред. от 12.02.2014)
"Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики"Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы по организации мероприятий по обеспечению секретности проводимых закрытых работ, по секретному делопроизводству и охране коммерческой тайны; инструкции и положения по обеспечению защиты информации при автоматизированной обработке на электронно-вычислительной технике; схемы документооборота, порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; срок и порядок сдачи документов в архив; структуру организации; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила по охране окружающей среды; правила по охране труда и пожарной безопасности; правила внутреннего трудового распорядка.
(ред. от 12.02.2014)
"Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников организаций атомной энергетики"Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы по организации мероприятий по обеспечению секретности проводимых закрытых работ, по секретному делопроизводству и охране коммерческой тайны; инструкции и положения по обеспечению защиты информации при автоматизированной обработке на электронно-вычислительной технике; схемы документооборота, порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; срок и порядок сдачи документов в архив; структуру организации; основы экономики, организации производства, труда и управления; основы трудового законодательства; правила по охране окружающей среды; правила по охране труда и пожарной безопасности; правила внутреннего трудового распорядка.
Статья: Сколько хранить госконтракты и договоры, связанные с закупками
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2022, N 11)В Перечне УД 2019 г. теперь установлен один срок - 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта и прекращения обязательств по контракту. Но сразу сделаем оговорку, что указанный срок хранения изменен профильным законом с 01.01.2022: информация и документы, предусмотренные в Законе N 44-ФЗ о госконтрактах, теперь хранятся не менее 6 лет с момента начала закупки (ч. 15 ст. 4 Закона N 44-ФЗ), если заказчик подготовил их не в ЕИС <9> и/или не на электронной (специализированной) площадке и не размещал информацию и документы в них. Под началом закупки понимается размещение в ЕИС извещения о ее осуществлении (направление приглашений принять в ней участие), а в случае закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) - заключение контракта (п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона N 44-ФЗ). Поэтому, учитывая изменения, внесенные Законом N 44-ФЗ в сроки хранения договоров, следует скорректировать номенклатуры дел на 2022 год.
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2022, N 11)В Перечне УД 2019 г. теперь установлен один срок - 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта и прекращения обязательств по контракту. Но сразу сделаем оговорку, что указанный срок хранения изменен профильным законом с 01.01.2022: информация и документы, предусмотренные в Законе N 44-ФЗ о госконтрактах, теперь хранятся не менее 6 лет с момента начала закупки (ч. 15 ст. 4 Закона N 44-ФЗ), если заказчик подготовил их не в ЕИС <9> и/или не на электронной (специализированной) площадке и не размещал информацию и документы в них. Под началом закупки понимается размещение в ЕИС извещения о ее осуществлении (направление приглашений принять в ней участие), а в случае закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) - заключение контракта (п. 3 ч. 1 ст. 3 Закона N 44-ФЗ). Поэтому, учитывая изменения, внесенные Законом N 44-ФЗ в сроки хранения договоров, следует скорректировать номенклатуры дел на 2022 год.
Готовое решение: Как отделу кадров и бухгалтерии оформить документы при смене директора учреждения
(КонсультантПлюс, 2026)Приказ (распоряжение) подшейте в соответствующее дело по номенклатуре дел.
(КонсультантПлюс, 2026)Приказ (распоряжение) подшейте в соответствующее дело по номенклатуре дел.
Статья: Сроки хранения научно-технических и производственных договоров
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2023, N 3)Поэтому можно рекомендовать в статьях, которые не содержат уточнения, когда начинает исчисляться срок хранения договора, при составлении номенклатуры дел добавить примечание, которое будет указывать на начало срока хранения договора по аналогии со ст. 11 Перечня УД 2020 г. - это общая статья для всех договоров, не имеющих своих индивидуальных статей, т.е. здесь зафиксировано так называемое общее правило: срок хранения договора начинается после истечения срока действия договора и после прекращения обязательств по нему.
(Юсипова Е.)
("Юридический справочник руководителя", 2023, N 3)Поэтому можно рекомендовать в статьях, которые не содержат уточнения, когда начинает исчисляться срок хранения договора, при составлении номенклатуры дел добавить примечание, которое будет указывать на начало срока хранения договора по аналогии со ст. 11 Перечня УД 2020 г. - это общая статья для всех договоров, не имеющих своих индивидуальных статей, т.е. здесь зафиксировано так называемое общее правило: срок хранения договора начинается после истечения срока действия договора и после прекращения обязательств по нему.
Готовое решение: Как расторгнуть служебный контракт (уволить госслужащего)
(КонсультантПлюс, 2026)Подлинник приказа подшейте в дело согласно установленной в госоргане номенклатуре дел, а копию - в личное дело госслужащего (пп. "м" п. 16 Положения о персональных данных госслужащих, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609, п. 3.52 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71).
(КонсультантПлюс, 2026)Подлинник приказа подшейте в дело согласно установленной в госоргане номенклатуре дел, а копию - в личное дело госслужащего (пп. "м" п. 16 Положения о персональных данных госслужащих, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609, п. 3.52 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71).