Трудовая книжка за счет работодателя
Подборка наиболее важных документов по запросу Трудовая книжка за счет работодателя (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: 7 ответов на вопросы о трудовых книжках
(Свириденко О.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 1)Работник при приеме на работу принес трудовую книжку, где нет записи об увольнении с предыдущего места работы. Организация ликвидирована, в архив документы не сдавали. Достаточно ли будет выписки с лицевого счета?
(Свириденко О.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 1)Работник при приеме на работу принес трудовую книжку, где нет записи об увольнении с предыдущего места работы. Организация ликвидирована, в архив документы не сдавали. Достаточно ли будет выписки с лицевого счета?
Ситуация: В каких случаях прерывается трудовой стаж и как его восстановить?
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Кроме трудовой книжки в подтверждение периодов работы в зависимости от цели подтверждения принимаются, в частности, письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Запросить копии указанных документов можно у работодателя, в том числе бывшего, подав письменное заявление (для дистанционного работника также в форме электронного документа или в иной форме). В течение трех рабочих дней вам должны быть бесплатно выданы заверенные надлежащим образом копии документов (ч. 1 ст. 62, ст. 312.3 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015; п. 9 Правил, утв. Приказом Минтруда России от 09.09.2020 N 585н).
("Электронный журнал "Азбука права", 2026)Кроме трудовой книжки в подтверждение периодов работы в зависимости от цели подтверждения принимаются, в частности, письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Запросить копии указанных документов можно у работодателя, в том числе бывшего, подав письменное заявление (для дистанционного работника также в форме электронного документа или в иной форме). В течение трех рабочих дней вам должны быть бесплатно выданы заверенные надлежащим образом копии документов (ч. 1 ст. 62, ст. 312.3 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015; п. 9 Правил, утв. Приказом Минтруда России от 09.09.2020 N 585н).
Судебная практика
Апелляционное определение Омского областного суда от 18.10.2023 N 33-6358/2023 (УИД 55RS0017-01-2022-000694-08)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периодов работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Решением органа Пенсионного фонда РФ заявителю отказано в назначении досрочной страховой пенсии по старости в связи с осуществлением деятельности в тяжелых условиях труда ввиду отсутствия у заявителя требуемого стажа на соответствующих видах работ.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.При такой ситуации представленные истцом доказательства с достоверностью не свидетельствуют об обстоятельствах выполнения истцом работ в условиях Списка не менее 80 процентов рабочего времени, в связи с чем суд первой инстанции правомерно не принял указанные архивные справки, приказы, лицевые счета, трудовую книжку, регистрационные документы в отношении работодателей истца, а также иные представленные документы в качестве доказательств работы истца в тяжелых условиях труда в течение полного рабочего дня.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периодов работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Решением органа Пенсионного фонда РФ заявителю отказано в назначении досрочной страховой пенсии по старости в связи с осуществлением деятельности в тяжелых условиях труда ввиду отсутствия у заявителя требуемого стажа на соответствующих видах работ.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано.При такой ситуации представленные истцом доказательства с достоверностью не свидетельствуют об обстоятельствах выполнения истцом работ в условиях Списка не менее 80 процентов рабочего времени, в связи с чем суд первой инстанции правомерно не принял указанные архивные справки, приказы, лицевые счета, трудовую книжку, регистрационные документы в отношении работодателей истца, а также иные представленные документы в качестве доказательств работы истца в тяжелых условиях труда в течение полного рабочего дня.
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 66.1 "Сведения о трудовой деятельности" Трудового кодекса РФВместе с тем, судами верно указано, что внесение изменений в трудовую книжку в части изменения наименования должности истца, с указанием вместо "сторож-кочегар" должность "кочегар-сторож", само по себе не будет являться основанием для возложения на работодателя обязанности по внесению корректирующих сведений в лицевой счет истца, оплате страховых взносов по дополнительному тарифу либо по выдаче справке, уточняющей особых характер работы, поскольку указывают лишь на наименование должности истца, а не выполнение истцом работ, предусмотренных Списком N 2 от 26 января 1991 г. в течение полного рабочего дня."
Нормативные акты
Федеральный закон от 01.04.2019 N 48-ФЗ
"О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" и отдельные законодательные акты Российской Федерации""При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка. В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.";
"О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" и отдельные законодательные акты Российской Федерации""При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка. В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.";
Приказ Минтруда России от 09.09.2020 N 585н
(ред. от 30.01.2026)
"Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам"
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.09.2020 N 60040)При отсутствии трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, а также в случае, когда в трудовой книжке и (или) сведениях о трудовой деятельности содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
(ред. от 30.01.2026)
"Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам"
(Зарегистрировано в Минюсте России 25.09.2020 N 60040)При отсутствии трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, а также в случае, когда в трудовой книжке и (или) сведениях о трудовой деятельности содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действующим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
Готовое решение: Как рассчитать страховой стаж работника для оплаты больничного листа
(КонсультантПлюс, 2026)При этом рекомендуем учитывать позицию Минтруда России о подтверждении периодов работы по трудовому договору до 31 декабря 2019 г. работников, перешедших на электронную трудовую книжку. По мнению ведомства, для подтверждения страхового стажа за указанный период могут представляться трудовая книжка, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (Письмо Минтруда России от 30.09.2021 N 14-6/ООГ-9289).
(КонсультантПлюс, 2026)При этом рекомендуем учитывать позицию Минтруда России о подтверждении периодов работы по трудовому договору до 31 декабря 2019 г. работников, перешедших на электронную трудовую книжку. По мнению ведомства, для подтверждения страхового стажа за указанный период могут представляться трудовая книжка, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (Письмо Минтруда России от 30.09.2021 N 14-6/ООГ-9289).
Вопрос: Как отразить в бухгалтерском учете операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним?
(Консультация эксперта, 2026)Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним в условной оценке учитываются на забалансовом счете 006.
(Консультация эксперта, 2026)Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним в условной оценке учитываются на забалансовом счете 006.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете удержание с работника при увольнении суммы, выплаченной за неотработанные дни отпуска, если очередной оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год был предоставлен работнику авансом в декабре прошлого календарного года? Удержание производится из заработной платы работника на основании соответствующего приказа руководителя...
(Консультация эксперта, 2026)Работник может расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом. Указанный срок начинает течь на следующий день после того, как работодатель получил заявление работника об увольнении (п. 3 ч. 1 ст. 77, ч. 1 ст. 80 ТК РФ). В день прекращения трудового договора организация обязана произвести окончательный расчет с работником и выдать ему трудовую книжку (в случае ее ведения) или предоставить сведения о трудовой деятельности в организации по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда России от 10.11.2022 N 713н (ч. 3, 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Заметим, если работник выбрал ведение трудовой книжки, то при ее выдаче работодатель не обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (Письмо Минтруда России от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465). Подробнее о том, в каких случаях ведется трудовая книжка, см. Путеводитель по кадровым вопросам. Информацию о том, как заполнить и предоставить работнику сведения по форме СТД-Р, см. в Готовом решении.
(Консультация эксперта, 2026)Работник может расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом. Указанный срок начинает течь на следующий день после того, как работодатель получил заявление работника об увольнении (п. 3 ч. 1 ст. 77, ч. 1 ст. 80 ТК РФ). В день прекращения трудового договора организация обязана произвести окончательный расчет с работником и выдать ему трудовую книжку (в случае ее ведения) или предоставить сведения о трудовой деятельности в организации по форме СТД-Р, утвержденной Приказом Минтруда России от 10.11.2022 N 713н (ч. 3, 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Заметим, если работник выбрал ведение трудовой книжки, то при ее выдаче работодатель не обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (Письмо Минтруда России от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465). Подробнее о том, в каких случаях ведется трудовая книжка, см. Путеводитель по кадровым вопросам. Информацию о том, как заполнить и предоставить работнику сведения по форме СТД-Р, см. в Готовом решении.
Вопрос: Какие документы работодателю надо запросить при приеме на работу гражданина Киргизии?
(Консультация эксперта, 2026)трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые и с учетом ст. 283 ТК РФ;
(Консультация эксперта, 2026)трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые и с учетом ст. 283 ТК РФ;
"Заработная плата"
(26-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2026)Но в конечном счете разница будет только в дате увольнения, указанной в приказе и трудовой книжке работника. Поэтому решение данного вопроса должно быть принято по соглашению между работником и работодателем, который может либо пойти навстречу работнику, либо отказать в предоставлении данного отпуска как полностью, так и частично.
(26-е издание, переработанное и дополненное)
(Воробьева Е.В.)
("АйСи Групп", 2026)Но в конечном счете разница будет только в дате увольнения, указанной в приказе и трудовой книжке работника. Поэтому решение данного вопроса должно быть принято по соглашению между работником и работодателем, который может либо пойти навстречу работнику, либо отказать в предоставлении данного отпуска как полностью, так и частично.
Статья: Всегда ли работодателю нужно согласие на обработку персональных данных сотрудника
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2025, N 17)Обычно такие сведения работодатель видит из документов, предъявляемых сотрудником при устройстве на работу (например, это паспорт, диплом, трудовая книжка) или получаемых для работника самим работодателем (допустим, реквизит СНИЛС при его оформлении впервые или реквизиты банковского счета при оформлении зарплатной карты) <2>.
(Кокурина М.А.)
("Главная книга", 2025, N 17)Обычно такие сведения работодатель видит из документов, предъявляемых сотрудником при устройстве на работу (например, это паспорт, диплом, трудовая книжка) или получаемых для работника самим работодателем (допустим, реквизит СНИЛС при его оформлении впервые или реквизиты банковского счета при оформлении зарплатной карты) <2>.
"Комментарий к Федеральному закону от 12 января 1995 г. N 5-ФЗ "О ветеранах"
(постатейный)
(Корякин В.М.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Основным документом, подтверждающим продолжительность трудового стажа, является трудовая книжка работника, которая ведется работодателем в бумажном либо электронном виде. Продолжительность страхового стажа подтверждается данными индивидуального лицевого счета, который представляет собой электронный документ, содержащий предусмотренные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" сведения о зарегистрированном лице, хранящиеся в информационных ресурсах ПФР. Трудовой (страховой) стаж учитывается при принятии решения о присвоении звания "Ветеран труда" лицам, работающим по трудовому договору.
(постатейный)
(Корякин В.М.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Основным документом, подтверждающим продолжительность трудового стажа, является трудовая книжка работника, которая ведется работодателем в бумажном либо электронном виде. Продолжительность страхового стажа подтверждается данными индивидуального лицевого счета, который представляет собой электронный документ, содержащий предусмотренные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" сведения о зарегистрированном лице, хранящиеся в информационных ресурсах ПФР. Трудовой (страховой) стаж учитывается при принятии решения о присвоении звания "Ветеран труда" лицам, работающим по трудовому договору.
Вопрос: Как принять на работу студентов очной формы обучения?
(Консультация эксперта, 2026)Отметим, что на впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности, бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Если же работник выбрал бумажную трудовую книжку или не подал работодателю заявления о своем выборе, то трудовую книжку в бумажном виде необходимо вести наряду со сведениями о трудовой деятельности (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, ч. 2, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
(Консультация эксперта, 2026)Отметим, что на впервые поступивших на работу работников, а также тех, кто подал заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности, бумажные трудовые книжки не оформляются и не ведутся. Если же работник выбрал бумажную трудовую книжку или не подал работодателю заявления о своем выборе, то трудовую книжку в бумажном виде необходимо вести наряду со сведениями о трудовой деятельности (ст. ст. 66, 66.1 ТК РФ, ч. 2, 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Вопрос: Как посчитать трудовой стаж для назначения пенсии?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Данные о стаже в отношении периодов работы у работодателя, представляющего такие сведения, указываются на основании приказов и других документов организации, а в отношении периодов работы у других работодателей - на основании документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа (п. 12 Порядка). Такими документами могут быть трудовые книжки, а в случае их отсутствия или если в них отсутствует нужная информация или она неверна - письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты. Также в зависимости от периодов, включаемых в страховой стаж, необходимо представить иные документы (п. 11, разд. II - IV Правил N 1015).
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2026)Данные о стаже в отношении периодов работы у работодателя, представляющего такие сведения, указываются на основании приказов и других документов организации, а в отношении периодов работы у других работодателей - на основании документов, представленных застрахованным лицом для подтверждения трудового стажа (п. 12 Порядка). Такими документами могут быть трудовые книжки, а в случае их отсутствия или если в них отсутствует нужная информация или она неверна - письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты. Также в зависимости от периодов, включаемых в страховой стаж, необходимо представить иные документы (п. 11, разд. II - IV Правил N 1015).