Стандарт заверения копий документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Стандарт заверения копий документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Решение Балтийского флотского военного суда от 28.11.2024 N 7-11/2024 (УИД 39MS0024-01-2024-004801-44)
Категория спора: Привлечение к административной ответственности.
Требования: Об отмене постановления о привлечении к ответственности по ч. 1 ст. 12.26 КоАП РФ за невыполнение водителем требования о прохождении медицинского освидетельствования на состояние опьянения.
Решение: Отказано.Вопреки доводам жалобы, копии процессуальных документов, восстановленные в связи с утратой административного производства, являются надлежащими доказательствами по делу, заверены в установленном порядке, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, в связи с чем, по общему правилу, имеют силу подлинника, эквивалентны ему и оснований полагать о несоответствии изложенных в них сведений фактическим обстоятельствам не имеется. При этом Кодекс РФ об административных правонарушениях не содержит запрета на представление в дело надлежащим образом заверенных копий процессуальных документов, а указанное не противоречит требованиям статьи 26.2 КоАП РФ.
Категория спора: Привлечение к административной ответственности.
Требования: Об отмене постановления о привлечении к ответственности по ч. 1 ст. 12.26 КоАП РФ за невыполнение водителем требования о прохождении медицинского освидетельствования на состояние опьянения.
Решение: Отказано.Вопреки доводам жалобы, копии процессуальных документов, восстановленные в связи с утратой административного производства, являются надлежащими доказательствами по делу, заверены в установленном порядке, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст, в связи с чем, по общему правилу, имеют силу подлинника, эквивалентны ему и оснований полагать о несоответствии изложенных в них сведений фактическим обстоятельствам не имеется. При этом Кодекс РФ об административных правонарушениях не содержит запрета на представление в дело надлежащим образом заверенных копий процессуальных документов, а указанное не противоречит требованиям статьи 26.2 КоАП РФ.
Позиция ВС РФ: Копия доверенности представителя федерального органа исполнительной власти на обжалование судебного акта заверяется в соответствии с требованиями ГОСТов
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФПримечание. Вывод суда сделан на основании п. 5 ст. 185 ГК РФ в редакции, действовавшей до вступления в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ. В настоящее время нормы об удостоверении доверенности содержатся в ст. 185.1 ГК РФ. В обоснование позиции суд сослался на пп. 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", который утратил силу. В настоящее время аналогичная норма содержится в пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Суд также сослался на п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который утратил силу с 01.07.2018. В настоящее время норма о заверении копии документа содержится в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФПримечание. Вывод суда сделан на основании п. 5 ст. 185 ГК РФ в редакции, действовавшей до вступления в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ. В настоящее время нормы об удостоверении доверенности содержатся в ст. 185.1 ГК РФ. В обоснование позиции суд сослался на пп. 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", который утратил силу. В настоящее время аналогичная норма содержится в пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Суд также сослался на п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который утратил силу с 01.07.2018. В настоящее время норма о заверении копии документа содержится в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Оформляем копии и выписки из документов
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 3)Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 3)Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.
Статья: Правила хранения бухгалтерских документов ужесточили
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 10)Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен Стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования Стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 10)Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен Стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования Стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ
(ред. от 25.12.2023)
"О техническом регулировании"4. Для осуществления регистрации стандартов и сводов правил, указанных в пункте 3 настоящей статьи, в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов заинтересованное лицо представляет в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации заявление о регистрации соответствующего стандарта или свода правил с приложением копии такого документа и его надлежащим образом заверенного перевода на русский язык.
(ред. от 25.12.2023)
"О техническом регулировании"4. Для осуществления регистрации стандартов и сводов правил, указанных в пункте 3 настоящей статьи, в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов заинтересованное лицо представляет в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации заявление о регистрации соответствующего стандарта или свода правил с приложением копии такого документа и его надлежащим образом заверенного перевода на русский язык.
Постановление Правительства РФ от 20.06.2013 N 520
(ред. от 25.05.2016)
"Об утверждении Правил предоставления субсидий из федерального бюджета организациям и индивидуальным предпринимателям на возмещение затрат в связи с осуществлением ими деятельности по обращению с отходами, образовавшимися в результате утраты колесными транспортными средствами и шасси, в отношении которых уплачен утилизационный сбор, своих потребительских свойств, в том числе части этих затрат, связанных с созданием мощностей и инфраструктуры, которые необходимы для осуществления такой деятельности в рамках подпрограммы "Автомобильная промышленность" государственной программы Российской Федерации "Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности"а) нотариально заверенные копии учредительных документов организации (копия документа, удостоверяющего личность индивидуального предпринимателя);
(ред. от 25.05.2016)
"Об утверждении Правил предоставления субсидий из федерального бюджета организациям и индивидуальным предпринимателям на возмещение затрат в связи с осуществлением ими деятельности по обращению с отходами, образовавшимися в результате утраты колесными транспортными средствами и шасси, в отношении которых уплачен утилизационный сбор, своих потребительских свойств, в том числе части этих затрат, связанных с созданием мощностей и инфраструктуры, которые необходимы для осуществления такой деятельности в рамках подпрограммы "Автомобильная промышленность" государственной программы Российской Федерации "Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности"а) нотариально заверенные копии учредительных документов организации (копия документа, удостоверяющего личность индивидуального предпринимателя);
Статья: Оформление копий документов
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Для того чтобы копия имела такую же юридическую значимость, как подлинник, ее необходимо заверить, т.е. проставить на ней реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Состав таких реквизитов и порядок их оформления также определены ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". В нем указано, что: "отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа)". Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя или иного уполномоченного лица нельзя.
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Для того чтобы копия имела такую же юридическую значимость, как подлинник, ее необходимо заверить, т.е. проставить на ней реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Состав таких реквизитов и порядок их оформления также определены ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". В нем указано, что: "отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа)". Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя или иного уполномоченного лица нельзя.
Статья: Нюансы подачи документов в арбитражный суд
(Овчинников Д.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 4)Правила оформления отметки о заверении копии установлены в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Когда копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется:
(Овчинников Д.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 4)Правила оформления отметки о заверении копии установлены в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Когда копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется:
Вопрос: О документальном подтверждении расходов на приобретение и хранение ценных бумаг в целях определения налоговой базы по НДФЛ.
(Письмо Минфина России от 07.04.2023 N 03-04-05/31208)В случае представления надлежащим образом заверенных копий документов такие копии, по мнению Департамента, должны соответствовать положениям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст, и национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.
(Письмо Минфина России от 07.04.2023 N 03-04-05/31208)В случае представления надлежащим образом заверенных копий документов такие копии, по мнению Департамента, должны соответствовать положениям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст, и национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.
Статья: Надлежащее заверение копий документов
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)В соответствии с п. 86 ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025)В соответствии с п. 86 ГОСТ Р 7.0.8-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.
Статья: СМС-сообщения на мобильных устройствах в системе доказательств в гражданском судопроизводстве
(Плотников Д.А.)
("Арбитражный и гражданский процесс", 2022, N 10)СМС-переписка с мобильного устройства, как правило, представляется посредством приобщения скриншота такой переписки. Как правило, так называют снимок экрана, который демонстрирует то, что видел пользователь на мониторе в определенную дату и время. На первый взгляд порядок приобщения такого рода доказательства ГПК РФ не определен. Вместе с тем по своим характеристикам скриншот совпадает с таким понятием, как "копия документа". В данном случае, конечно, возникает вопрос: насколько верным представляется отождествление копии письменного документа и СМС-переписки? В связи с тем что СМС-сообщения вобрали в себя признаки как письменного, так и вещественного доказательства, имеются все основания для применения норм о представлении копии документов к скриншотам СМС-переписки. В этом случае необходимо применять правила ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, в соответствии с которой письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Вместе с тем в законодательстве отсутствует правовое регулирование заверения копии с электронных документов. В настоящее время порядок заверения копии документов применятся только в отношении традиционных письменных доказательств (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"). Следовательно, со стороны судов отсутствуют какие-либо правовые основания не принимать скриншоты в связи с нарушением порядка заверения.
(Плотников Д.А.)
("Арбитражный и гражданский процесс", 2022, N 10)СМС-переписка с мобильного устройства, как правило, представляется посредством приобщения скриншота такой переписки. Как правило, так называют снимок экрана, который демонстрирует то, что видел пользователь на мониторе в определенную дату и время. На первый взгляд порядок приобщения такого рода доказательства ГПК РФ не определен. Вместе с тем по своим характеристикам скриншот совпадает с таким понятием, как "копия документа". В данном случае, конечно, возникает вопрос: насколько верным представляется отождествление копии письменного документа и СМС-переписки? В связи с тем что СМС-сообщения вобрали в себя признаки как письменного, так и вещественного доказательства, имеются все основания для применения норм о представлении копии документов к скриншотам СМС-переписки. В этом случае необходимо применять правила ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, в соответствии с которой письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Вместе с тем в законодательстве отсутствует правовое регулирование заверения копии с электронных документов. В настоящее время порядок заверения копии документов применятся только в отношении традиционных письменных доказательств (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"). Следовательно, со стороны судов отсутствуют какие-либо правовые основания не принимать скриншоты в связи с нарушением порядка заверения.
"Комментарий к Федеральному закону от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле"
(постатейный)
(3-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)как предусмотрено в п. 5.26 национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" <301>, утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации" <302>, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа; отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа);
(постатейный)
(3-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)как предусмотрено в п. 5.26 национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" <301>, утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации" <302>, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа; отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа);
Энциклопедия спорных ситуаций по налогу на прибыль.
Можно ли подтвердить расходы копиями первичных документов, если оригиналы утрачены
(КонсультантПлюс, 2025)Суд установил, что налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Можно ли подтвердить расходы копиями первичных документов, если оригиналы утрачены
(КонсультантПлюс, 2025)Суд установил, что налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Вопрос: Обязательно ли переписка работника с работодателем должна быть заверена у нотариуса для предъявления ее работником или работодателем в суд при рассмотрении трудового спора?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп".
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2025)Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп".
Статья: Работник потерял свой экземпляр трудового договора. Как ему помочь?
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 10)Понятие заверенной копии документа дано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (п. 25):
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 10)Понятие заверенной копии документа дано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (п. 25):
Вопрос: Имеет ли право ООО заверить копии документов от сторонней организации по просьбе клиента, чтобы он мог представлять их третьим лицам?
(Консультация эксперта, 2024)Ответ: По общему правилу в организации могут быть заверены только копии тех документов, оригиналы которых находятся в организации. В случае если у организации имеется только копия документа, заверять ее нельзя.
(Консультация эксперта, 2024)Ответ: По общему правилу в организации могут быть заверены только копии тех документов, оригиналы которых находятся в организации. В случае если у организации имеется только копия документа, заверять ее нельзя.