Стандарт заверения копий документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Стандарт заверения копий документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиция ВС РФ: Копия доверенности представителя федерального органа исполнительной власти на обжалование судебного акта заверяется в соответствии с требованиями ГОСТов
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФПримечание. Вывод суда сделан на основании п. 5 ст. 185 ГК РФ в редакции, действовавшей до вступления в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ. В настоящее время нормы об удостоверении доверенности содержатся в ст. 185.1 ГК РФ. В обоснование позиции суд сослался на пп. 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", который утратил силу. В настоящее время аналогичная норма содержится в пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Суд также сослался на п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который утратил силу с 01.07.2018. В настоящее время норма о заверении копии документа содержится в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за первый квартал 2012 года
Применимые нормы: ст. 185.1 ГК РФ, ст. ст. 53, 54 ГПК РФПримечание. Вывод суда сделан на основании п. 5 ст. 185 ГК РФ в редакции, действовавшей до вступления в силу Федерального закона от 07.05.2013 N 100-ФЗ. В настоящее время нормы об удостоверении доверенности содержатся в ст. 185.1 ГК РФ. В обоснование позиции суд сослался на пп. 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", который утратил силу. В настоящее время аналогичная норма содержится в пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". Суд также сослался на п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который утратил силу с 01.07.2018. В настоящее время норма о заверении копии документа содержится в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 22.06.2023 N 88-17993/2023 по делу N 2-2702/2022 (УИД 50RS0048-01-2022-001848-72)
Категория спора: Кредит.
Требования займодавца: 1) О взыскании основного долга по кредитному договору; 2) О взыскании процентов за пользование кредитом.
Обстоятельства: Банк ссылается на ненадлежащее исполнение заемщиком обязательства по возврату суммы кредита и уплате процентов за пользование ею.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов по уплате государственной пошлины - удовлетворено.Доводы кассационной жалобы о наличии у кассатора сомнений в представленной истцом доверенности по причине отстранения от должности руководителя, ее выдавшего, на момент подачи иска, законом не предусмотрено представление интересов юридического лица по копии доверенности, о незаверении выписки из лицевого счета надлежащим образом, подлежат отклонению, поскольку по смыслу положений статьи 188 ГК РФ смена руководителя не прекращает действие надлежаще выданной доверенности за его подписью, в материалы дела истцом представлены надлежащим образом заверенные копии документов в соответствии с требованиями статьи 71 ГПК РФ, выданной на имя М. доверенности последнему предоставлены полномочия как по подписанию и подаче искового заявления, так и по заверению копий документов "Банк Русский Стандарт" (АО).
Категория спора: Кредит.
Требования займодавца: 1) О взыскании основного долга по кредитному договору; 2) О взыскании процентов за пользование кредитом.
Обстоятельства: Банк ссылается на ненадлежащее исполнение заемщиком обязательства по возврату суммы кредита и уплате процентов за пользование ею.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов по уплате государственной пошлины - удовлетворено.Доводы кассационной жалобы о наличии у кассатора сомнений в представленной истцом доверенности по причине отстранения от должности руководителя, ее выдавшего, на момент подачи иска, законом не предусмотрено представление интересов юридического лица по копии доверенности, о незаверении выписки из лицевого счета надлежащим образом, подлежат отклонению, поскольку по смыслу положений статьи 188 ГК РФ смена руководителя не прекращает действие надлежаще выданной доверенности за его подписью, в материалы дела истцом представлены надлежащим образом заверенные копии документов в соответствии с требованиями статьи 71 ГПК РФ, выданной на имя М. доверенности последнему предоставлены полномочия как по подписанию и подаче искового заявления, так и по заверению копий документов "Банк Русский Стандарт" (АО).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Оформляем копии и выписки из документов
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 3)Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 3)Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.
Статья: Правила хранения бухгалтерских документов ужесточили
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 10)Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен Стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования Стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 10)Общий порядок удостоверения бумажной копии подлинника документа, созданного в бумажной форме, установлен Стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 (реквизит 26) и действующими нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства, в которых требования Стандарта об оформлении отметки о заверении копии документа получили нормативное подтверждение.
Нормативные акты
Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ
(ред. от 25.12.2023)
"О техническом регулировании"4. Для осуществления регистрации стандартов и сводов правил, указанных в пункте 3 настоящей статьи, в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов заинтересованное лицо представляет в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации заявление о регистрации соответствующего стандарта или свода правил с приложением копии такого документа и его надлежащим образом заверенного перевода на русский язык.
(ред. от 25.12.2023)
"О техническом регулировании"4. Для осуществления регистрации стандартов и сводов правил, указанных в пункте 3 настоящей статьи, в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов заинтересованное лицо представляет в федеральный орган исполнительной власти в сфере стандартизации заявление о регистрации соответствующего стандарта или свода правил с приложением копии такого документа и его надлежащим образом заверенного перевода на русский язык.
Постановление Правительства РФ от 20.06.2013 N 520
(ред. от 25.05.2016)
"Об утверждении Правил предоставления субсидий из федерального бюджета организациям и индивидуальным предпринимателям на возмещение затрат в связи с осуществлением ими деятельности по обращению с отходами, образовавшимися в результате утраты колесными транспортными средствами и шасси, в отношении которых уплачен утилизационный сбор, своих потребительских свойств, в том числе части этих затрат, связанных с созданием мощностей и инфраструктуры, которые необходимы для осуществления такой деятельности в рамках подпрограммы "Автомобильная промышленность" государственной программы Российской Федерации "Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности"а) нотариально заверенные копии учредительных документов организации (копия документа, удостоверяющего личность индивидуального предпринимателя);
(ред. от 25.05.2016)
"Об утверждении Правил предоставления субсидий из федерального бюджета организациям и индивидуальным предпринимателям на возмещение затрат в связи с осуществлением ими деятельности по обращению с отходами, образовавшимися в результате утраты колесными транспортными средствами и шасси, в отношении которых уплачен утилизационный сбор, своих потребительских свойств, в том числе части этих затрат, связанных с созданием мощностей и инфраструктуры, которые необходимы для осуществления такой деятельности в рамках подпрограммы "Автомобильная промышленность" государственной программы Российской Федерации "Развитие промышленности и повышение ее конкурентоспособности"а) нотариально заверенные копии учредительных документов организации (копия документа, удостоверяющего личность индивидуального предпринимателя);
"Комментарий к Федеральному закону от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле"
(постатейный)
(3-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)как предусмотрено в п. 5.26 национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" <301>, утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации" <302>, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа; отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа);
(постатейный)
(3-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2024)как предусмотрено в п. 5.26 национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" <301>, утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации" <302>, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа; отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа);
Вопрос: Имеет ли право ООО заверить копии документов от сторонней организации по просьбе клиента, чтобы он мог представлять их третьим лицам?
(Консультация эксперта, 2024)Ответ: По общему правилу в организации могут быть заверены только копии тех документов, оригиналы которых находятся в организации. В случае если у организации имеется только копия документа, заверять ее нельзя.
(Консультация эксперта, 2024)Ответ: По общему правилу в организации могут быть заверены только копии тех документов, оригиналы которых находятся в организации. В случае если у организации имеется только копия документа, заверять ее нельзя.
Энциклопедия спорных ситуаций по налогу на прибыль.
Можно ли подтвердить расходы копиями первичных документов, если оригиналы утрачены
(КонсультантПлюс, 2025)Суд установил, что налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Можно ли подтвердить расходы копиями первичных документов, если оригиналы утрачены
(КонсультантПлюс, 2025)Суд установил, что налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Статья: Нюансы подачи документов в арбитражный суд
(Овчинников Д.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 4)Правила оформления отметки о заверении копии установлены в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Когда копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется:
(Овчинников Д.)
("Юридический справочник руководителя", 2025, N 4)Правила оформления отметки о заверении копии установлены в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). Когда копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется:
Статья: Оформление копий документов
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Для того чтобы копия имела такую же юридическую значимость, как подлинник, ее необходимо заверить, т.е. проставить на ней реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Состав таких реквизитов и порядок их оформления также определены ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". В нем указано, что: "отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа)". Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя или иного уполномоченного лица нельзя.
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Для того чтобы копия имела такую же юридическую значимость, как подлинник, ее необходимо заверить, т.е. проставить на ней реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Состав таких реквизитов и порядок их оформления также определены ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". В нем указано, что: "отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа)". Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя или иного уполномоченного лица нельзя.
Статья: СМС-сообщения на мобильных устройствах в системе доказательств в гражданском судопроизводстве
(Плотников Д.А.)
("Арбитражный и гражданский процесс", 2022, N 10)СМС-переписка с мобильного устройства, как правило, представляется посредством приобщения скриншота такой переписки. Как правило, так называют снимок экрана, который демонстрирует то, что видел пользователь на мониторе в определенную дату и время. На первый взгляд порядок приобщения такого рода доказательства ГПК РФ не определен. Вместе с тем по своим характеристикам скриншот совпадает с таким понятием, как "копия документа". В данном случае, конечно, возникает вопрос: насколько верным представляется отождествление копии письменного документа и СМС-переписки? В связи с тем что СМС-сообщения вобрали в себя признаки как письменного, так и вещественного доказательства, имеются все основания для применения норм о представлении копии документов к скриншотам СМС-переписки. В этом случае необходимо применять правила ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, в соответствии с которой письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Вместе с тем в законодательстве отсутствует правовое регулирование заверения копии с электронных документов. В настоящее время порядок заверения копии документов применятся только в отношении традиционных письменных доказательств (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"). Следовательно, со стороны судов отсутствуют какие-либо правовые основания не принимать скриншоты в связи с нарушением порядка заверения.
(Плотников Д.А.)
("Арбитражный и гражданский процесс", 2022, N 10)СМС-переписка с мобильного устройства, как правило, представляется посредством приобщения скриншота такой переписки. Как правило, так называют снимок экрана, который демонстрирует то, что видел пользователь на мониторе в определенную дату и время. На первый взгляд порядок приобщения такого рода доказательства ГПК РФ не определен. Вместе с тем по своим характеристикам скриншот совпадает с таким понятием, как "копия документа". В данном случае, конечно, возникает вопрос: насколько верным представляется отождествление копии письменного документа и СМС-переписки? В связи с тем что СМС-сообщения вобрали в себя признаки как письменного, так и вещественного доказательства, имеются все основания для применения норм о представлении копии документов к скриншотам СМС-переписки. В этом случае необходимо применять правила ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, в соответствии с которой письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Вместе с тем в законодательстве отсутствует правовое регулирование заверения копии с электронных документов. В настоящее время порядок заверения копии документов применятся только в отношении традиционных письменных доказательств (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"). Следовательно, со стороны судов отсутствуют какие-либо правовые основания не принимать скриншоты в связи с нарушением порядка заверения.
Статья: Работник потерял свой экземпляр трудового договора. Как ему помочь?
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 10)Понятие заверенной копии документа дано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (п. 25):
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 10)Понятие заверенной копии документа дано в ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (п. 25):
Статья: Доказательная оценка как математическое моделирование. Модели стоимости и многомодельное мышление
(Кузнецов Д.Д., Старовойтов И.С.)
("Имущественные отношения в Российской Федерации", 2025, NN 6, 7)В пункте 12 Федерального стандарта оценки "Процесс оценки (ФСО III)" предусматривается проведение оценщиком анализа исходной информации на предмет ее достоверности, надежности, достаточности и существенности. Также в этом Стандарте предусматривается подтверждение ее достоверности посредством включения в отчет заверенных копий документов, однако этого недостаточно для содержательного подтверждения достоверности информации. Это бюрократический подход. На основе формальной логики можно привести несколько качественных критериев достоверности информации. Качество информации повышается, если в ходе ее сбора и использования реализуется следующее:
(Кузнецов Д.Д., Старовойтов И.С.)
("Имущественные отношения в Российской Федерации", 2025, NN 6, 7)В пункте 12 Федерального стандарта оценки "Процесс оценки (ФСО III)" предусматривается проведение оценщиком анализа исходной информации на предмет ее достоверности, надежности, достаточности и существенности. Также в этом Стандарте предусматривается подтверждение ее достоверности посредством включения в отчет заверенных копий документов, однако этого недостаточно для содержательного подтверждения достоверности информации. Это бюрократический подход. На основе формальной логики можно привести несколько качественных критериев достоверности информации. Качество информации повышается, если в ходе ее сбора и использования реализуется следующее:
Ситуация: Как получить гранты на обучение за рубежом?
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)Стандартный комплект документов включает:
("Электронный журнал "Азбука права", 2025)Стандартный комплект документов включает:
Вопрос: О документальном подтверждении расходов на приобретение и хранение ценных бумаг в целях определения налоговой базы по НДФЛ.
(Письмо Минфина России от 07.04.2023 N 03-04-05/31208)В случае представления надлежащим образом заверенных копий документов такие копии, по мнению Департамента, должны соответствовать положениям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст, и национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.
(Письмо Минфина России от 07.04.2023 N 03-04-05/31208)В случае представления надлежащим образом заверенных копий документов такие копии, по мнению Департамента, должны соответствовать положениям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст, и национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.