Сроки хранения наблюдательных дел страхователей
Подборка наиболее важных документов по запросу Сроки хранения наблюдательных дел страхователей (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
(КонсультантПлюс, 2025)2.1. Как определить сроки хранения документов, включаемых в номенклатуру дел организации
(КонсультантПлюс, 2025)2.1. Как определить сроки хранения документов, включаемых в номенклатуру дел организации
Типовая ситуация: Номенклатура дел: бухгалтерия и кадры
(Издательство "Главная книга", 2025)срок хранения дела определяйте по сроку хранения содержащихся в нем документов. Можно указать его в годах (4 года, 5 лет и т.д.) или поставить дату, до которой надо хранить дело. Срок хранения отсчитывают с 1 января следующего года. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках
(Издательство "Главная книга", 2025)срок хранения дела определяйте по сроку хранения содержащихся в нем документов. Можно указать его в годах (4 года, 5 лет и т.д.) или поставить дату, до которой надо хранить дело. Срок хранения отсчитывают с 1 января следующего года. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках
Нормативные акты
Проект Федерального закона
"О внесении изменений в Федеральный закон "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"
(подготовлен Минтрудом России, ID проекта 02/04/12-15/00044479)
(не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 29.12.2015)4. Введение понятия "наблюдательное (учетное) дело плательщика" и сроки хранения документов
"О внесении изменений в Федеральный закон "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"
(подготовлен Минтрудом России, ID проекта 02/04/12-15/00044479)
(не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 29.12.2015)4. Введение понятия "наблюдательное (учетное) дело плательщика" и сроки хранения документов
Вопрос: Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Номенклатура дел включается в системы электронного документооборота (далее - СЭД) и в СХЭД (системы хранения электронных документов) в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных (п. 10 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
(Консультация эксперта, 2025)Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Номенклатура дел включается в системы электронного документооборота (далее - СЭД) и в СХЭД (системы хранения электронных документов) в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных (п. 10 Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
Статья: Новые Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления
(Кукарина Ю.М.)
("Делопроизводство", 2020, N 2)Сроки и порядок передачи дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не изменился по сравнению с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Однако в новых Правилах делопроизводства более подробно определен порядок подготовки электронных документов, отобранных для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления, который включает выполнение следующих основных процедур: "преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате; формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений; формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1; формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа; миграцию электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам; проверку воспроизводимости электронных документов; проверку электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ; формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу)" <16>.
(Кукарина Ю.М.)
("Делопроизводство", 2020, N 2)Сроки и порядок передачи дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не изменился по сравнению с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Однако в новых Правилах делопроизводства более подробно определен порядок подготовки электронных документов, отобранных для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления, который включает выполнение следующих основных процедур: "преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате; формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений; формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1; формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа; миграцию электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам; проверку воспроизводимости электронных документов; проверку электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ; формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу)" <16>.
Статья: Фальсификация единых государственных реестров (статья 285.3 УК): вопросы квалификации
(Яни П.С.)
("Законность", 2021, N 8)Оговорка в уголовном законе относительно такой характеристики уничтожаемых либо искажаемых путем подделки документов, как предусмотренное законодательством обязательное хранение этих документов, заставляет предполагать гипотетическую возможность совершения названных в ст. 285.3 УК действий и в отношении документов, хранение которых необязательно, тогда как эти документы все же удостоверяют обстоятельства, на основании которых в реестр были внесены записи или изменения. Предположить такое сочетание сложно. Тем не менее при определении предмета преступного посягательства необходимо исходить из порядка хранения указанных документов, который закреплен в актах органов исполнительной власти, в частности Порядке ведения, порядке и сроках хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость (утв. Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 23 декабря 2015 г. N П/666), Положении о едином государственном реестре объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации (утв. Приказом Минкультуры России от 3 октября 2011 г. N 954) и др.
(Яни П.С.)
("Законность", 2021, N 8)Оговорка в уголовном законе относительно такой характеристики уничтожаемых либо искажаемых путем подделки документов, как предусмотренное законодательством обязательное хранение этих документов, заставляет предполагать гипотетическую возможность совершения названных в ст. 285.3 УК действий и в отношении документов, хранение которых необязательно, тогда как эти документы все же удостоверяют обстоятельства, на основании которых в реестр были внесены записи или изменения. Предположить такое сочетание сложно. Тем не менее при определении предмета преступного посягательства необходимо исходить из порядка хранения указанных документов, который закреплен в актах органов исполнительной власти, в частности Порядке ведения, порядке и сроках хранения реестровых дел и книг учета документов при государственном кадастровом учете, государственной регистрации прав на недвижимость (утв. Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 23 декабря 2015 г. N П/666), Положении о едином государственном реестре объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации (утв. Приказом Минкультуры России от 3 октября 2011 г. N 954) и др.
Статья: Электронный архив суда
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)В то же время наиболее сложной, с учетом особенностей судебного делопроизводства, является проведение экспертизы ценности документов. Уже в рамках СЭД (п. 3.33 Типовых правил) должны быть реализованы служебные операции, связанные с созданием и хранением описей дел структурных подразделений, актов о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат дальнейшему хранения, а также в связи подготовкой к хранению в СХЭД. Именно в рамках СЭД, по правилам Росархива, должно осуществляться формирование контейнера электронного документа, файла электронной подписи и визуализированной копии текстового документа архивного формата PDF/A. Сама же процедура включения электронных документов в СХЭД, согласно п. 4.7 Типовых правил, должна осуществляться при создании архивной учетной формы (АУФ). Обязательные справочники в системе АУФ позволяют обеспечивать эффективное электронное взаимодействие - номенклатуры дел, перечней (реестров) документов, с указанием сроков хранения, описей дел и их реестров, а также списка фондов (как правило, суды как источники комплектования имеют один архивный фонд, действующий за определенным государственным номером). В свою очередь, уже после организации хранения архивных документов в рамках СХЭД, обеспечивается конвертирование и/или миграция электронных архивных документов, с сопутствующими метаданными в целях реализации основой цели архивного хранения - обеспечения сохранности и возможности дальнейшего использования в течение имеющихся сроков хранения. Операционный характер деятельности работников аппарата суда в функционировании электронного архива должен проявляться в своевременном принятии решений на основе получения информации из системы о возникновении тех или иных параметров, новых условий в рамках СХЭД. Например, таким событием для ответственного должностного лица должно быть автоматически сгенерированное уведомление об истечении хранения электронных дел, документов. В электронном архиве все традиционные архивные функции должны реализовываться посредством информационных автоматизированных систем, которые применяются в суде. Таким образом, отождествлять результаты деятельности участка сканирования документов и с электронным архивом суда неверно.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2024, N 1)В то же время наиболее сложной, с учетом особенностей судебного делопроизводства, является проведение экспертизы ценности документов. Уже в рамках СЭД (п. 3.33 Типовых правил) должны быть реализованы служебные операции, связанные с созданием и хранением описей дел структурных подразделений, актов о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат дальнейшему хранения, а также в связи подготовкой к хранению в СХЭД. Именно в рамках СЭД, по правилам Росархива, должно осуществляться формирование контейнера электронного документа, файла электронной подписи и визуализированной копии текстового документа архивного формата PDF/A. Сама же процедура включения электронных документов в СХЭД, согласно п. 4.7 Типовых правил, должна осуществляться при создании архивной учетной формы (АУФ). Обязательные справочники в системе АУФ позволяют обеспечивать эффективное электронное взаимодействие - номенклатуры дел, перечней (реестров) документов, с указанием сроков хранения, описей дел и их реестров, а также списка фондов (как правило, суды как источники комплектования имеют один архивный фонд, действующий за определенным государственным номером). В свою очередь, уже после организации хранения архивных документов в рамках СХЭД, обеспечивается конвертирование и/или миграция электронных архивных документов, с сопутствующими метаданными в целях реализации основой цели архивного хранения - обеспечения сохранности и возможности дальнейшего использования в течение имеющихся сроков хранения. Операционный характер деятельности работников аппарата суда в функционировании электронного архива должен проявляться в своевременном принятии решений на основе получения информации из системы о возникновении тех или иных параметров, новых условий в рамках СХЭД. Например, таким событием для ответственного должностного лица должно быть автоматически сгенерированное уведомление об истечении хранения электронных дел, документов. В электронном архиве все традиционные архивные функции должны реализовываться посредством информационных автоматизированных систем, которые применяются в суде. Таким образом, отождествлять результаты деятельности участка сканирования документов и с электронным архивом суда неверно.
Статья: Трехмерный кадастр недвижимости: риски, связанные с цифровыми инновациями
(Болдырев В.А., Сварчевский К.Г., Клепалова Ю.И.)
("Вестник Санкт-Петербургского государственного университета. Право", 2024, N 1)<10> Постановление Правительства РФ от 10.02.2022 N 146 "Об утверждении Положения о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых в том числе до 01.01.2017 кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов)".
(Болдырев В.А., Сварчевский К.Г., Клепалова Ю.И.)
("Вестник Санкт-Петербургского государственного университета. Право", 2024, N 1)<10> Постановление Правительства РФ от 10.02.2022 N 146 "Об утверждении Положения о ведении и сроках хранения реестровых дел (открытых в том числе до 01.01.2017 кадастровых дел, дел правоустанавливающих документов), ведение которых осуществлялось на бумажном носителе до перевода хранящихся в них заявлений и иных документов в форму электронных документов (электронных образов документов)".
Статья: Электронные документы в номенклатуре дел
(Афанасьева Л.П., Муравьева Н.А.)
("Делопроизводство", 2020, N 1)Предшественниками номенклатуры дел были расписки о передаче дел в архивы, записные и расписочные книги канцелярий коллегий в XVIII веке, ведомости по ревизии дел министерств и списки совершенно оконченных дел в XIX веке, классификаторы документов и систематические таблицы научной и деловой документации 1930-х годов, когда в номенклатурах стали указываться сроки хранения дел на основе ведомственных, а затем и типовых перечней. В 1940 - 50 гг. появились типовые и примерные номенклатуры дел как нормативно-методические пособия по экспертизе для однородных учреждений. Но сохраняет ли номенклатура дел свое значение на современном этапе, в условиях, когда жизненный цикл документа неотделим от системы электронного документооборота (СЭД)?
(Афанасьева Л.П., Муравьева Н.А.)
("Делопроизводство", 2020, N 1)Предшественниками номенклатуры дел были расписки о передаче дел в архивы, записные и расписочные книги канцелярий коллегий в XVIII веке, ведомости по ревизии дел министерств и списки совершенно оконченных дел в XIX веке, классификаторы документов и систематические таблицы научной и деловой документации 1930-х годов, когда в номенклатурах стали указываться сроки хранения дел на основе ведомственных, а затем и типовых перечней. В 1940 - 50 гг. появились типовые и примерные номенклатуры дел как нормативно-методические пособия по экспертизе для однородных учреждений. Но сохраняет ли номенклатура дел свое значение на современном этапе, в условиях, когда жизненный цикл документа неотделим от системы электронного документооборота (СЭД)?
Готовое решение: Как уволить работников при реорганизации организации
(КонсультантПлюс, 2025)Напомним, что передавать личные дела уволенных работников в архив нужно не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Срок их хранения - 50 лет, а если увольнение было оформлено до 01.01.2003 - тогда 75 лет. Срок исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором личное дело было закончено делопроизводством, то есть в котором работник был уволен. Потом можно отобрать их на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. п. 12, 47 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
(КонсультантПлюс, 2025)Напомним, что передавать личные дела уволенных работников в архив нужно не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Срок их хранения - 50 лет, а если увольнение было оформлено до 01.01.2003 - тогда 75 лет. Срок исчисляется с 1 января, следующего за годом, в котором личное дело было закончено делопроизводством, то есть в котором работник был уволен. Потом можно отобрать их на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, п. п. 12, 47 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, п. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.
"Комментарий к Федеральному закону от 13.07.2015 N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)8. В обязанности Росреестра как органа нормативно-правового регулирования согласно ч. 8 комментируемой статьи входит установление Порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в соответствии с настоящим Федеральным законом, но не полученных ими. Такой Порядок был установлен Приказом Росреестра от 28.06.2022 N П/0254 "Об утверждении порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимость, но не полученных ими".
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)8. В обязанности Росреестра как органа нормативно-правового регулирования согласно ч. 8 комментируемой статьи входит установление Порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в соответствии с настоящим Федеральным законом, но не полученных ими. Такой Порядок был установлен Приказом Росреестра от 28.06.2022 N П/0254 "Об утверждении порядка ведения, порядка и сроков хранения реестровых дел, книг учета документов, а также документов, подлежащих выдаче заявителям после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимость, но не полученных ими".