Создание номенклатуры дел
Подборка наиболее важных документов по запросу Создание номенклатуры дел (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Какие правила предусмотрены для формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов
(КонсультантПлюс, 2025)Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025). На ее основе формируются дела и составляются описи дел, документов, описи электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Она нужна также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. 10 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77).
(КонсультантПлюс, 2025)Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025). На ее основе формируются дела и составляются описи дел, документов, описи электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Она нужна также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. 10 Правил хранения документов, утв. Приказом N 77).
Статья: Как группировать приказы в дела?
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 3)Номенклатура дел - это "систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения" (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 3)Номенклатура дел - это "систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения" (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).
Нормативные акты
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архив суда.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архив суда.
Приказ Минюста России от 14.12.2022 N 394
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)1. Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила) регулируют документирование и документооборот со дня создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)1. Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила) регулируют документирование и документооборот со дня создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Вопрос: Каков порядок утверждения номенклатуры дел в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Номенклатура дел - это документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 106 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст, далее - ГОСТ Р 7.0.8-2025).
(Консультация эксперта, 2025)Номенклатура дел - это документ, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 106 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2025, утв. Приказом Росстандарта от 28.01.2025 N 30-ст, далее - ГОСТ Р 7.0.8-2025).
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Следовательно, при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя необходимо провести экспертизу ценности документации и отобрать документы, срок хранения которых истек, и уничтожить их. Законченные делопроизводством документы формируются в дела по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Следовательно, при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя необходимо провести экспертизу ценности документации и отобрать документы, срок хранения которых истек, и уничтожить их. Законченные делопроизводством документы формируются в дела по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
Статья: Концепция электронного правосудия и новое понимание документационного обеспечения судопроизводства
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 1)В настоящее время в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах находит свое применение Приказ Судебного департамента от 26 ноября 2015 г. N 362 "Об утверждении Перечня основных понятий и терминов, применяемых в нормативных правовых актах Судебного департамента, регламентирующих использование информационно-телекоммуникационных технологий в деятельности судов, управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и учреждениях Судебного департамента". Рассматриваемый Приказ имеет существенное значение для становления электронного документооборота, но требует современной корректировки. К примеру, термин "документ" в Приказе раскрывается в объеме понятия "информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу", а наряд понимается как "предусмотренная номенклатурой дел совокупность документов, содержащая информацию по конкретному направлению деятельности этого суда" <3>. Отсутствие уточнений о видах "материальных носителей" в первом случае, а во втором неопределенность способа формирования наряда в качестве "совокупности" и неоднозначность понимания словосочетания "конкретное направление деятельности" <4> создают основы для дальнейшего совершенствования терминологии. Кроме этого, в условиях электронного документооборота формирование некоторой части нарядов на бумажных носителях окажется не востребованным практикой.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 1)В настоящее время в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах находит свое применение Приказ Судебного департамента от 26 ноября 2015 г. N 362 "Об утверждении Перечня основных понятий и терминов, применяемых в нормативных правовых актах Судебного департамента, регламентирующих использование информационно-телекоммуникационных технологий в деятельности судов, управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и учреждениях Судебного департамента". Рассматриваемый Приказ имеет существенное значение для становления электронного документооборота, но требует современной корректировки. К примеру, термин "документ" в Приказе раскрывается в объеме понятия "информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу", а наряд понимается как "предусмотренная номенклатурой дел совокупность документов, содержащая информацию по конкретному направлению деятельности этого суда" <3>. Отсутствие уточнений о видах "материальных носителей" в первом случае, а во втором неопределенность способа формирования наряда в качестве "совокупности" и неоднозначность понимания словосочетания "конкретное направление деятельности" <4> создают основы для дальнейшего совершенствования терминологии. Кроме этого, в условиях электронного документооборота формирование некоторой части нарядов на бумажных носителях окажется не востребованным практикой.
Интервью: Сложности перехода на ЭДО зависят от желания пользователей автоматизировать процессы
("ЭЖ-Бухгалтер", 2025, N 3)Например: а) создается интеграция между учетной системой и системой оператора ЭДО для автоматической выгрузки/загрузки документа, вернее, полного "контейнера электронного документа"; б) подписанный документ поступает в бухгалтерию; в) после отражения в учете документ поступает в архив оперативного хранения в разрезе номенклатуры дел. Также документы могут автоматически регистрироваться, что важно для корреспонденции и договорных документов, и направляться на необходимый маршрут согласования и иные необходимые операции без участия пользователя. Вариантов автоматизации очень много.
("ЭЖ-Бухгалтер", 2025, N 3)Например: а) создается интеграция между учетной системой и системой оператора ЭДО для автоматической выгрузки/загрузки документа, вернее, полного "контейнера электронного документа"; б) подписанный документ поступает в бухгалтерию; в) после отражения в учете документ поступает в архив оперативного хранения в разрезе номенклатуры дел. Также документы могут автоматически регистрироваться, что важно для корреспонденции и договорных документов, и направляться на необходимый маршрут согласования и иные необходимые операции без участия пользователя. Вариантов автоматизации очень много.
Готовое решение: Как учреждению оформлять первичные (сводные) документы для целей бухгалтерского (бюджетного) учета, исправлять в них ошибки, хранить их, составлять номенклатуру дел
(КонсультантПлюс, 2025)Номенклатура дел бухгалтерии является составной частью номенклатуры дел учреждения. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в бухгалтерии, с указанием сроков их хранения (п. 11 Правил N 77).
(КонсультантПлюс, 2025)Номенклатура дел бухгалтерии является составной частью номенклатуры дел учреждения. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в бухгалтерии, с указанием сроков их хранения (п. 11 Правил N 77).
Статья: Сколько хранить отдельные приказы
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 8)В перечнях скорее всего вы не найдете ту конкретную разновидность документа, которая возникла в вашей конкретной ситуации. Действуйте всегда по принципу аналогии и соответствия. Если в перечне установлен срок хранения вида документа и определена ситуация его создания, то этот нормативный срок необходимо взять за основу при определении срока хранения конкретных разновидностей ваших документов. И далее при согласовании проектов номенклатуры дел и описей дел определенный вами срок необходимо подтвердить решением экспертной комиссии организации. При этом в номенклатуре дел и описи дел необходимо будет сделать ссылку на решение экспертной комиссии, например "протокол ЭК от 18.07.2025 N 3".
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 8)В перечнях скорее всего вы не найдете ту конкретную разновидность документа, которая возникла в вашей конкретной ситуации. Действуйте всегда по принципу аналогии и соответствия. Если в перечне установлен срок хранения вида документа и определена ситуация его создания, то этот нормативный срок необходимо взять за основу при определении срока хранения конкретных разновидностей ваших документов. И далее при согласовании проектов номенклатуры дел и описей дел определенный вами срок необходимо подтвердить решением экспертной комиссии организации. При этом в номенклатуре дел и описи дел необходимо будет сделать ссылку на решение экспертной комиссии, например "протокол ЭК от 18.07.2025 N 3".
Статья: Делопроизводство в советах судей субъектов Российской Федерации (в контексте обеспечения сохранности документов об их деятельности в составе Архивного фонда РФ)
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2023, N 2)Для достижения статуса источника комплектования Архивного фонда РФ любая государственная организация, орган государственной власти или орган местного самоуправления должны иметь определенные признаки соответствия требованиям - иметь значимый для общества функционал, отвечать признакам стабильного существования, общественного признания и т.д. <8>. Основным организационным моментом для получения такого статуса является осуществление перечня подготовительных действий в рамках системы управления документами. Правила ведения архивного делопроизводства в Российской Федерации, сформулированные в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" и утвержденные Росархивом, в самом общем виде предполагают обязательность разработки и утверждения положения об архиве организации, ежегодного утверждения номенклатуры дел как систематизированного перечня документов организации, а также проведение экспертизы ценности документов в качестве внутренней работы под руководством специально созданной при руководителе соответствующего органа экспертной комиссии.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2023, N 2)Для достижения статуса источника комплектования Архивного фонда РФ любая государственная организация, орган государственной власти или орган местного самоуправления должны иметь определенные признаки соответствия требованиям - иметь значимый для общества функционал, отвечать признакам стабильного существования, общественного признания и т.д. <8>. Основным организационным моментом для получения такого статуса является осуществление перечня подготовительных действий в рамках системы управления документами. Правила ведения архивного делопроизводства в Российской Федерации, сформулированные в Федеральном законе "Об архивном деле в Российской Федерации" и утвержденные Росархивом, в самом общем виде предполагают обязательность разработки и утверждения положения об архиве организации, ежегодного утверждения номенклатуры дел как систематизированного перечня документов организации, а также проведение экспертизы ценности документов в качестве внутренней работы под руководством специально созданной при руководителе соответствующего органа экспертной комиссии.
Статья: Роль вузовского архива в сохранении университетской памяти (историко-биографический очерк об архиве Уральского государственного юридического университета)
(Зипунникова Н.Н., Калинина А.В.)
("Российский юридический журнал", 2021, N 6)учет и использование документов, хранящихся в архиве, обеспечение их сохранности, создание справочно-поисковых средств;
(Зипунникова Н.Н., Калинина А.В.)
("Российский юридический журнал", 2021, N 6)учет и использование документов, хранящихся в архиве, обеспечение их сохранности, создание справочно-поисковых средств;
Вопрос: Как составить номенклатуру дел отдела кадров и юридического отдела?
(Консультация эксперта, 2025)Для систематизации документооборота в юридическом отделе создается примерный перечень номенклатурных дел, который включает в себя различные виды документов, необходимые в работе юридического отдела.
(Консультация эксперта, 2025)Для систематизации документооборота в юридическом отделе создается примерный перечень номенклатурных дел, который включает в себя различные виды документов, необходимые в работе юридического отдела.
Вопрос: Как оформляются приказы (распоряжения) и приложения к ним в организации?
(Консультация эксперта, 2025)Так, например, номер приказа по основной деятельности может состоять из порядкового номера приказа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.) (п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2025).
(Консультация эксперта, 2025)Так, например, номер приказа по основной деятельности может состоять из порядкового номера приказа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.) (п. 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2025).