Служебная записка на представительские расходы
Подборка наиболее важных документов по запросу Служебная записка на представительские расходы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Подтверждение командировочных расходов
(КонсультантПлюс, 2025)"...Денежные средства на представительские и командировочные расходы предоставлялись в подотчет ответчику путем перечисления на лицевой счет на основании служебных записок, а также путем перечисления на корпоративную банковскую карту, выпущенную на имя Д.А.Н...
(КонсультантПлюс, 2025)"...Денежные средства на представительские и командировочные расходы предоставлялись в подотчет ответчику путем перечисления на лицевой счет на основании служебных записок, а также путем перечисления на корпоративную банковскую карту, выпущенную на имя Д.А.Н...
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2019, N 10)Вот образец служебной записки на представительские расходы.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2019, N 10)Вот образец служебной записки на представительские расходы.
Вопрос: Каков порядок налогообложения НДФЛ и налогом на прибыль возмещаемых расходов работника на участие в представительском мероприятии в его выходной день или в отпуске?
(Консультация эксперта, 2024)По нашему мнению, в налоговых целях документами, подтверждающими представительский характер встречи работника с представителем другой организации, в том числе в выходной день, могут являться в том числе служебные записки, служебные задания, оформленные в рамках ранее утвержденной сметы на проведение представительских мероприятий, подробный отчет о проведении мероприятия и кассовые документы, подтверждающие фактически проведенные расходы.
(Консультация эксперта, 2024)По нашему мнению, в налоговых целях документами, подтверждающими представительский характер встречи работника с представителем другой организации, в том числе в выходной день, могут являться в том числе служебные записки, служебные задания, оформленные в рамках ранее утвержденной сметы на проведение представительских мероприятий, подробный отчет о проведении мероприятия и кассовые документы, подтверждающие фактически проведенные расходы.
Формы
Статья: Угощаем своих деловых гостей: как быть с расходами?
(Карпова Р.П.)
("Советник бухгалтера", 2009, N 12)- Закупки производятся для нескольких мероприятий, то есть для определенного числа деловых встреч с перерывами на буфетное обслуживание (например, по служебной записке начальника отдела продаж). При этом надо учитывать, что такие закупки еще не включают в состав представительских расходов.
(Карпова Р.П.)
("Советник бухгалтера", 2009, N 12)- Закупки производятся для нескольких мероприятий, то есть для определенного числа деловых встреч с перерывами на буфетное обслуживание (например, по служебной записке начальника отдела продаж). При этом надо учитывать, что такие закупки еще не включают в состав представительских расходов.
Статья: Обзор судебной практики
("Налоговый вестник", 2015, N 4)Инспекция мотивировала отказ в принятии представительских расходов при исчислении налога на прибыль отсутствием в документах общества реквизитов, позволяющих идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации. Суд признал, что представительские расходы документально подтверждены, экономически оправданны и направлены на получение дохода. В ст. 264 НК РФ и в других правовых нормах законодатель не установил перечня документов, которыми надлежит подтверждать представительские расходы. В подтверждение представительских расходов представлены приказы руководителя о порядке расходования средств на представительские расходы и об установлении норм на отдельные виды представительских расходов, акты затрат, служебные записки о выделении средств на прием делегаций, исполнительные сметы представительских расходов, протоколы встреч (совещаний), письма организаций, участвующих в переговорах
("Налоговый вестник", 2015, N 4)Инспекция мотивировала отказ в принятии представительских расходов при исчислении налога на прибыль отсутствием в документах общества реквизитов, позволяющих идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации. Суд признал, что представительские расходы документально подтверждены, экономически оправданны и направлены на получение дохода. В ст. 264 НК РФ и в других правовых нормах законодатель не установил перечня документов, которыми надлежит подтверждать представительские расходы. В подтверждение представительских расходов представлены приказы руководителя о порядке расходования средств на представительские расходы и об установлении норм на отдельные виды представительских расходов, акты затрат, служебные записки о выделении средств на прием делегаций, исполнительные сметы представительских расходов, протоколы встреч (совещаний), письма организаций, участвующих в переговорах
"Налоговая выгода: практика применения налоговыми органами и судами"
(Чулкова Л.А., Ковалевская Д.Е.)
("Налоговый вестник", 2011)Если бы у налогоплательщика имелись доказательства встречи с руководителями поставщиков, мобильные телефоны менеджеров или рядовых сотрудников, это было бы косвенным доказательством реальности сделки (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 09.09.2010 N КА-А40/10126-10 и ФАС Центрального округа от 22.07.2008 N А48-4816/07-18). Доказательством встречи могут быть разъездные листы, отметки в журнале охраны или приема посетителей, служебные записки, документы на списание представительских расходов и пр.
(Чулкова Л.А., Ковалевская Д.Е.)
("Налоговый вестник", 2011)Если бы у налогоплательщика имелись доказательства встречи с руководителями поставщиков, мобильные телефоны менеджеров или рядовых сотрудников, это было бы косвенным доказательством реальности сделки (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 09.09.2010 N КА-А40/10126-10 и ФАС Центрального округа от 22.07.2008 N А48-4816/07-18). Доказательством встречи могут быть разъездные листы, отметки в журнале охраны или приема посетителей, служебные записки, документы на списание представительских расходов и пр.
Тематический выпуск: Учетная политика предприятия для целей бухгалтерского учета на 2019 год
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2019, N 2)Таким образом, ФНС России полагает, что при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, указанного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2019, N 2)Таким образом, ФНС России полагает, что при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, указанного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.
Статья: Командировки по-новому: нужно ли отказываться от командировочного удостоверения
(Россол С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2015, N 3)Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
(Россол С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2015, N 3)Безусловно, часть фактов, ранее подтверждавшихся командировочным удостоверением, можно подтвердить иными оправдательными документами. Поэтому в последней редакции Положения о командировках указывается, что фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. Если же работник пользуется личным транспортом, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование автомобиля для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).
Статья: Какие представительские расходы вправе совершить вуз?
(Валова С.)
("Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 10)В качестве примера приведем Постановление ФАС УО от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2 по делу N А60-2408/2010-С6. В нем арбитры отметили, что действия организации правомерны и указанные расходы могут быть включены в состав представительских. Суд исследовал представленные организацией в материалы дела авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, служебные записки, исполнительские сметы и пришел к обоснованным выводам, что факт отнесения спорных расходов в целях установления и поддержания сотрудничества с контрагентами подтвержден и названные расходы связаны с осуществлением деятельности. Кроме того, арбитры отметили, что ст. 264 НК РФ не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, поэтому правомерно удовлетворили заявленные требования организации в указанной части. Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС ПО от 15.01.2013 по делу N А55-14189/2012.
(Валова С.)
("Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2013, N 10)В качестве примера приведем Постановление ФАС УО от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2 по делу N А60-2408/2010-С6. В нем арбитры отметили, что действия организации правомерны и указанные расходы могут быть включены в состав представительских. Суд исследовал представленные организацией в материалы дела авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, служебные записки, исполнительские сметы и пришел к обоснованным выводам, что факт отнесения спорных расходов в целях установления и поддержания сотрудничества с контрагентами подтвержден и названные расходы связаны с осуществлением деятельности. Кроме того, арбитры отметили, что ст. 264 НК РФ не содержит перечня продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, поэтому правомерно удовлетворили заявленные требования организации в указанной части. Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС ПО от 15.01.2013 по делу N А55-14189/2012.
"Трудовые отношения и заработная плата"
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2013)Однако при наличии убытков следует четко регулировать наличие случаев таких переработок. Часы дополнительной работы должны быть по возможности исключены, как и оплата за них. Выход работников на работу в выходные и праздничные дни должен осуществляться только по служебной записке руководителя. Если полностью исключить переработки невозможно, то необходимо "закрывать" переработки дополнительными отпусками, отгулами, что позволит снизить расходы, связанные с оплатой переработок в двойном размере.
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2013)Однако при наличии убытков следует четко регулировать наличие случаев таких переработок. Часы дополнительной работы должны быть по возможности исключены, как и оплата за них. Выход работников на работу в выходные и праздничные дни должен осуществляться только по служебной записке руководителя. Если полностью исключить переработки невозможно, то необходимо "закрывать" переработки дополнительными отпусками, отгулами, что позволит снизить расходы, связанные с оплатой переработок в двойном размере.
Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004 <Налог на прибыль: учет в качестве представительских расходов стоимости спиртных напитков и сигарет>
(Илюшин А.П.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2014, N 23)Поскольку предметного списка продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, не существует, судьи отменили решение инспекции о доначислении налога на прибыль. К тому же компания представила в подтверждение авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, служебные записки и исполнительские сметы (Постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2).
(Илюшин А.П.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2014, N 23)Поскольку предметного списка продуктов и напитков, которые не могут включаться в состав представительских расходов, не существует, судьи отменили решение инспекции о доначислении налога на прибыль. К тому же компания представила в подтверждение авансовые отчеты, товарные и кассовые чеки, акты о списании представительских расходов, служебные записки и исполнительские сметы (Постановление ФАС Уральского округа от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2).
Статья: Как учесть представительские расходы без налоговых последствий
(Стародубцева И.)
("Новая бухгалтерия", 2017, N 4)Расходы на официальные приемы и буфетное обслуживание во время переговоров организация подтвердила служебной запиской, протоколом, приказом руководителя компании, сметой расходов, договором с отелем, актом выполненных работ, платежными поручениями, отчетом о проведении конференции с приложением программы партнерской конференции, сметы расходов, журнала регистрации участников и фотоальбома. При наличии указанных обстоятельств компания обоснованно в полном объеме включила в состав расходов затраты по организации семинара в отеле.
(Стародубцева И.)
("Новая бухгалтерия", 2017, N 4)Расходы на официальные приемы и буфетное обслуживание во время переговоров организация подтвердила служебной запиской, протоколом, приказом руководителя компании, сметой расходов, договором с отелем, актом выполненных работ, платежными поручениями, отчетом о проведении конференции с приложением программы партнерской конференции, сметы расходов, журнала регистрации участников и фотоальбома. При наличии указанных обстоятельств компания обоснованно в полном объеме включила в состав расходов затраты по организации семинара в отеле.
Тематический выпуск: Учетная политика предприятия для целей бухгалтерского учета на 2016 год
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2016, N 3)Таким образом, ФНС России полагает, что при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, указанного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.
(под ред. А.В. Брызгалина)
("Налоги и финансовое право", 2016, N 3)Таким образом, ФНС России полагает, что при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора, при которых не оформляются проездные документы (билеты), срок нахождения работника в командировке может быть определен по служебной записке работника и документам, подтверждающим использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, при условии, что указанный в служебной записке работника срок не выходит за рамки срока, указанного в соответствующем решении руководителя о направлении работника в командировку.