Сколько хранятся служебные записки
Подборка наиболее важных документов по запросу Сколько хранятся служебные записки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2019, N 10)Храниться служебная записка может в различных подразделениях организации в зависимости от функции и содержания записки, а также от принятого порядка документооборота. Но если с ее помощью можно обосновать произведенные расходы, определить цель понесенных затрат или она поможет в налоговом споре, то целесообразно хранить копию служебной записки в бухгалтерии.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2019, N 10)Храниться служебная записка может в различных подразделениях организации в зависимости от функции и содержания записки, а также от принятого порядка документооборота. Но если с ее помощью можно обосновать произведенные расходы, определить цель понесенных затрат или она поможет в налоговом споре, то целесообразно хранить копию служебной записки в бухгалтерии.
Готовое решение: Как составить приказ о снижении премии работнику
(КонсультантПлюс, 2025)Рекомендуем вам хранить с приказом о снижении премии документы, на основании которых вы решили снизить работнику премию (распоряжение, служебная записка, акт проверки и т.д.). Так вы быстрее восстановите "историю", если работник обратится в суд и вам придется собирать доказательства (см. также Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 26.02.2020 N 77/7-5692-20-ОБ).
(КонсультантПлюс, 2025)Рекомендуем вам хранить с приказом о снижении премии документы, на основании которых вы решили снизить работнику премию (распоряжение, служебная записка, акт проверки и т.д.). Так вы быстрее восстановите "историю", если работник обратится в суд и вам придется собирать доказательства (см. также Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 26.02.2020 N 77/7-5692-20-ОБ).
Статья: Анализируем новые сроки хранения кадровых документов по Перечню 2019 г.
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2020, N 8)Если личные дела в организации ведутся полноценно, по примеру личных дел госслужащих по Указу Президента РФ от 30.05.2005 N 609, то заявления работников о приеме, переводе (согласие на перевод) и увольнении рекомендуем оставлять в составе личных дел, срок хранения которых 50/75 л. ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г. А докладные и служебные записки, справки и заявления, которые являются основаниями для предоставления отпусков, направления в командировку или наложения взысканий (имеют 3- или 5-летний срок хранения <12>), нужно формировать в дела с соответствующими приказами (ст. 434 б) и 434 г) Перечня 2019 г.).
(Иритикова В.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2020, N 8)Если личные дела в организации ведутся полноценно, по примеру личных дел госслужащих по Указу Президента РФ от 30.05.2005 N 609, то заявления работников о приеме, переводе (согласие на перевод) и увольнении рекомендуем оставлять в составе личных дел, срок хранения которых 50/75 л. ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г. А докладные и служебные записки, справки и заявления, которые являются основаниями для предоставления отпусков, направления в командировку или наложения взысканий (имеют 3- или 5-летний срок хранения <12>), нужно формировать в дела с соответствующими приказами (ст. 434 б) и 434 г) Перечня 2019 г.).
Вопрос: Сколько лет хранятся служебные записки (основания) к кадровым приказам?
(Подборки и консультации Горячей линии, 2024)Подборки и консультации Горячей линии
(Подборки и консультации Горячей линии, 2024)Подборки и консультации Горячей линии
"Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ"
(Захаркина О.И.)
("Омега-Л", 2007)Справки, заключения, отзывы, служебные записки и другие документы, созданные при подготовке проекта и утверждении штатного расписания, хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.
(Захаркина О.И.)
("Омега-Л", 2007)Справки, заключения, отзывы, служебные записки и другие документы, созданные при подготовке проекта и утверждении штатного расписания, хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.
Статья: О некоторых вопросах работы с денежными знаками, имеющими радиоактивное загрязнение
(Белоцветов А.А.)
("Расчеты и операционная работа в коммерческом банке", 2008, N 3)Перечень сведений, указываемых в служебной записке, определен Инструкцией N 131-И. Дополнительно для внутреннего структурного подразделения можно предусмотреть в целях упорядочения документооборота оформление служебной записки в двух экземплярах. Один из экземпляров направляется руководителем внутреннего структурного подразделения (подразделения, осуществляющего административное руководство кассой) на имя руководителя банка или филиала (возможно и желательно информирование также службы безопасности). Второй экземпляр служебной записки хранится у руководителя внутреннего структурного подразделения (подразделения, осуществляющего административное руководство кассой) до момента окончания в этом подразделении работы с радиоактивными денежными знаками (отправка в другое подразделение, гашение/уничтожение и др.), после чего помещается вместе с другими материалами по факту выявления радиоактивных денежных знаков в отдельное дело.
(Белоцветов А.А.)
("Расчеты и операционная работа в коммерческом банке", 2008, N 3)Перечень сведений, указываемых в служебной записке, определен Инструкцией N 131-И. Дополнительно для внутреннего структурного подразделения можно предусмотреть в целях упорядочения документооборота оформление служебной записки в двух экземплярах. Один из экземпляров направляется руководителем внутреннего структурного подразделения (подразделения, осуществляющего административное руководство кассой) на имя руководителя банка или филиала (возможно и желательно информирование также службы безопасности). Второй экземпляр служебной записки хранится у руководителя внутреннего структурного подразделения (подразделения, осуществляющего административное руководство кассой) до момента окончания в этом подразделении работы с радиоактивными денежными знаками (отправка в другое подразделение, гашение/уничтожение и др.), после чего помещается вместе с другими материалами по факту выявления радиоактивных денежных знаков в отдельное дело.
Статья: Документирование управленческой деятельности Федерального агентства по делам молодежи
(Галиева Д.С., Гужавина А.М.)
("Делопроизводство", 2020, N 3)В Федеральном агентстве построена смешанная система делопроизводства. В каждом управлении есть сотрудники, ответственные за создание документов. При этом прием, обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, архивное хранение осуществляются в Административном отделе.
(Галиева Д.С., Гужавина А.М.)
("Делопроизводство", 2020, N 3)В Федеральном агентстве построена смешанная система делопроизводства. В каждом управлении есть сотрудники, ответственные за создание документов. При этом прием, обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, архивное хранение осуществляются в Административном отделе.
Вопрос: Как ведется журнал регистрации служебных записок?
(Консультация эксперта, 2025)Срок хранения подобного журнала не регламентирован. Вместе с тем согласно Перечню, утвержденному Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень), журналы по регистрации поступающих и отправляемых документов, а также распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности организации должны храниться пять лет (ст. 182 Перечня). Кроме того, можно ориентироваться на сроки хранения служебных записок, которые также составляют пять и менее лет в зависимости от отношений, которые эти записки затрагивают (см., например, ст. ст. 17, 20, 47, 48, 159, 186, 382, 383, 519, 520, 587, 588, 611 Перечня). При этом сроки временного хранения документов, установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (п. 4.3 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(Консультация эксперта, 2025)Срок хранения подобного журнала не регламентирован. Вместе с тем согласно Перечню, утвержденному Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень), журналы по регистрации поступающих и отправляемых документов, а также распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности организации должны храниться пять лет (ст. 182 Перечня). Кроме того, можно ориентироваться на сроки хранения служебных записок, которые также составляют пять и менее лет в зависимости от отношений, которые эти записки затрагивают (см., например, ст. ст. 17, 20, 47, 48, 159, 186, 382, 383, 519, 520, 587, 588, 611 Перечня). При этом сроки временного хранения документов, установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности (п. 4.3 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
"Налоговые проверки: Учебно-практическое пособие"
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Спирина Л.В., Тимошенко В.А.)
("Экзамен", 2006)На основании полученной из отдела урегулирования задолженности копии решения о приеме сальдо расчетов отдел учета направляет в отдел информационных технологий служебную записку о необходимости хранить в архиве автоматизированной информационной системы переданные карточки "РСБ" плательщика за текущий год и предыдущие 3 года, полученные в электронном виде из налогового органа по прежнему месту учета.
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Спирина Л.В., Тимошенко В.А.)
("Экзамен", 2006)На основании полученной из отдела урегулирования задолженности копии решения о приеме сальдо расчетов отдел учета направляет в отдел информационных технологий служебную записку о необходимости хранить в архиве автоматизированной информационной системы переданные карточки "РСБ" плательщика за текущий год и предыдущие 3 года, полученные в электронном виде из налогового органа по прежнему месту учета.