Правила хранения личных карточек
Подборка наиболее важных документов по запросу Правила хранения личных карточек (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Бюджетные организации: Госслужащие: персональные данные, личное дело
(КонсультантПлюс, 2026)...суд признал, что не является нарушением правил хранения, обращения и предоставления личного дела... предоставление личного дела и личной карточки в суд... Истица обратилась в суд с исковыми требованиями, рассмотрение которых невозможно было без проверки материалов ее личного дела... поэтому судом запрошены и исследованы в судебном заседании оригиналы личного дела..."
(КонсультантПлюс, 2026)...суд признал, что не является нарушением правил хранения, обращения и предоставления личного дела... предоставление личного дела и личной карточки в суд... Истица обратилась в суд с исковыми требованиями, рассмотрение которых невозможно было без проверки материалов ее личного дела... поэтому судом запрошены и исследованы в судебном заседании оригиналы личного дела..."
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Личная карточка работника (в т.ч. совместителя)
(КонсультантПлюс, 2026)Приведенная ниже судебная практика основана в том числе на утративших силу Правилах ведения и хранения трудовых книжек.
(КонсультантПлюс, 2026)Приведенная ниже судебная практика основана в том числе на утративших силу Правилах ведения и хранения трудовых книжек.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как оформить предоставление работнику ежегодного отпуска с последующим увольнением
(КонсультантПлюс, 2026)Чтобы оформить предоставление отпуска с последующим увольнением, в частности, издайте приказ о таком отпуске (вы можете составить единый приказ, в котором укажете сведения и об отпуске, и об увольнении, или два отдельных - один об отпуске, а второй об увольнении). Информацию об увольнении внесите в сведения о трудовой деятельности. В случае ведения трудовой книжки внесите запись об увольнении также в нее. Такие выводы сделаны с учетом ч. 4 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1, ч. 1 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Продублируйте эту запись в личной карточке работника, если вы продолжаете вести их для кадрового учета.
(КонсультантПлюс, 2026)Чтобы оформить предоставление отпуска с последующим увольнением, в частности, издайте приказ о таком отпуске (вы можете составить единый приказ, в котором укажете сведения и об отпуске, и об увольнении, или два отдельных - один об отпуске, а второй об увольнении). Информацию об увольнении внесите в сведения о трудовой деятельности. В случае ведения трудовой книжки внесите запись об увольнении также в нее. Такие выводы сделаны с учетом ч. 4 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1, ч. 1 ст. 84.1, ч. 2 ст. 127 ТК РФ, п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Продублируйте эту запись в личной карточке работника, если вы продолжаете вести их для кадрового учета.
Готовое решение: Как обеспечить работников СИЗ и смывающими средствами
(КонсультантПлюс, 2026)Распределение обязанностей и ответственность за ведение личных карточек закрепите в локальном нормативном акте, которым установлен порядок обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами (п. 79 Правил обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами).
(КонсультантПлюс, 2026)Распределение обязанностей и ответственность за ведение личных карточек закрепите в локальном нормативном акте, которым установлен порядок обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами (п. 79 Правил обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами).
Нормативные акты
"Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях"
(утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017)"отлично", если отсутствуют личные карточки граждан, подлежащих воинскому учету, <*> с нарушениями правил, порядка или требований по их ведению, а также с расхождениями содержащихся в них сведений при практическом оповещении (контроле) с фактическими данными граждан или при контрольной сверке с документами воинского учета соответствующих военных комиссариатов, органов местного самоуправления; хранение личных карточек граждан, подлежащих воинскому учету, организовано в соответствии с методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, разрабатываемыми Главным организационно-мобилизационным управлением Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации;
(утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017)"отлично", если отсутствуют личные карточки граждан, подлежащих воинскому учету, <*> с нарушениями правил, порядка или требований по их ведению, а также с расхождениями содержащихся в них сведений при практическом оповещении (контроле) с фактическими данными граждан или при контрольной сверке с документами воинского учета соответствующих военных комиссариатов, органов местного самоуправления; хранение личных карточек граждан, подлежащих воинскому учету, организовано в соответствии с методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, разрабатываемыми Главным организационно-мобилизационным управлением Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации;
Приказ МВД России от 22.11.2005 N 950
(ред. от 03.06.2024)
"Об утверждении Правил внутреннего распорядка изоляторов временного содержания подозреваемых и обвиняемых органов внутренних дел"
(Зарегистрировано в Минюсте России 09.12.2005 N 7246)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 20.09.2024)Подозреваемым или обвиняемым оставляются только те предметы, вещи и продукты питания, которые им разрешается иметь при себе и хранить в камере в ассортименте, установленном настоящими Правилами. Личные вещи и предметы, оставляемые подозреваемым и обвиняемым, записываются в камерную карточку. Все остальные предметы, вещества и продукты питания принимаются на хранение либо уничтожаются, о чем составляется акт.
(ред. от 03.06.2024)
"Об утверждении Правил внутреннего распорядка изоляторов временного содержания подозреваемых и обвиняемых органов внутренних дел"
(Зарегистрировано в Минюсте России 09.12.2005 N 7246)
(с изм. и доп., вступ. в силу с 20.09.2024)Подозреваемым или обвиняемым оставляются только те предметы, вещи и продукты питания, которые им разрешается иметь при себе и хранить в камере в ассортименте, установленном настоящими Правилами. Личные вещи и предметы, оставляемые подозреваемым и обвиняемым, записываются в камерную карточку. Все остальные предметы, вещества и продукты питания принимаются на хранение либо уничтожаются, о чем составляется акт.
Статья: Учет эксплуатации и списания спецодежды
(Антонов Е.В.)
("Бухгалтерский учет", 2024, N 8)Работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ, а также за их своевременным возвратом по истечении нормативного срока эксплуатации или срока годности СИЗ либо в случае их досрочного выхода из строя. Нормативные сроки эксплуатации СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам, указанного в личной карточке учета выдачи СИЗ. Выдача работникам и возврат ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ (в электронном или бумажном виде). При ведении учета выдачи СИЗ в электронном виде заполнение личных карточек на бумажном носителе не требуется (п. 10, 25, 27, 56 Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утв. Приказом Минтруда России от 29.10.2021 N 766н).
(Антонов Е.В.)
("Бухгалтерский учет", 2024, N 8)Работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ, а также за их своевременным возвратом по истечении нормативного срока эксплуатации или срока годности СИЗ либо в случае их досрочного выхода из строя. Нормативные сроки эксплуатации СИЗ исчисляются со дня фактической выдачи их работникам, указанного в личной карточке учета выдачи СИЗ. Выдача работникам и возврат ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ (в электронном или бумажном виде). При ведении учета выдачи СИЗ в электронном виде заполнение личных карточек на бумажном носителе не требуется (п. 10, 25, 27, 56 Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утв. Приказом Минтруда России от 29.10.2021 N 766н).
Вопрос: При трудоустройстве работница, несколько лет нигде не работавшая, предъявила диплом о высшем образовании на другую фамилию - выходила замуж, меняла фамилию, затем развелась, вернула девичью фамилию. Вносить ли в бумажную трудовую книжку сведения о двух сменах фамилии, или достаточно отразить их в личной карточке?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Кировской обл., 2024)Порядок N 320н и другие нормативные акты не обязывают работодателей вести личные карточки работников. При этом в Порядке N 320н не установлен запрет на ведение личных карточек работников. Обязанность работодателя вести личные карточки работников была установлена п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Этот документ признан утратившим силу с 01.09.2021 Постановлением Правительства России от 24.07.2021 N 1250.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Кировской обл., 2024)Порядок N 320н и другие нормативные акты не обязывают работодателей вести личные карточки работников. При этом в Порядке N 320н не установлен запрет на ведение личных карточек работников. Обязанность работодателя вести личные карточки работников была установлена п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Этот документ признан утратившим силу с 01.09.2021 Постановлением Правительства России от 24.07.2021 N 1250.
"Памятки по трудовым правам и обязанностям работника и работодателя, разъясняющие требования трудового законодательства Российской Федерации: Сборник памяток для работодателя"
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2025)Важно! Обязательные требования к приобретению, выдаче, применению, хранению и уходу за специальной одеждой, обувью и другими СИЗ установлены Правилами обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утвержденными Приказом Минтруда России от 29.10.2021 N 766н (далее - Правила обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами).
("Сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2025)Важно! Обязательные требования к приобретению, выдаче, применению, хранению и уходу за специальной одеждой, обувью и другими СИЗ установлены Правилами обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами, утвержденными Приказом Минтруда России от 29.10.2021 N 766н (далее - Правила обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами).
Типовая ситуация: Как вести личные дела работников
(Издательство "Главная книга", 2026)Вести личные дела работников не обязательно, но это удобно - все документы по работнику хранятся в одном месте.
(Издательство "Главная книга", 2026)Вести личные дела работников не обязательно, но это удобно - все документы по работнику хранятся в одном месте.
Статья: Обзор правовых позиций Федеральной нотариальной палаты по отдельным вопросам, возникшим в нотариальной практике в 2021 году
(Буштец Н.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD-ROM, флеш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации) (пункт 203 Правил нотариального делопроизводства, утвержденных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78).
(Буштец Н.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022)Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD-ROM, флеш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации) (пункт 203 Правил нотариального делопроизводства, утвержденных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16.04.2014 N 78).
Вопрос: Работник трудится в организации по основной работе и по внутреннему совместительству. Все документы и копии на него хранятся в одном личном деле. Сколько личных карточек на него вести - одну или две? Можно ли вести одно личное дело, или их должно быть два?
(Консультация эксперта, 2023)Согласно действовавшим до 1 сентября 2021 г. Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан был ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме, утвержденной Федеральной службой государственной статистики.
(Консультация эксперта, 2023)Согласно действовавшим до 1 сентября 2021 г. Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан был ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке по форме, утвержденной Федеральной службой государственной статистики.
"Комментарий к Федеральному закону от 13.07.2015 N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости"
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)Из электронного хранилища они могут быть получены в электронной форме бесплатно изготовившим такие планы кадастровым инженером посредством электронного сервиса "Личный кабинет кадастрового инженера", а также заказчиком соответствующих кадастровых работ в установленном органом нормативно-правового регулирования порядке. Правила получения кадастровым инженером и (или) заказчиком кадастровых работ межевого плана, технического плана, карты-плана территории и акта обследования в электронной форме, помещенных на временное хранение в электронное хранилище, установлены Приказом Минэкономразвития России от 15.03.2016 N 129.
(Гришаев С.П.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2024)Из электронного хранилища они могут быть получены в электронной форме бесплатно изготовившим такие планы кадастровым инженером посредством электронного сервиса "Личный кабинет кадастрового инженера", а также заказчиком соответствующих кадастровых работ в установленном органом нормативно-правового регулирования порядке. Правила получения кадастровым инженером и (или) заказчиком кадастровых работ межевого плана, технического плана, карты-плана территории и акта обследования в электронной форме, помещенных на временное хранение в электронное хранилище, установлены Приказом Минэкономразвития России от 15.03.2016 N 129.
Статья: Новые правила допуска к государственной тайне
(Рябинин В.)
("Казенные учреждения: учет, налоги, право", 2024, N 6)После оформления допуска к гостайне режимно-секретное подразделение знакомит гражданина с требованиями нормативных правовых актов, устанавливающих обязанности работника, допущенного к сведениям, составляющим гостайну, и регламентирующих порядок работы с такими сведениями, о чем гражданин производит в подписке (форма 2) соответствующую запись, и подписка (копия подписки) (форма 2) передается в кадровое подразделение для приобщения к личному делу гражданина.
(Рябинин В.)
("Казенные учреждения: учет, налоги, право", 2024, N 6)После оформления допуска к гостайне режимно-секретное подразделение знакомит гражданина с требованиями нормативных правовых актов, устанавливающих обязанности работника, допущенного к сведениям, составляющим гостайну, и регламентирующих порядок работы с такими сведениями, о чем гражданин производит в подписке (форма 2) соответствующую запись, и подписка (копия подписки) (форма 2) передается в кадровое подразделение для приобщения к личному делу гражданина.
Статья: Особенности организации архивного дела в судах России и Беларуси
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Правила работы государственных архивов в Белоруссии определяют их основные полномочия по отношению к источникам комплектования, состоящие в согласовании проектов: сводных номенклатур дел судов (по мере необходимости, но не реже чем один раз в пять лет, для районных (городских) судов - с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета), положений об архивах судов и об экспертных комиссиях судов. На каждый суд - источник комплектования в государственном архиве заводится карточка учета работы государственного архива с организацией <10>, а также наблюдательное дело. В наблюдательное дело включаются: положение об архиве, положение об экспертной комиссии, инструкция по ведению делопроизводства, утверждаемая председателем Верховного суда Республики Беларусь, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, документы о проведении проверок и другое. Задачи, установленные в Правилах работы архивов государственных органов Республики Беларусь, создают основу для развития локального нормативного правового регулирования в судах. Таких задач пять: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов в государственный архив в установленных законодательством Республики Беларусь случаях; осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела.
(Латышева Н.А.)
("Администратор суда", 2022, N 2)Правила работы государственных архивов в Белоруссии определяют их основные полномочия по отношению к источникам комплектования, состоящие в согласовании проектов: сводных номенклатур дел судов (по мере необходимости, но не реже чем один раз в пять лет, для районных (городских) судов - с соответствующим государственным архивом и структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета), положений об архивах судов и об экспертных комиссиях судов. На каждый суд - источник комплектования в государственном архиве заводится карточка учета работы государственного архива с организацией <10>, а также наблюдательное дело. В наблюдательное дело включаются: положение об архиве, положение об экспертной комиссии, инструкция по ведению делопроизводства, утверждаемая председателем Верховного суда Республики Беларусь, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, документы о проведении проверок и другое. Задачи, установленные в Правилах работы архивов государственных органов Республики Беларусь, создают основу для развития локального нормативного правового регулирования в судах. Таких задач пять: комплектование архива документами; учет и обеспечение сохранности документов; обеспечение использования документов; подготовка и передача документов в государственный архив в установленных законодательством Республики Беларусь случаях; осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела.
Готовое решение: Как оформить журнал учета личных карточек по унифицированной форме N Т-2
(КонсультантПлюс, 2026)Если вы ведете журнал учета личных карточек по унифицированной форме N Т-2, то желательно соблюдать установленные сроки его хранения. По общему правилу срок хранения журнала - 50 лет. Исключение, если он закончен делопроизводством до 1 января 2003 г. - тогда срок хранения 75 лет (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Если вы ведете журнал учета личных карточек по унифицированной форме N Т-2, то желательно соблюдать установленные сроки его хранения. По общему правилу срок хранения журнала - 50 лет. Исключение, если он закончен делопроизводством до 1 января 2003 г. - тогда срок хранения 75 лет (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. "б" ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).