Первичные кадровые документы
Подборка наиболее важных документов по запросу Первичные кадровые документы (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 17 "Ответственность органов и должностных лиц Фонда и иных государственных внебюджетных фондов, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, страхователей, списание безнадежных долгов по штрафам" Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования"
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Общество было привлечено к ответственности на основании ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" за нарушение в сфере индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования. Общество не согласно с тем, что в представленных сведениях по форме СЗВ-СТАЖ следовало с учетом применения аналогии закона указывать период прогула работников с кодом "НЕОПЛ". Считает, что выбранный им способ заполнения формы в отношении прогулов не привел к нарушению прав застрахованных лиц, поскольку период прогулов в любом случае не включается в страховой стаж. Суд не согласился с доводами общества и указал, что застрахованные лица в спорные периоды уволены не были, документы первичной кадровой политики подтверждают наличие трудовых отношений с работниками в 2021 году и в соответствии с п. 2.3.26 Порядка заполнения формы "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)", утвержденного Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п, в те дни, когда в рабочие дни работнику был фактически предоставлен неоплачиваемый выходной, в форме СЗВ-СТАЖ необходимо указывать код "НЕОПЛ". Суд отметил, что обязанность работодателя указывать в отчете по форме "СЗВ-СТАЖ" сведения о работающих у него застрахованных лицах сохраняется даже в том случае, если работник организации отсутствует на работе по невыясненной причине, поскольку прогулы работника сами по себе не прерывают трудовые отношения между ним и работодателем, а статус работающего лица сохраняется до момента расторжения с работником трудового договора.
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Общество было привлечено к ответственности на основании ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" за нарушение в сфере индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования. Общество не согласно с тем, что в представленных сведениях по форме СЗВ-СТАЖ следовало с учетом применения аналогии закона указывать период прогула работников с кодом "НЕОПЛ". Считает, что выбранный им способ заполнения формы в отношении прогулов не привел к нарушению прав застрахованных лиц, поскольку период прогулов в любом случае не включается в страховой стаж. Суд не согласился с доводами общества и указал, что застрахованные лица в спорные периоды уволены не были, документы первичной кадровой политики подтверждают наличие трудовых отношений с работниками в 2021 году и в соответствии с п. 2.3.26 Порядка заполнения формы "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)", утвержденного Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п, в те дни, когда в рабочие дни работнику был фактически предоставлен неоплачиваемый выходной, в форме СЗВ-СТАЖ необходимо указывать код "НЕОПЛ". Суд отметил, что обязанность работодателя указывать в отчете по форме "СЗВ-СТАЖ" сведения о работающих у него застрахованных лицах сохраняется даже в том случае, если работник организации отсутствует на работе по невыясненной причине, поскольку прогулы работника сами по себе не прерывают трудовые отношения между ним и работодателем, а статус работающего лица сохраняется до момента расторжения с работником трудового договора.
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 226 "Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами" главы 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган пришел к выводу о занижении обществом сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет. В ходе проверки налоговый орган установил обстоятельства, свидетельствующие о выплате заработной платы "в конвертах": размер официальной части заработной платы не был дифференцирован, установлен в размере прожиточного минимума субъекта РФ, индексация заработной платы проводилась исключительно при законодательном увеличении размера прожиточного минимума в субъекте РФ, доля оплаты труда в выручке общества была в десять раз ниже средней по отрасли. Согласно допросам работников фактически выплачиваемая заработная плата была значительно выше. Суд пришел к выводу, что представленные доказательства указывают на существенное искажение сведений о фактически выплаченных работникам общества доходах, первичные документы бухгалтерского и кадрового учета, кадровая документация содержат недостоверные сведения о фактически отработанном сотрудниками времени, а также о размере выплаченного дохода в пользу штатных сотрудников. Поскольку представленные документы и информация не позволили достоверно установить объем налоговых обязательств общества, инспекция правомерно применила нормы подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ для расчета страховых взносов и НДФЛ, приняв в качестве аналогичных общества, расположенные на территории того же субъекта РФ, фактически осуществляемый вид деятельности которых предполагает использование в производственном процессе категорий специальностей и должностей, сопоставимых с персоналом проверяемого общества. Налоговый орган определил расчетный показатель размера оплаты труда на одного сотрудника в месяц с учетом следующих критериев финансово-хозяйственной деятельности аналогичных налогоплательщиков, а именно: структуры штатного расписания (по категориям должностей), специфики деятельности исследуемых предприятий, значения среднесписочной численности. Суд признал правомерным как начисление НДФЛ и страховых взносов расчетным путем, так и начисление обществу пеней на сумму подлежащего удержанию, но не удержанного НДФЛ.
(Юридическая компания "TAXOLOGY")Налоговый орган пришел к выводу о занижении обществом сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет. В ходе проверки налоговый орган установил обстоятельства, свидетельствующие о выплате заработной платы "в конвертах": размер официальной части заработной платы не был дифференцирован, установлен в размере прожиточного минимума субъекта РФ, индексация заработной платы проводилась исключительно при законодательном увеличении размера прожиточного минимума в субъекте РФ, доля оплаты труда в выручке общества была в десять раз ниже средней по отрасли. Согласно допросам работников фактически выплачиваемая заработная плата была значительно выше. Суд пришел к выводу, что представленные доказательства указывают на существенное искажение сведений о фактически выплаченных работникам общества доходах, первичные документы бухгалтерского и кадрового учета, кадровая документация содержат недостоверные сведения о фактически отработанном сотрудниками времени, а также о размере выплаченного дохода в пользу штатных сотрудников. Поскольку представленные документы и информация не позволили достоверно установить объем налоговых обязательств общества, инспекция правомерно применила нормы подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ для расчета страховых взносов и НДФЛ, приняв в качестве аналогичных общества, расположенные на территории того же субъекта РФ, фактически осуществляемый вид деятельности которых предполагает использование в производственном процессе категорий специальностей и должностей, сопоставимых с персоналом проверяемого общества. Налоговый орган определил расчетный показатель размера оплаты труда на одного сотрудника в месяц с учетом следующих критериев финансово-хозяйственной деятельности аналогичных налогоплательщиков, а именно: структуры штатного расписания (по категориям должностей), специфики деятельности исследуемых предприятий, значения среднесписочной численности. Суд признал правомерным как начисление НДФЛ и страховых взносов расчетным путем, так и начисление обществу пеней на сумму подлежащего удержанию, но не удержанного НДФЛ.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы заполнения кадровых документовПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2025)2.2. Какие утверждены унифицированные формы кадровых приказов
(КонсультантПлюс, 2025)2.2. Какие утверждены унифицированные формы кадровых приказов
Нормативные акты
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ
Справочная информация: "Формы первичных учетных документов"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ КАДРОВ
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ КАДРОВ
Готовое решение: Как заполнить и подать сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1) (до 1 января 2024 г.)
(КонсультантПлюс, 2023)Сведения вносите на основании первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета, а также на основании договоров ГПХ и иных договоров, на вознаграждение по которым согласно законодательству РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.
(КонсультантПлюс, 2023)Сведения вносите на основании первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета, а также на основании договоров ГПХ и иных договоров, на вознаграждение по которым согласно законодательству РФ о налогах и сборах начисляются страховые взносы.
Готовое решение: Какие есть особенности приема на работу медицинского работника
(КонсультантПлюс, 2025)не позднее трех рабочих дней со дня заключения трудового договора с работником (в том числе при работе по совместительству) на основании первичных документов кадрового учета и документов, предоставляемых работником лично, внести в федеральный регистр основные сведения о работнике, предусмотренные пп. 2.7 - 2.14 п. 2 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава России от 28.10.2022 N 708н, за исключением сведений о прохождении аккредитации специалиста. В частности, внесите сведения о занимаемой должности в вашей организации. Если обнаружите, что в федеральном регистре отсутствует запись о работнике, ранее не вносилась, то сначала должно быть выполнено первичное внесение сведений о нем. При этом учтите, что ваш уполномоченный работник вправе внести такие сведения только в определенных случаях (ст. 93 Закона об охране здоровья, п. п. 2, 8, 10, 12, 14 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава России от 28.10.2022 N 708н, п. п. 8, 36 Положения о единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения, разд. I Приложения N 1 к указанному Положению);
(КонсультантПлюс, 2025)не позднее трех рабочих дней со дня заключения трудового договора с работником (в том числе при работе по совместительству) на основании первичных документов кадрового учета и документов, предоставляемых работником лично, внести в федеральный регистр основные сведения о работнике, предусмотренные пп. 2.7 - 2.14 п. 2 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава России от 28.10.2022 N 708н, за исключением сведений о прохождении аккредитации специалиста. В частности, внесите сведения о занимаемой должности в вашей организации. Если обнаружите, что в федеральном регистре отсутствует запись о работнике, ранее не вносилась, то сначала должно быть выполнено первичное внесение сведений о нем. При этом учтите, что ваш уполномоченный работник вправе внести такие сведения только в определенных случаях (ст. 93 Закона об охране здоровья, п. п. 2, 8, 10, 12, 14 Порядка, утвержденного Приказом Минздрава России от 28.10.2022 N 708н, п. п. 8, 36 Положения о единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения, разд. I Приложения N 1 к указанному Положению);
Статья: Директор юридического лица: на стыке гражданского и трудового права
(Егоров А.В.)
("Закон", 2022, N 10)Судебная практика склоняется в сторону первого подхода. Так, в одном из дел суд отметил следующее: "Генеральным директором Лежневым А.В. в соответствии с предоставленными ему полномочиями был издан Приказ N 1 о вступлении (его) в должность и установлении оклада 46 000 руб. В материалах дела содержатся доказательства, что выплаты были произведены согласно первичным кадровым документам (Приказ от 20.11.2009 N 1, Приказ от 24.11.2009 N 1 об утверждении штатного расписания, Приказ от 16.12.2009 N 2 об утверждении штатного расписания, Приказ от 16.12.2010 N 3 об утверждении штатного расписания), к которым ООО "ДЕВОН" через уполномоченных лиц имело доступ... Исходя из норм ТК РФ, положений Устава ООО "ДЕВОН" ответчик обладал полномочиями по выплате заработной платы и иных денежных сумм, связанных с осуществлением трудовых обязанностей, и действовал в пределах таких полномочий. Соответственно, как правомерно указал суд апелляционной инстанции, противоправность действий ответчика в отношении выплаты трудовых сумм генеральному директору не доказана, а значит, не доказан и факт причинения убытков на сумму 1 429 887 руб. 05 коп." <21>.
(Егоров А.В.)
("Закон", 2022, N 10)Судебная практика склоняется в сторону первого подхода. Так, в одном из дел суд отметил следующее: "Генеральным директором Лежневым А.В. в соответствии с предоставленными ему полномочиями был издан Приказ N 1 о вступлении (его) в должность и установлении оклада 46 000 руб. В материалах дела содержатся доказательства, что выплаты были произведены согласно первичным кадровым документам (Приказ от 20.11.2009 N 1, Приказ от 24.11.2009 N 1 об утверждении штатного расписания, Приказ от 16.12.2009 N 2 об утверждении штатного расписания, Приказ от 16.12.2010 N 3 об утверждении штатного расписания), к которым ООО "ДЕВОН" через уполномоченных лиц имело доступ... Исходя из норм ТК РФ, положений Устава ООО "ДЕВОН" ответчик обладал полномочиями по выплате заработной платы и иных денежных сумм, связанных с осуществлением трудовых обязанностей, и действовал в пределах таких полномочий. Соответственно, как правомерно указал суд апелляционной инстанции, противоправность действий ответчика в отношении выплаты трудовых сумм генеральному директору не доказана, а значит, не доказан и факт причинения убытков на сумму 1 429 887 руб. 05 коп." <21>.
Статья: Персонифицированный учет фармацевтических работников - 2023
(Спицына Т.В.)
("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", 2022, N 12)Внесение основных сведений о медицинских и фармацевтических работниках в федеральный регистр осуществляют уполномоченные лица не позднее трех рабочих дней со дня заключения трудового договора с медицинским или фармацевтическим работником (в том числе при работе по совместительству) на основании первичных документов кадрового учета и документов, предоставляемых медицинским или фармацевтическим работником лично.
(Спицына Т.В.)
("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", 2022, N 12)Внесение основных сведений о медицинских и фармацевтических работниках в федеральный регистр осуществляют уполномоченные лица не позднее трех рабочих дней со дня заключения трудового договора с медицинским или фармацевтическим работником (в том числе при работе по совместительству) на основании первичных документов кадрового учета и документов, предоставляемых медицинским или фармацевтическим работником лично.
Статья: Обзор мнений государственных органов о графике отпусков. С комментариями юриста
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 9)Наверняка вам приходилось встречать мнение, что график отпусков не является первичным учетным документом, в трудовом законодательстве он таковым не назван, поэтому требования ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" к нему не надо применять. Однако, напомним, Госкомстат РФ относит график отпусков к первичным учетным документам. А как мы отмечали выше, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 до сих пор действует, оно не отменено. На него ориентируются и проверяющие Гострудинспекции, и судьи. Поэтому форму графика отпусков утвердить надо так же, как и формы других первичных кадровых документов.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 9)Наверняка вам приходилось встречать мнение, что график отпусков не является первичным учетным документом, в трудовом законодательстве он таковым не назван, поэтому требования ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" к нему не надо применять. Однако, напомним, Госкомстат РФ относит график отпусков к первичным учетным документам. А как мы отмечали выше, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 до сих пор действует, оно не отменено. На него ориентируются и проверяющие Гострудинспекции, и судьи. Поэтому форму графика отпусков утвердить надо так же, как и формы других первичных кадровых документов.
Готовое решение: Как заполнить и подать сведения о трудовой (иной) деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1)
(КонсультантПлюс, 2025)Сведения вносите на основании первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета, а также на основании договоров ГПХ и иных договоров, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.
(КонсультантПлюс, 2025)Сведения вносите на основании первичных документов, в том числе приказов, других документов кадрового учета, а также на основании договоров ГПХ и иных договоров, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.
Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу? Нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2024)Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу? Нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2024)Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу? Нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Путеводитель по корпоративным спорам: Вопросы судебной практики: Совет директоров (наблюдательный совет) и единоличный исполнительный орган общества с ограниченной ответственностью.
Обязан ли директор ООО обеспечить сохранность документов и при прекращении полномочий передать их новому директору
(КонсультантПлюс, 2025)Суды обоснованно исходили из того, что ответчик, являясь единоличным органом управления общества с момента избрания до его смены, был обязан вести учет хозяйственной деятельности общества и должен был обеспечить сохранность всех документов, включая бухгалтерскую (финансовую) отчетность, бухгалтерские первичные документы, кадровые документы по работникам и иные документы общества за указанный период..."
Обязан ли директор ООО обеспечить сохранность документов и при прекращении полномочий передать их новому директору
(КонсультантПлюс, 2025)Суды обоснованно исходили из того, что ответчик, являясь единоличным органом управления общества с момента избрания до его смены, был обязан вести учет хозяйственной деятельности общества и должен был обеспечить сохранность всех документов, включая бухгалтерскую (финансовую) отчетность, бухгалтерские первичные документы, кадровые документы по работникам и иные документы общества за указанный период..."
Статья: Формы кадровых приказов: что обязательно должен учитывать кадровик
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 8)В этом случае он готовит приказ об утверждении форм кадровых приказов (а чаще - сразу всех форм первичных кадровых документов), отражает факт и порядок использования утвержденных работодателем форм кадровых документов в локальных нормативных актах работодателя, "подведомственных" кадровой службе, а не бухгалтерии.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2024, N 8)В этом случае он готовит приказ об утверждении форм кадровых приказов (а чаще - сразу всех форм первичных кадровых документов), отражает факт и порядок использования утвержденных работодателем форм кадровых документов в локальных нормативных актах работодателя, "подведомственных" кадровой службе, а не бухгалтерии.