Организация потеряла трудовую книжку
Подборка наиболее важных документов по запросу Организация потеряла трудовую книжку (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Апелляционное определение Московского городского суда от 15.04.2024 по делу N 33-12234/2024 (УИД 77RS0002-02-2022-009239-79)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании платы за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О восстановлении на работе; 4) О признании незаконным увольнения в связи с сокращением.
Обстоятельства: Истица указала, что работала в организации ответчика и приказом была уволена по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Истица полагает свое увольнение незаконным, так как нарушены ее права при увольнении.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено в части; 3) Удовлетворено; 4) Удовлетворено.Кроме того, оспаривая в апелляционной жалобе выводы суда о наличии вакантных должностей по должностям бренд-менеджера и продакт- менеджера отдела развития с указанием на то, что размещение организацией на информационных ресурсах вакансий не свидетельствует о наличии таковых в действительности, ответчиком, тем не менее, с целью проверки сведений в представленных ответчиком штатных расстановках суду первой инстанции не были представлены со ссылкой на утрату и их отсутствие - журнал учета движения трудовых книжек (т. 1 л.д. 213), журнал регистрации кадровых приказов (т. 2 л.д. 40), изданных в период предупреждения истца об увольнении. Изложенное свидетельствует о том, что ответчиком не представлены суду надлежащие доказательства соблюдения им требований трудового законодательства при увольнении С., в связи с чем, выводы суда о нарушении работодателем процедуры увольнения истца являются законными и обоснованными.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании платы за вынужденный прогул; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О восстановлении на работе; 4) О признании незаконным увольнения в связи с сокращением.
Обстоятельства: Истица указала, что работала в организации ответчика и приказом была уволена по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Истица полагает свое увольнение незаконным, так как нарушены ее права при увольнении.
Решение: 1) Удовлетворено в части; 2) Удовлетворено в части; 3) Удовлетворено; 4) Удовлетворено.Кроме того, оспаривая в апелляционной жалобе выводы суда о наличии вакантных должностей по должностям бренд-менеджера и продакт- менеджера отдела развития с указанием на то, что размещение организацией на информационных ресурсах вакансий не свидетельствует о наличии таковых в действительности, ответчиком, тем не менее, с целью проверки сведений в представленных ответчиком штатных расстановках суду первой инстанции не были представлены со ссылкой на утрату и их отсутствие - журнал учета движения трудовых книжек (т. 1 л.д. 213), журнал регистрации кадровых приказов (т. 2 л.д. 40), изданных в период предупреждения истца об увольнении. Изложенное свидетельствует о том, что ответчиком не представлены суду надлежащие доказательства соблюдения им требований трудового законодательства при увольнении С., в связи с чем, выводы суда о нарушении работодателем процедуры увольнения истца являются законными и обоснованными.
Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.07.2023 N 88-12321/2023 (УИД 66RS0029-01-2022-001658-85)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии досрочно; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периодов работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Указано на необоснованное невключение в специальный страховой стаж периодов работы в качестве обрезчика, аппретурщика. Согласно сведениям из трудовой книжки, расчетным листкам по заработной плате, сведениям индивидуального лицевого счета ряд периодов трудовой деятельности истца в качестве аппретурщика у этого же работодателя зачтен в специальный стаж. Доказательств фактической полной занятости истца по остальным профессиям не представлено.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Удовлетворено в части.Вопреки доводам кассационной жалобы занятость истца полный рабочий день, при полной рабочей неделе (не менее 80 процентов рабочего времени) на работах, предусмотренных Списком N 2, трудовой книжкой, трудовым договором, приказами о приеме на работу и увольнении, личной карточкой не подтверждается, поскольку эти документы не содержат сведений о фактически выполняемой истцом работы в течение рабочего времени, в личной карточке не отражены сведения об очередных оплачиваемых и иных отпусках, что свидетельствует о неполном ее заполнении. То, что документы работодателей утеряны, организации ликвидированы, документы в архив не передавались, не свидетельствует о праве истца на включение периодов работы в стаж на соответствующих видах работ, а, напротив, подтверждает выводы судов о недоказанности юридически значимых обстоятельств, бремя доказывания которых возлагается статьей 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации на истца.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О признании недействительным решения об отказе в назначении пенсии досрочно; 2) О возложении обязанности назначить пенсию; 3) О включении периодов работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Указано на необоснованное невключение в специальный страховой стаж периодов работы в качестве обрезчика, аппретурщика. Согласно сведениям из трудовой книжки, расчетным листкам по заработной плате, сведениям индивидуального лицевого счета ряд периодов трудовой деятельности истца в качестве аппретурщика у этого же работодателя зачтен в специальный стаж. Доказательств фактической полной занятости истца по остальным профессиям не представлено.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Удовлетворено в части.Вопреки доводам кассационной жалобы занятость истца полный рабочий день, при полной рабочей неделе (не менее 80 процентов рабочего времени) на работах, предусмотренных Списком N 2, трудовой книжкой, трудовым договором, приказами о приеме на работу и увольнении, личной карточкой не подтверждается, поскольку эти документы не содержат сведений о фактически выполняемой истцом работы в течение рабочего времени, в личной карточке не отражены сведения об очередных оплачиваемых и иных отпусках, что свидетельствует о неполном ее заполнении. То, что документы работодателей утеряны, организации ликвидированы, документы в архив не передавались, не свидетельствует о праве истца на включение периодов работы в стаж на соответствующих видах работ, а, напротив, подтверждает выводы судов о недоказанности юридически значимых обстоятельств, бремя доказывания которых возлагается статьей 56 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации на истца.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Кто должен оформить дубликат трудовой книжки бывшему совместителю
("Главная книга", 2024, N 23)Гражданин трудился в двух организациях: по основному месту работы и по совместительству. Затем он уволился сначала с основной работы, а потом и с дополнительной. После этого работник потерял трудовую книжку. К кому из бывших работодателей ему обращаться за оформлением дубликата?
("Главная книга", 2024, N 23)Гражданин трудился в двух организациях: по основному месту работы и по совместительству. Затем он уволился сначала с основной работы, а потом и с дополнительной. После этого работник потерял трудовую книжку. К кому из бывших работодателей ему обращаться за оформлением дубликата?
Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка1. Оформление титульного листа (первой страницы) трудовой книжки и вкладыша в нее. Порядок оформления титульного листа новой трудовой книжки, которую необходимо выдать по заявлению работника при приеме на работу (например, при ее утрате), не установлен (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Рекомендуем воспользоваться правилами оформления дубликата. Печать организации или кадровой службы (при наличии печатей), в которой впервые заполнялся этот документ, ставится после того, как титульный лист заполнен и сведения заверены подписями работника и лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Это следует из пп. "г", "д" п. 28 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Аналогичные требования учитываются при заполнении титульного листа (первой страницы) вкладыша в трудовую книжку, что следует из п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек.
Нормативные акты
Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н
"Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек"
(Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 N 63748)31. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
"Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек"
(Зарегистрировано в Минюсте России 01.06.2021 N 63748)31. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Федеральный закон от 26.10.2002 N 127-ФЗ
(ред. от 31.07.2025)
"О несостоятельности (банкротстве)"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2025)заверенные некоммерческой организацией копии трудовых книжек (при наличии) и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством порядке, или заверенные некоммерческой организацией копии иных документов, подтверждающих наличие установленного стажа работы на руководящих должностях, каждого члена некоммерческой организации, имеющего стаж работы на руководящих должностях;
(ред. от 31.07.2025)
"О несостоятельности (банкротстве)"
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2025)заверенные некоммерческой организацией копии трудовых книжек (при наличии) и (или) сведения о трудовой деятельности, оформленные в установленном законодательством порядке, или заверенные некоммерческой организацией копии иных документов, подтверждающих наличие установленного стажа работы на руководящих должностях, каждого члена некоммерческой организации, имеющего стаж работы на руководящих должностях;
Статья: Утерянные трудовые документы - споры. Восстановление для пенсии и при трудовых спорах
(Веселов К.)
("Трудовое право", 2021, N 12)Работодатель обязан хранить документы о трудовой деятельности своих работников и обеспечивать их учет. Утрата таких документов влечет для организации не только излишние затраты времени кадровых служащих по восстановлению таких документов, но зачастую и материальные издержки. В меньшей степени такие риски несут работодатели, чьи работники перешли на электронные трудовые книжки. Однако, даже если ваши работники еще используют бумажные трудовые, то правильно избранная тактика взаимодействия с работниками, чьи документы утрачены, поможет сохранить денежные средства компании.
(Веселов К.)
("Трудовое право", 2021, N 12)Работодатель обязан хранить документы о трудовой деятельности своих работников и обеспечивать их учет. Утрата таких документов влечет для организации не только излишние затраты времени кадровых служащих по восстановлению таких документов, но зачастую и материальные издержки. В меньшей степени такие риски несут работодатели, чьи работники перешли на электронные трудовые книжки. Однако, даже если ваши работники еще используют бумажные трудовые, то правильно избранная тактика взаимодействия с работниками, чьи документы утрачены, поможет сохранить денежные средства компании.
Статья: Банки уничтожат бумажные договоры
(Газдиев М., Гришин М., Шкиттина Д.)
("Жилищное право", 2022, N 1)Эта проблема существует и для решения другой задачи, которую может поставить перед клиентами банков новая цифровая реальность, - утрата базы данных или отдельной информации из нее из-за технических проблем или ошибки оператора. С этим ранее сталкивались граждане, оформившие электронные трудовые книжки. И это вполне нормально для всякой новой системы - она будет отлаживаться не один день, людям свойственно ошибаться, и для тех клиентов кредитных организаций, которые будут стоять в первых рядах цифровизации договоров и соглашений, это может стать серьезной проблемой. На них система будет учиться. Все последующие станут бенефициарами того опыта, которые правопорядок в целом и банки в частности приобретут при разрешении этих проблем. И в этом смысле клиентам банков следует решить для себя, в какой группе они хотят оказаться.
(Газдиев М., Гришин М., Шкиттина Д.)
("Жилищное право", 2022, N 1)Эта проблема существует и для решения другой задачи, которую может поставить перед клиентами банков новая цифровая реальность, - утрата базы данных или отдельной информации из нее из-за технических проблем или ошибки оператора. С этим ранее сталкивались граждане, оформившие электронные трудовые книжки. И это вполне нормально для всякой новой системы - она будет отлаживаться не один день, людям свойственно ошибаться, и для тех клиентов кредитных организаций, которые будут стоять в первых рядах цифровизации договоров и соглашений, это может стать серьезной проблемой. На них система будет учиться. Все последующие станут бенефициарами того опыта, которые правопорядок в целом и банки в частности приобретут при разрешении этих проблем. И в этом смысле клиентам банков следует решить для себя, в какой группе они хотят оказаться.
Вопрос: В организации не по вине работодателя случился пожар, в результате которого сгорели трудовые книжки, так как не хранились в несгораемом сейфе. Может ли работник взыскать с работодателя материальный и моральный вред, если для восстановления стажа ему пришлось обращаться в суд?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2025)Ответ: Если при массовой утрате трудовых книжек из-за чрезвычайной ситуации (пожара) работодатель предпринял все установленные меры для выдачи работнику дубликата трудовой книжки, в том числе по установлению трудового стажа, оснований для взыскания с работодателя материального и морального вреда нет.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2025)Ответ: Если при массовой утрате трудовых книжек из-за чрезвычайной ситуации (пожара) работодатель предпринял все установленные меры для выдачи работнику дубликата трудовой книжки, в том числе по установлению трудового стажа, оснований для взыскания с работодателя материального и морального вреда нет.
Статья: Споры об оформлении дубликата трудовой книжки после смены фамилии работника
(Ливена С.В., Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2025, N 3)Например, работница уволилась с работы и забрала трудовую книжку. Потом она вышла замуж, сменила фамилию и потеряла трудовую книжку (или книжка была испорчена). Теперь она обращается к бывшему работодателю и просит выдать дубликат трудовой книжки. В связи с этим у кадровика возникают следующие вопросы. На какую фамилию выдавать трудовую книжку: на старую или новую? Если на старую, то кто должен внести запись о новой фамилии?
(Ливена С.В., Зимина С.Ю.)
("Кадровик-практик", 2025, N 3)Например, работница уволилась с работы и забрала трудовую книжку. Потом она вышла замуж, сменила фамилию и потеряла трудовую книжку (или книжка была испорчена). Теперь она обращается к бывшему работодателю и просит выдать дубликат трудовой книжки. В связи с этим у кадровика возникают следующие вопросы. На какую фамилию выдавать трудовую книжку: на старую или новую? Если на старую, то кто должен внести запись о новой фамилии?
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2025)Затем отразите по отдельности периоды работы, указав даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи в дубликат, оформляемый при утрате работником, внесите на основании надлежаще оформленных документов, которые он представил. В графе 4 приведите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
(КонсультантПлюс, 2025)Затем отразите по отдельности периоды работы, указав даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи в дубликат, оформляемый при утрате работником, внесите на основании надлежаще оформленных документов, которые он представил. В графе 4 приведите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Вопрос: О месте оформления дубликата трудовой книжки, если работник уволился и с основного места работы, и с работы по совместительству.
(Письмо Минтруда России от 09.10.2024 N 14-6/ООГ-5896)Вопрос: Работник работал в двух разных организациях - в одной как на основном месте работы, а во второй внешним совместителем. В мае он уволился с основного места работы, а в июле с работы по совместительству. Сейчас планирует устроиться на новую работу, но выяснилось, что потерялась трудовая книжка. Куда обратиться для ее восстановления - по бывшему основному месту работы или по месту работы совместителем, поскольку оно было последним?
(Письмо Минтруда России от 09.10.2024 N 14-6/ООГ-5896)Вопрос: Работник работал в двух разных организациях - в одной как на основном месте работы, а во второй внешним совместителем. В мае он уволился с основного места работы, а в июле с работы по совместительству. Сейчас планирует устроиться на новую работу, но выяснилось, что потерялась трудовая книжка. Куда обратиться для ее восстановления - по бывшему основному месту работы или по месту работы совместителем, поскольку оно было последним?
Вопрос: В каком порядке оформляется дубликат вкладыша в трудовую книжку, если он пришел в негодность?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2024)После указания на первой странице (титульном листе) дубликата даты его заполнения работник должен заверить правильность внесенных в дубликат сведений своей подписью. Также на первой странице (титульном листе) ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, проставляется печать организации (печать кадровой службы) - при наличии печати (пп. "г", "д" п. 28 Порядка).
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2024)После указания на первой странице (титульном листе) дубликата даты его заполнения работник должен заверить правильность внесенных в дубликат сведений своей подписью. Также на первой странице (титульном листе) ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, проставляется печать организации (печать кадровой службы) - при наличии печати (пп. "г", "д" п. 28 Порядка).
Статья: Оформляем дубликат трудовой книжки
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 2)Пункт 31 Порядка определяет порядок действий при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств):
(Зимина С.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2025, N 2)Пункт 31 Порядка определяет порядок действий при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств):
"Комментарий к Федеральному закону от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации"
(постатейный)
(Шкатулла В.И., Маркин Н.С., Надвикова В.В.)
(под ред. В.И. Шкатуллы)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023)Супругам военнослужащих - граждан, проходящих военную службу по контракту, в общий трудовой стаж, необходимый для установления пенсии, засчитываются весь период проживания с супругами до 1992 г. вне зависимости от мест дислокации воинских частей, с 1992 г. - в местностях, где они не могли трудиться по специальности в связи с отсутствием возможности трудоустройства и были признаны в установленном порядке безработными, а также период, когда супруги военнослужащих - граждан были вынуждены не работать по состоянию здоровья детей, связанному с условиями проживания по месту военной службы супругов, если по заключению медицинской организации их дети нуждались в постороннем уходе. В указанные периоды супругам военнослужащих - граждан, если они утратили право на пособие по безработице, выплачивается ежемесячное пособие в порядке и размерах, которые определяются Правительством Российской Федерации.
(постатейный)
(Шкатулла В.И., Маркин Н.С., Надвикова В.В.)
(под ред. В.И. Шкатуллы)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2023)Супругам военнослужащих - граждан, проходящих военную службу по контракту, в общий трудовой стаж, необходимый для установления пенсии, засчитываются весь период проживания с супругами до 1992 г. вне зависимости от мест дислокации воинских частей, с 1992 г. - в местностях, где они не могли трудиться по специальности в связи с отсутствием возможности трудоустройства и были признаны в установленном порядке безработными, а также период, когда супруги военнослужащих - граждан были вынуждены не работать по состоянию здоровья детей, связанному с условиями проживания по месту военной службы супругов, если по заключению медицинской организации их дети нуждались в постороннем уходе. В указанные периоды супругам военнослужащих - граждан, если они утратили право на пособие по безработице, выплачивается ежемесячное пособие в порядке и размерах, которые определяются Правительством Российской Федерации.