Оформление дел постоянного хранения
Подборка наиболее важных документов по запросу Оформление дел постоянного хранения (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 13 "Категории граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы" Закона РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС""Приведенным законом не предусмотрена обязанность граждан, указанных в его пунктах 3 и 4 части первой статьи 13, получившим ранее удостоверения участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС установленного образца, которые не признаны недействующими или недействительными, при замене таких удостоверений на предусмотренные указанным Порядком удостоверения нового образца повторно представлять иные документы, подтверждающие выполнение работ в зоне отчуждения, в связи с отсутствием в уполномоченном органе личного дела с материалами, послужившими основанием для выдачи гражданину ранее удостоверения либо при отсутствии в его личном деле, подлежащем постоянному хранению в органах (их правопреемниках), оформивших и выдавших ему соответствующее удостоверение, документов, подтверждающих выполнение работ в зоне отчуждения."
Подборка судебных решений за 2023 год: Статья 13 "Категории граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы" Закона РФ "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС""Не предусмотрена законом и обязанность граждан, указанных в его пунктах 3 и 4 части первой статьи 13, получившим ранее удостоверения участников ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС установленного образца, которые не признаны недействующими или недействительными, при замене таких удостоверений на предусмотренные Порядком удостоверения нового образца повторно представлять иные документы, подтверждающие выполнение работ в зоне отчуждения, в связи с отсутствием в уполномоченном органе личного дела с материалами, послужившими основанием для выдачи гражданину ранее удостоверения либо при отсутствии в его личном деле, подлежащем постоянному хранению в органах (их правопреемниках), оформивших и выдавших ему соответствующее удостоверение, документов, подтверждающих выполнение работ в зоне отчуждения."
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Порядок составления акта приема-передачи и передачи архивных документов (дел) на хранение (архивное хранение)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Документы передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив по истечении установленных сроков их временного хранения, которые составляют 5, 10 или 15 лет в зависимости от вида документов. Передача осуществляется после полного оформления дел и утверждения описей постоянного хранения.
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2026)Документы передаются на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив по истечении установленных сроков их временного хранения, которые составляют 5, 10 или 15 лет в зависимости от вида документов. Передача осуществляется после полного оформления дел и утверждения описей постоянного хранения.
Вопрос: Как можно передать личные дела уволенных работников в архив?
(Консультация эксперта, 2026)Для передачи личных дел уволенных работников в архив организации дела должны быть подготовлены к такой передаче, то есть оформлены и описаны (включены в опись дел, документов). Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (п. 48, пп. "ж" п. 49 Правил).
(Консультация эксперта, 2026)Для передачи личных дел уволенных работников в архив организации дела должны быть подготовлены к такой передаче, то есть оформлены и описаны (включены в опись дел, документов). Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (п. 48, пп. "ж" п. 49 Правил).
Нормативные акты
Приказ Минюста России от 14.12.2022 N 394
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного хранения (глава X Правил);
(ред. от 24.07.2023, с изм. от 09.08.2023)
"Об утверждении Правил нотариального делопроизводства"
(вместе с "Правилами нотариального делопроизводства", утв. решением Правления ФНП от 28.11.2022 N 21/22)
(Зарегистрировано в Минюсте России 15.12.2022 N 71553)3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного хранения (глава X Правил);
Формы
Вопрос: Возникают ли у ИП обязанности в сфере персональных данных работников при прекращении предпринимательской деятельности? Надо ли уничтожать эти данные, уведомлять Роскомнадзор о прекращении их обработки?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2025)Следовательно, при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя необходимо провести экспертизу ценности документации и отобрать документы, срок хранения которых истек, и уничтожить их. Законченные делопроизводством документы формируются в дела по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2025)Следовательно, при прекращении деятельности индивидуального предпринимателя необходимо провести экспертизу ценности документации и отобрать документы, срок хранения которых истек, и уничтожить их. Законченные делопроизводством документы формируются в дела по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения и со сроком хранения свыше 10 лет, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов) (п. 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77).
Вопрос: Как организовать делопроизводство, документооборот и хранение документов в организации?
(Консультация эксперта, 2026)Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и со сроком хранения в организации свыше 10 лет подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов). При формировании дел необходимо соблюдать установленные требования, в частности группировать документы постоянного и временного срока хранения в отдельные дела (п. 48, пп. "а" п. 49 Правил N 77).
(Консультация эксперта, 2026)Дела постоянного (в том числе со сроком хранения "до ликвидации организации") и со сроком хранения в организации свыше 10 лет подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов). При формировании дел необходимо соблюдать установленные требования, в частности группировать документы постоянного и временного срока хранения в отдельные дела (п. 48, пп. "а" п. 49 Правил N 77).
"Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)11) документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в России, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;
(постатейный)
(2-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)11) документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в России, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;
Готовое решение: Порядок уничтожения бухгалтерских документов
(КонсультантПлюс, 2026)Запрещается уничтожать документы до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем организации (уполномоченным лицом) описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу (п. 17 Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 77).
(КонсультантПлюс, 2026)Запрещается уничтожать документы до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем организации (уполномоченным лицом) описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу (п. 17 Правил хранения документов, утвержденных Приказом N 77).
Статья: Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Документы постоянного и временного (длительного) сроков хранения группируют отдельно друг от друга. Документы постоянного и длительного сроков хранения необходимо не только оформить в дела, но и описать (включить в опись дел). В каждое дело включают один экземпляр каждого документа. В дела включаются документы одного календарного года. Исключение - личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудников <9>.
(Катаева Н.Н.)
("Главная книга", 2023, N 22)Документы постоянного и временного (длительного) сроков хранения группируют отдельно друг от друга. Документы постоянного и длительного сроков хранения необходимо не только оформить в дела, но и описать (включить в опись дел). В каждое дело включают один экземпляр каждого документа. В дела включаются документы одного календарного года. Исключение - личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудников <9>.
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)По договору с государственным или муниципальным архивом в него можно передавать также документы постоянного хранения, которые не относятся к источникам формирования архивов (подп. "в" п. 216 Правил N 77). Передачу дел оформляют актом приема-передачи.
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)По договору с государственным или муниципальным архивом в него можно передавать также документы постоянного хранения, которые не относятся к источникам формирования архивов (подп. "в" п. 216 Правил N 77). Передачу дел оформляют актом приема-передачи.
Статья: Единая информационная система нотариата: новые реалии, проблемы и перспективы
(Курова Н.Н., Строганова Н.К.)
("Нотариус", 2021, N 5)Для устранения дублирования информации о совершенном нотариальном действии на разных бумажных носителях имеет смысл внести изменения в Порядок оформления форм реестров, которые позволят в случае невозможности регистрации нотариального действия в ЕИСН поместить нотариально изготовленный документ в дела постоянного срока хранения, не заполняя реестровые книги полностью. Для этого возможно абз. 2 п. 10, предложение второе абз. 1 п. 11 и абз. 2 п. 12 Порядка оформления форм реестров дополнить словами примерно следующего содержания: "(...за исключением случаев помещения экземпляра изготовленного документа в дела, для которых федеральный орган исполнительной власти в области юстиции предусмотрел постоянный срок хранения)".
(Курова Н.Н., Строганова Н.К.)
("Нотариус", 2021, N 5)Для устранения дублирования информации о совершенном нотариальном действии на разных бумажных носителях имеет смысл внести изменения в Порядок оформления форм реестров, которые позволят в случае невозможности регистрации нотариального действия в ЕИСН поместить нотариально изготовленный документ в дела постоянного срока хранения, не заполняя реестровые книги полностью. Для этого возможно абз. 2 п. 10, предложение второе абз. 1 п. 11 и абз. 2 п. 12 Порядка оформления форм реестров дополнить словами примерно следующего содержания: "(...за исключением случаев помещения экземпляра изготовленного документа в дела, для которых федеральный орган исполнительной власти в области юстиции предусмотрел постоянный срок хранения)".
Статья: Директор увольняется. Как передать дела?
(Иритикова В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 8)В момент передачи дел генеральный директор в полной мере может оценить, зачем он утверждал своей подписью или приказом номенклатуру дел организации, расписывался в грифе утверждения на описях дел постоянного хранения, по личному составу и актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Приему-передаче подлежат и документальный фонд организации, и архивный фонд, но не за счет трудоемкого и нереализуемого фактического пересчета документов и дел, а на основании обязательных учетных документов, подлежащих в организации постоянному хранению. Чтобы все учетные данные были реальными, номенклатуру дел и описи необходимо составлять, оформлять и поддерживать в актуальном состоянии, своевременно вносить в номенклатуру необходимые отметки о передаче документов в архив или уничтожении, т.е. систематизация документального фонда и архивное хранение документов, находящихся в зоне ответственности первого руководителя, должны быть организованы по установленным правилам.
(Иритикова В.)
("Юридический справочник руководителя", 2021, N 8)В момент передачи дел генеральный директор в полной мере может оценить, зачем он утверждал своей подписью или приказом номенклатуру дел организации, расписывался в грифе утверждения на описях дел постоянного хранения, по личному составу и актах о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Приему-передаче подлежат и документальный фонд организации, и архивный фонд, но не за счет трудоемкого и нереализуемого фактического пересчета документов и дел, а на основании обязательных учетных документов, подлежащих в организации постоянному хранению. Чтобы все учетные данные были реальными, номенклатуру дел и описи необходимо составлять, оформлять и поддерживать в актуальном состоянии, своевременно вносить в номенклатуру необходимые отметки о передаче документов в архив или уничтожении, т.е. систематизация документального фонда и архивное хранение документов, находящихся в зоне ответственности первого руководителя, должны быть организованы по установленным правилам.
Статья: Судопроизводство по административным делам о признании информационных материалов экстремистскими (в контексте новаций судебного делопроизводства)
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
(Латышева Н.А.)
("Российский судья", 2025, N 2)В настоящее время организация ведения судебного делопроизводства осуществляется в условиях смешанного - электронного и бумажного - документооборота. Административные исковые производства в судах формируются в соответствии с общими правилами формирования судебных дел, данная категория не имеет каких-либо ограничительных грифов - например, "секретно" или "для служебного пользования (ДСП)". Действующий Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции 2022 г. (далее - Перечень 2022 г.) предусматривает кратковременный срок хранения дел о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено (ст. 343) <8>. Данный срок составляет 5 лет, с отметкой "экспертно-проверочной комиссии". Таким образом, уничтожение таких дел после окончания 5-летнего срока хранения возможно только по результатам экспертизы ценности материалов данных судебных дел. Корректировка рассматриваемой ст. 343 Перечня произойдет в ближайшей перспективе с изменением правил подсудности дел данной категории в связи с передачей их рассмотрения в суды субъектов РФ. Таким образом, если по итогам экспертизы ценности срок хранения судебного дела продлевается решением экспертной комиссии суда, то данное дело как комплекс документов подлежит дальнейшему хранению в архиве суда. В то же время если оснований для продления сроков хранения не обнаружено, то осуществляется стандартная процедура уничтожения материалов судебного дела о признании информации, размещенной в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет, информацией, распространение которой в Российской Федерации запрещено, в ходе которой для постоянного хранения изымается только решение по делу. Такие судебные акты оформляется в наряды, представляющие собой, в условиях бумажного документооборота, сброшюрованные документы одной категории. Рассматриваемые наряды включают в себя решения по иным делам, выносимым в рамках применения КАС РФ за определенный календарный период. Согласно установленным правилам ведения архивов в судах, они передаются в состав документов Архивного фонда Российской Федерации по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда. В условиях территориальной распределенной структуры данного фонда суды, как правило, являются источниками комплектования для государственных архивов субъектов Российской Федерации.
Готовое решение: Как уведомить работника о начале ежегодного отпуска
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
(КонсультантПлюс, 2026)Срок хранения уведомлений о начале отпуска обычно три года. Но если уведомление включено в состав личного дела работника и оно оформлено после 01.01.2003, то храните его 50 лет, если до 01.01.2003 - 75 лет. Срок исчисляйте с 1 января, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством. По истечении срока, установленного для хранения в составе личных дел, можете отобрать уведомления на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. То есть подход такой же, как и при хранении любых иных уведомлений, которые вы составляете работникам (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1 - 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле, ст. ст. 436, 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. п. 4.1, 4.8, 4.9 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).