Обязательные кадровые журналы учета
Подборка наиболее важных документов по запросу Обязательные кадровые журналы учета (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 23.03.2023 N 88-8136/2023 по делу N 2-1948/2022 (УИД 91RS0019-01-2022-002358-24)
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании среднего заработка; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О восстановлении на работе; 4) О признании незаконным увольнения за прогул.
Обстоятельства: Истцом не представлено доказательств своего отсутствия на рабочем месте по уважительным причинам, процедура привлечения истца к дисциплинарной ответственности в виде увольнения работодателем соблюдена, соответствует тяжести вменяемого в вину дисциплинарного проступка, предшествующему поведению истца и его отношению к труду.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано.Также, суд первой инстанции признал ненадлежащим доказательством отказ истца от дачи объяснений по факту отсутствия на рабочем месте в ходе телефонного разговора, на который имеется ссылка в докладной записке ведущего специалиста по кадровым вопросам и конкурсным торгам Ш.Л. от 28 марта 2022 года, в акте об отсутствии на рабочем месте от 28 марта 2022 года, посчитав, что телефонограмма должна быть оформлена соответствующим образом и зарегистрирована в журнале исходящей корреспонденции, однако такой телефонограммы, как и иных надлежащих и допустимых доказательств, суду не представлено.
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании среднего заработка; 2) О взыскании компенсации морального вреда; 3) О восстановлении на работе; 4) О признании незаконным увольнения за прогул.
Обстоятельства: Истцом не представлено доказательств своего отсутствия на рабочем месте по уважительным причинам, процедура привлечения истца к дисциплинарной ответственности в виде увольнения работодателем соблюдена, соответствует тяжести вменяемого в вину дисциплинарного проступка, предшествующему поведению истца и его отношению к труду.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Отказано.Также, суд первой инстанции признал ненадлежащим доказательством отказ истца от дачи объяснений по факту отсутствия на рабочем месте в ходе телефонного разговора, на который имеется ссылка в докладной записке ведущего специалиста по кадровым вопросам и конкурсным торгам Ш.Л. от 28 марта 2022 года, в акте об отсутствии на рабочем месте от 28 марта 2022 года, посчитав, что телефонограмма должна быть оформлена соответствующим образом и зарегистрирована в журнале исходящей корреспонденции, однако такой телефонограммы, как и иных надлежащих и допустимых доказательств, суду не представлено.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Семь изменений 2023 года, которые требуют корректировки ЛНА
(Яковлев Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 1)Работник передает заявление по согласованному графику через своего непосредственного руководителя - начальника структурного подразделения. Заявление считается полученным работодателем в день его вручения начальнику структурного подразделения. Начальник структурного подразделения проставляет на заявлении визу согласования и передает его в отдел кадров в день его получения от работника не позднее 15:00, а в случае поступления заявления от работника позже указанного времени - незамедлительно. Если начальник структурного подразделения по объективным причинам не может передать заявление работника в день его получения, он обязан обеспечить передачу копии заявления по электронной почте в адрес начальника отдела кадров в срок не позднее 15:00 дня его получения, а в случае поступления заявления позже указанного времени - незамедлительно. Подлинник заявления должен быть передан в отдел кадров в кратчайшие сроки.
(Яковлев Н.)
("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2024, N 1)Работник передает заявление по согласованному графику через своего непосредственного руководителя - начальника структурного подразделения. Заявление считается полученным работодателем в день его вручения начальнику структурного подразделения. Начальник структурного подразделения проставляет на заявлении визу согласования и передает его в отдел кадров в день его получения от работника не позднее 15:00, а в случае поступления заявления от работника позже указанного времени - незамедлительно. Если начальник структурного подразделения по объективным причинам не может передать заявление работника в день его получения, он обязан обеспечить передачу копии заявления по электронной почте в адрес начальника отдела кадров в срок не позднее 15:00 дня его получения, а в случае поступления заявления позже указанного времени - незамедлительно. Подлинник заявления должен быть передан в отдел кадров в кратчайшие сроки.
Статья: Комментарий к Письму Федеральной службы по труду и занятости от 04.04.2023 N ПГ/05385-6-1 <Может ли директор передать полномочия по подписанию кадровых документов?>
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 10)Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. В силу п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учету движения трудовых книжек. Данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). Так как руководитель может передать свои полномочия по подписанию кадровых документов, то и для книг (журналов) учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек исключений нет.
(Натырова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 10)Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н. В силу п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учету движения трудовых книжек. Данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). Так как руководитель может передать свои полномочия по подписанию кадровых документов, то и для книг (журналов) учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек исключений нет.
Нормативные акты
Постановление Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек подлежат строгому учету в специальных журналах учета данных документов, которые хранятся в отделе кадров.
(ред. от 11.07.2014)
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)"Бланки удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек подлежат строгому учету в специальных журналах учета данных документов, которые хранятся в отделе кадров.
Приказ Росстата от 12.09.2025 N 477
"Об утверждении формы федерального статистического наблюдения N 5-ФК (сводная) "Сведения по подготовке спортивного резерва" и указаний по ее заполнению"Источником формирования данных по форме являются первичные учетные документы, включая документы персонифицированного учета обучающихся и занимающихся, журналы посещаемости, приказы о зачислении и отчислении спортсменов, индивидуальные планы подготовки, протоколы соревнований, приказы о присвоении спортивных разрядов и званий, кадровые и финансовые документы (включая табели учета рабочего времени, штатные расписания, сметы и отчеты о расходах) и так далее.
"Об утверждении формы федерального статистического наблюдения N 5-ФК (сводная) "Сведения по подготовке спортивного резерва" и указаний по ее заполнению"Источником формирования данных по форме являются первичные учетные документы, включая документы персонифицированного учета обучающихся и занимающихся, журналы посещаемости, приказы о зачислении и отчислении спортсменов, индивидуальные планы подготовки, протоколы соревнований, приказы о присвоении спортивных разрядов и званий, кадровые и финансовые документы (включая табели учета рабочего времени, штатные расписания, сметы и отчеты о расходах) и так далее.
Вопрос: Какие требования законодательства в области защиты персональных данных установлены к удалению файла трудового договора, содержащего персональные данные, с компьютера работника отдела кадров? Требуются ли участие созданной комиссии и составление акта об уничтожении персональных данных?
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2023)Ответ: Закон устанавливает случаи и сроки уничтожения персональных данных. Подтверждением уничтожения персональных данных, осуществляемого с компьютера работника отдела кадров, являются акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных. Участие комиссии не обязательно. Уничтожение персональных данных субъекта может осуществляться должностным лицом на основании приказа работодателя.
(Консультация эксперта, Гострудинспекция в Нижегородской обл., 2023)Ответ: Закон устанавливает случаи и сроки уничтожения персональных данных. Подтверждением уничтожения персональных данных, осуществляемого с компьютера работника отдела кадров, являются акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных. Участие комиссии не обязательно. Уничтожение персональных данных субъекта может осуществляться должностным лицом на основании приказа работодателя.
Типовая ситуация: Охрана труда: основные документы и обязанности работодателя и работника
(Издательство "Главная книга", 2026)начальник отдела кадров Фролов Фролов Н.С.
(Издательство "Главная книга", 2026)начальник отдела кадров Фролов Фролов Н.С.
Вопрос: Должен ли работодатель в связи со сменой работницей фамилии вносить изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них? В каком порядке?
(Консультация эксперта, 2026)Должен ли работодатель в связи со сменой работницей фамилии вносить изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них? В каком порядке?
(Консультация эксперта, 2026)Должен ли работодатель в связи со сменой работницей фамилии вносить изменения в книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них? В каком порядке?
Типовая ситуация: Воинский учет: основные правила и внутренние документы
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы по воинскому учету можно распределить по отдельным папкам, составив номенклатуру дел по воинскому учету. Если его ведет работник отдела кадров, можно дополнить раздел номенклатуры отдела кадров. Например, включить заголовки дел - "Картотека карточек граждан, подлежащих воинскому учету", "Отчетность по воинскому учету".
(Издательство "Главная книга", 2026)Документы по воинскому учету можно распределить по отдельным папкам, составив номенклатуру дел по воинскому учету. Если его ведет работник отдела кадров, можно дополнить раздел номенклатуры отдела кадров. Например, включить заголовки дел - "Картотека карточек граждан, подлежащих воинскому учету", "Отчетность по воинскому учету".
Вопрос: Можно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делать записи о том, что трудовые книжки ведутся в электронном виде, и в какой графе?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка).
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка).
Вопрос: Как правильно оформить книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек?
(Консультация эксперта, 2026)Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек должна быть заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя (п. 40 Порядка N 320н).
(Консультация эксперта, 2026)Книга (журнал) по учету движения трудовых книжек должна быть заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя (п. 40 Порядка N 320н).
Статья: Страхование жизни и здоровья военнослужащих и сотрудников Росгвардии
(Романова Л.)
("Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 5)Журнал учета. Пунктом 15 Порядка N 21 установлено, что кадровый орган и (или) орган комплектования воинской части (организации) должны вести журнал учета оформленных документов по обязательному государственному страхованию жизни и здоровья военнослужащих, граждан, призванных на военные сборы, и сотрудников Росгвардии, необходимых для принятия решения о выплате страховых сумм. Форма журнала приведена в приложении 9 к Порядку N 21.
(Романова Л.)
("Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2023, N 5)Журнал учета. Пунктом 15 Порядка N 21 установлено, что кадровый орган и (или) орган комплектования воинской части (организации) должны вести журнал учета оформленных документов по обязательному государственному страхованию жизни и здоровья военнослужащих, граждан, призванных на военные сборы, и сотрудников Росгвардии, необходимых для принятия решения о выплате страховых сумм. Форма журнала приведена в приложении 9 к Порядку N 21.
Статья: Прием и передача дел в коммерческих организациях при увольнении работника
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 9)Если передаются документы, то при этом обычно проверяются имеющиеся недостатки и несоответствия в них. Например, при передаче дел от одного кадрового работника другому нередко обнаруживают такие недочеты: в журналах регистрации не все приказы зарегистрированы; в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них записи внесены не обо всех трудовых книжках; отсутствуют какие-то записи в трудовых книжках (например, о переводах, переименовании должности или организации и др.); отсутствуют какие-то приказы, договоры, заявления в деле, хотя, согласно описи, они должны иметься; др.
(Ливена С.В.)
("Кадровик-практик", 2023, N 9)Если передаются документы, то при этом обычно проверяются имеющиеся недостатки и несоответствия в них. Например, при передаче дел от одного кадрового работника другому нередко обнаруживают такие недочеты: в журналах регистрации не все приказы зарегистрированы; в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них записи внесены не обо всех трудовых книжках; отсутствуют какие-то записи в трудовых книжках (например, о переводах, переименовании должности или организации и др.); отсутствуют какие-то приказы, договоры, заявления в деле, хотя, согласно описи, они должны иметься; др.
Готовое решение: Как организовать и провести вводный инструктаж по гражданской обороне
(КонсультантПлюс, 2026)разработать и утвердить форму журнала учета вводного инструктажа.
(КонсультантПлюс, 2026)разработать и утвердить форму журнала учета вводного инструктажа.
Статья: Выдача трудовой книжки и СТД-Р при переходе работника в другую бизнес-единицу одной компании
(Руденко Е.Ю.)
("Кадровик-практик", 2023, N 8)Здесь отметим маленький нюанс - дата увольнения с основной работы не может совпадать с датой приема на основную работу, поскольку при наличии основной работы принять можно только по совместительству (ст. 282 ТК РФ), а дата увольнения - это последний день работы. Поэтому если в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек у вас указывается дата приема на работу, то она не должна совпадать с датой увольнения работника от предыдущего работодателя. Обратите внимание на эту деталь. При проведении кадровых аудитов мы иногда замечаем, что в своей форме книги учета работодатель предусматривает указание даты приема работника на работу, а кадровик вписывает туда дату приема трудовой книжки, причем принимает ее у работника сразу после оформления увольнения и выдачи, то есть в дату увольнения от предыдущего работодателя.
(Руденко Е.Ю.)
("Кадровик-практик", 2023, N 8)Здесь отметим маленький нюанс - дата увольнения с основной работы не может совпадать с датой приема на основную работу, поскольку при наличии основной работы принять можно только по совместительству (ст. 282 ТК РФ), а дата увольнения - это последний день работы. Поэтому если в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек у вас указывается дата приема на работу, то она не должна совпадать с датой увольнения работника от предыдущего работодателя. Обратите внимание на эту деталь. При проведении кадровых аудитов мы иногда замечаем, что в своей форме книги учета работодатель предусматривает указание даты приема работника на работу, а кадровик вписывает туда дату приема трудовой книжки, причем принимает ее у работника сразу после оформления увольнения и выдачи, то есть в дату увольнения от предыдущего работодателя.