Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки
Подборка наиболее важных документов по запросу Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Позиции судов по спорным вопросам. Трудовое право: Потеря трудовой книжки
(КонсультантПлюс, 2025)"...исходя из предоставления... [истцом - ред.] трудовой книжки... отсутствия доказательств возвращения указанного документа после заверения копии, ответственности работодателя за учет, хранение и выдачу трудовых книжек, а также того факта, что документов об отсутствии трудовой книжки у ответчика в период службы истец не получал, суд... пришел к выводу об утрате трудовой книжки по вине ответчика...
(КонсультантПлюс, 2025)"...исходя из предоставления... [истцом - ред.] трудовой книжки... отсутствия доказательств возвращения указанного документа после заверения копии, ответственности работодателя за учет, хранение и выдачу трудовых книжек, а также того факта, что документов об отсутствии трудовой книжки у ответчика в период службы истец не получал, суд... пришел к выводу об утрате трудовой книжки по вине ответчика...
Апелляционное определение Ростовского областного суда от 02.02.2023 N 33-1838/2023 (УИД 61RS0003-01-2022-005858-46)
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периодов работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истец указал, что в назначении досрочной страховой пенсии ответчиком было отказано по причине отсутствия специального стажа.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.Исследовав копию трудовую книжку истца серии ПТ-I НОМЕР ОБЕЗЛИЧЕН, первая страница которой не заверена на титульном листе печатью организации, ее выдавшей и подписью лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, суд первой инстанции правомерно признал ее в качестве допустимого доказательства по делу, поскольку записи в трудовой книжке истца о его работе в спорные периоды согласуются с совокупностью собранных по делу доказательств. Несоответствие данных, указанных в трудовой книжке, не может быть принято в основу для отмены по существу правильного решения суда, поскольку ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, неправильное оформление записей в трудовой книжке не может повлечь неблагоприятных последствий для истца в виде не включения в страховой стаж спорного периода работы.
Категория спора: Пенсионное обеспечение.
Требования заявителя: 1) О возложении обязанности назначить пенсию; 2) О включении периодов работы в трудовой стаж.
Обстоятельства: Истец указал, что в назначении досрочной страховой пенсии ответчиком было отказано по причине отсутствия специального стажа.
Решение: 1) Удовлетворено; 2) Удовлетворено.Исследовав копию трудовую книжку истца серии ПТ-I НОМЕР ОБЕЗЛИЧЕН, первая страница которой не заверена на титульном листе печатью организации, ее выдавшей и подписью лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, суд первой инстанции правомерно признал ее в качестве допустимого доказательства по делу, поскольку записи в трудовой книжке истца о его работе в спорные периоды согласуются с совокупностью собранных по делу доказательств. Несоответствие данных, указанных в трудовой книжке, не может быть принято в основу для отмены по существу правильного решения суда, поскольку ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, неправильное оформление записей в трудовой книжке не может повлечь неблагоприятных последствий для истца в виде не включения в страховой стаж спорного периода работы.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Порядок заверения копии трудовой книжки
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 11)Трудовая книжка, если специалист трудоустроен, всегда хранится у работодателя. При этом нередки случаи, когда копия документа сотруднику может понадобиться. В этом случае работодатель обязан изготовить копию, заверить ее и выдать работнику. За какой срок и как предприятию нужно это сделать? Расскажем в нашем материале.
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 11)Трудовая книжка, если специалист трудоустроен, всегда хранится у работодателя. При этом нередки случаи, когда копия документа сотруднику может понадобиться. В этом случае работодатель обязан изготовить копию, заверить ее и выдать работнику. За какой срок и как предприятию нужно это сделать? Расскажем в нашем материале.
Вопрос: Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Так, в Докладе, утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2025)Так, в Докладе, утвержденном Рострудом, указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Нормативные акты
Приказ Роструда от 11.11.2022 N 253
"Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства"Важно! Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
"Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства"Важно! Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Приказ Минэкономразвития России от 11.07.2016 N 452
"Об утверждении примерного трудового договора с руководителем федерального государственного унитарного предприятия"
(Зарегистрировано в Минюсте России 14.11.2016 N 44321)7.4. Трудовая книжка Руководителя предприятия ведется и хранится у Работодателя.
"Об утверждении примерного трудового договора с руководителем федерального государственного унитарного предприятия"
(Зарегистрировано в Минюсте России 14.11.2016 N 44321)7.4. Трудовая книжка Руководителя предприятия ведется и хранится у Работодателя.
Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работниковХранить копии документов (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) работника в его личном деле работодатель может, если работник дал согласие на хранение и обработку персональных данных (Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за II квартал 2017 г. (утв. Рострудом)).
Вопрос: В новой организации у всех работников электронные трудовые книжки. Нужно ли заводить книгу учета движения трудовых книжек? При издании приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, нужно ли указывать его соответствующие полномочия?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)- ведении, учете и хранении бумажных трудовых книжек, выдаче их заверенных копий, заверенных копий иных документов, связанных с работой.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)- ведении, учете и хранении бумажных трудовых книжек, выдаче их заверенных копий, заверенных копий иных документов, связанных с работой.
Статья: Трудовая книжка с "детективным" сюжетом
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)Таким образом, сама запись об увольнении работника не включает в себя указание должности и подпись руководителя организации. При прекращении трудового договора с сотрудником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
(Сиверцева Н.)
("Практическая бухгалтерия", 2023, N 5)Таким образом, сама запись об увольнении работника не включает в себя указание должности и подпись руководителя организации. При прекращении трудового договора с сотрудником все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого сотрудника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Готовое решение: Что нужно знать работодателю об увольнении
(КонсультантПлюс, 2025)Что касается выдачи трудовой книжки и связанных с работой документов (их копий), то на практике сложилась особая ситуация. Так, если в день увольнения невозможно выдать работнику трудовую книжку, советуем направить уведомление о необходимости явиться и забрать (получить) трудовую книжку либо дать согласие на ее отправление по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Если в последующем за трудовой книжкой, связанными с работой документами (их копиями) явится представитель уволенного работника, то учитывайте, что на практике выдают по нотариальной доверенности трудовую книжку, указанные документы. Но в доверенности должны быть прописаны конкретные полномочия, в частности право на получение трудовой книжки, если представитель уволенного работника явился за ней.
(КонсультантПлюс, 2025)Что касается выдачи трудовой книжки и связанных с работой документов (их копий), то на практике сложилась особая ситуация. Так, если в день увольнения невозможно выдать работнику трудовую книжку, советуем направить уведомление о необходимости явиться и забрать (получить) трудовую книжку либо дать согласие на ее отправление по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Если в последующем за трудовой книжкой, связанными с работой документами (их копиями) явится представитель уволенного работника, то учитывайте, что на практике выдают по нотариальной доверенности трудовую книжку, указанные документы. Но в доверенности должны быть прописаны конкретные полномочия, в частности право на получение трудовой книжки, если представитель уволенного работника явился за ней.
Статья: Утерянные трудовые документы - споры. Восстановление для пенсии и при трудовых спорах
(Веселов К.)
("Трудовое право", 2021, N 12)Обязанность работодателя хранить кадровые документы в трудовом законодательстве иногда называется прямо, как, например, в статье 66 ТК РФ и Приказе Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек", а иногда опосредованно, как в ст. 62 ТК РФ, которая, возлагая на работодателя обязанность выдать работнику копии документов, связанных с работой, предполагает, что такие документы у работодателя есть.
(Веселов К.)
("Трудовое право", 2021, N 12)Обязанность работодателя хранить кадровые документы в трудовом законодательстве иногда называется прямо, как, например, в статье 66 ТК РФ и Приказе Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек", а иногда опосредованно, как в ст. 62 ТК РФ, которая, возлагая на работодателя обязанность выдать работнику копии документов, связанных с работой, предполагает, что такие документы у работодателя есть.
Вопрос: Внешний совместитель просит заверить копию трудовой книжки. Обязан ли работодатель это сделать, если у работника сейчас нет основного места работы и запись о приеме на работу по совместительству в трудовую книжку не вносилась?
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)Таким образом, если работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вел трудовую книжку (т.е. у работодателя по совместительству отсутствует обязанность по введению и хранению трудовой книжки), у него отсутствует обязанность по заверению копии трудовой книжки.
(Консультация эксперта, Минтруд России, 2024)Таким образом, если работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вел трудовую книжку (т.е. у работодателя по совместительству отсутствует обязанность по введению и хранению трудовой книжки), у него отсутствует обязанность по заверению копии трудовой книжки.
Статья: Оформление копий документов
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Например, в соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Поскольку трудовая книжка - это многостраничная копия, то страницы нужно пронумеровать, документ либо надо прошить и проставить отметку о заверении копии на прошивке, либо проставить заверительную надпись на каждой странице непрошитого документа. После последней записи в трудовой книжке необходимо написать фразу "Работает по настоящее время". В связи с тем что подлинник трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, указать номер дела не получится. Запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Терем".
(Доронина Л.А.)
("Делопроизводство", 2023, N 1)Например, в соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Поскольку трудовая книжка - это многостраничная копия, то страницы нужно пронумеровать, документ либо надо прошить и проставить отметку о заверении копии на прошивке, либо проставить заверительную надпись на каждой странице непрошитого документа. После последней записи в трудовой книжке необходимо написать фразу "Работает по настоящее время". В связи с тем что подлинник трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, указать номер дела не получится. Запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: "Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО "Терем".
Вопрос: Как заверяются кадровые документы?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Челябинской обл., 2025)Отдел кадров самостоятельно может заверять все документы, издаваемые в отделе, в силу предоставленных полномочий руководителем организации. Как правило, отдел кадров либо работники кадровой службы уполномочиваются заверять копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых хранятся в организации, например копии трудовых договоров, трудовых книжек, приказов и др.
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Челябинской обл., 2025)Отдел кадров самостоятельно может заверять все документы, издаваемые в отделе, в силу предоставленных полномочий руководителем организации. Как правило, отдел кадров либо работники кадровой службы уполномочиваются заверять копии документов, связанных с трудовой деятельностью работников, оригиналы которых хранятся в организации, например копии трудовых договоров, трудовых книжек, приказов и др.
Статья: Комментарий к Письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.05.2023 N 14-6/ООГ-3428 <Кто должен исправлять ошибку в трудовой книжке при увольнении?>
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 12)4. В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.
(Чимидова Е.)
("Нормативные акты для бухгалтера", 2023, N 12)4. В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.
Готовое решение: Что делать, если внешний или внутренний совместитель уволился с основного места работы
(КонсультантПлюс, 2025)Внесите такую запись по желанию лица (письменному или устному, форма волеизъявления нормативно не установлена) и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Такой вывод следует из совокупного анализа ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Так, если к вам обратилось лицо, которое работало у вас по основному месту работу, а у другого работодателя - внешним совместителем, то внесите такую запись на основании представленного им трудового договора или, например, надлежаще заверенной копии приказа о приеме на работу, справки с места работы по совместительству с указанием реквизитов приказов о приеме на работу, переводах и т.п.
(КонсультантПлюс, 2025)Внесите такую запись по желанию лица (письменному или устному, форма волеизъявления нормативно не установлена) и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Такой вывод следует из совокупного анализа ч. 5 ст. 66 ТК РФ, п. 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. Так, если к вам обратилось лицо, которое работало у вас по основному месту работу, а у другого работодателя - внешним совместителем, то внесите такую запись на основании представленного им трудового договора или, например, надлежаще заверенной копии приказа о приеме на работу, справки с места работы по совместительству с указанием реквизитов приказов о приеме на работу, переводах и т.п.