Обеспечение сохранности документов
Подборка наиболее важных документов по запросу Обеспечение сохранности документов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Готовое решение: Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации
(КонсультантПлюс, 2026)Вы обязаны обеспечить сохранность кадровых документов (как на бумажных носителях, так и электронных) в течение установленного срока хранения. Конкретный порядок текущего хранения кадровых документов можете прописать в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 22, ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле). Условно правила текущего хранения кадровых документов можно разделить на общие и специальные.
(КонсультантПлюс, 2026)Вы обязаны обеспечить сохранность кадровых документов (как на бумажных носителях, так и электронных) в течение установленного срока хранения. Конкретный порядок текущего хранения кадровых документов можете прописать в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 22, ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле). Условно правила текущего хранения кадровых документов можно разделить на общие и специальные.
"Научно-практический комментарий к Федеральному конституционному закону "Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации"
(постатейный)
(под ред. Т.Н. Москальковой)
("Проспект", 2025)Существенным ограничением процессуальной компетенции Уполномоченного является отсутствие права истребования материалов дела из производства судебных органов или административно-юрисдикционных инстанций даже при наличии вступившего в законную силу итогового процессуального акта. Данное ограничение обусловлено принципом независимости судебной власти и необходимостью обеспечения сохранности процессуальной документации.
(постатейный)
(под ред. Т.Н. Москальковой)
("Проспект", 2025)Существенным ограничением процессуальной компетенции Уполномоченного является отсутствие права истребования материалов дела из производства судебных органов или административно-юрисдикционных инстанций даже при наличии вступившего в законную силу итогового процессуального акта. Данное ограничение обусловлено принципом независимости судебной власти и необходимостью обеспечения сохранности процессуальной документации.
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2024 год: Статья 12 "Ответственность изготовителя (исполнителя, продавца, владельца агрегатора) за ненадлежащую информацию о товаре (работе, услуге)" Закона РФ "О защите прав потребителей""Также судом учтены пояснения ответчика, сведения акта об утрате, согласно которым подписка об отказе от ортодонтического лечения и план лечения утрачены в связи с затоплением офиса бизнес-центра, в котором они находились, однако бремя доказывания обстоятельств разъяснения потребителю последствий отказа от основного лечения лежит на стороне ответчика как исполнителе, в то же время, доказательств иного способа уведомления пациента материалы дела не содержат, до возникновения у пациента претензий по поводу отсутствия результатов лечения медицинская карта, содержащая рекомендательные указания на необходимость обращения к ортодонту, истцу на ознакомление не предоставлялась, содержащие рекомендации выписки не вручались, суд, принимая во внимание, что обеспечение сохранности документации, а тем более медицинской, является обязанностью ответчика, в совокупности с исследованием иных доказательств по делу пришел к выводу о том, что, помимо дефектов при оказании медицинской помощи, ответчиком допущено нарушение права потребителя на информацию, ответственность за которое предусмотрена положениями статьей 12 Закона РФ "О защите прав потребителей", в частности, при заключении договора об оказании платных стоматологических услуг истцу не были разъяснены риски отсутствия достижения желаемого результата лечения в отсутствие проведения ортодонтического лечения."
Позиции судов по спорным вопросам. Гражданское право: Ответственность и срок исковой давности по договору хранения
(КонсультантПлюс, 2026)"...ООО "Н" (хранитель) и ООО "Э" (поклажедатель) заключили договор хранения... по условиям которого хранитель осуществляет хранение документов поклажедателя на бумажных носителях в своих помещениях (хранилище)... гарантирует, что хранилище поддерживается в состоянии, пригодном для хранения документов, и постоянно обеспечивает охрану хранилища, ограничение доступа в хранилище и к документам поклажедателя третьих лиц, надлежащие условия для обеспечения сохранности документов.
(КонсультантПлюс, 2026)"...ООО "Н" (хранитель) и ООО "Э" (поклажедатель) заключили договор хранения... по условиям которого хранитель осуществляет хранение документов поклажедателя на бумажных носителях в своих помещениях (хранилище)... гарантирует, что хранилище поддерживается в состоянии, пригодном для хранения документов, и постоянно обеспечивает охрану хранилища, ограничение доступа в хранилище и к документам поклажедателя третьих лиц, надлежащие условия для обеспечения сохранности документов.
Нормативные акты
Справочная информация: "Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих"
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов
(Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусов, занимающихся частной практикой, по обеспечению сохранности архивных документов
(ред. от 13.12.2024)
"Об архивном деле в Российской Федерации"Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусов, занимающихся частной практикой, по обеспечению сохранности архивных документов
Статья: Проблемы при передаче дел в архив
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Обеспечение сохранности архивных документов
(Никулина С.)
("Делопроизводство", 2025, N 1)Обеспечение сохранности архивных документов
"Комментарий к Федеральному закону от 29 июля 1998 г. N 135-ФЗ "Об оценочной деятельности в Российской Федерации"
(постатейный)
(3-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)5) обеспечивать сохранность документов, получаемых от заказчика и третьих лиц в ходе проведения оценки. Аналогично в ч. 1 ст. 15.1 комментируемого Закона установлена обязанность юридического лица, которое намерено заключить с заказчиком договор на проведение оценки, обеспечивать сохранность документов, получаемых от заказчика и третьих лиц в ходе проведения оценки. В статье 14 комментируемого Закона предусмотрены в том числе следующие права оценщика: требовать от заказчика при проведении обязательной оценки объекта оценки обеспечения доступа в полном объеме к документации, необходимой для осуществления этой оценки; получать разъяснения и дополнительные сведения, необходимые для осуществления данной оценки; запрашивать в письменной или устной форме у третьих лиц информацию, необходимую для проведения оценки объекта оценки, за исключением информации, являющейся государственной или коммерческой тайной;
(постатейный)
(3-е издание, переработанное и дополненное)
(Борисов А.Н.)
("Юстицинформ", 2025)5) обеспечивать сохранность документов, получаемых от заказчика и третьих лиц в ходе проведения оценки. Аналогично в ч. 1 ст. 15.1 комментируемого Закона установлена обязанность юридического лица, которое намерено заключить с заказчиком договор на проведение оценки, обеспечивать сохранность документов, получаемых от заказчика и третьих лиц в ходе проведения оценки. В статье 14 комментируемого Закона предусмотрены в том числе следующие права оценщика: требовать от заказчика при проведении обязательной оценки объекта оценки обеспечения доступа в полном объеме к документации, необходимой для осуществления этой оценки; получать разъяснения и дополнительные сведения, необходимые для осуществления данной оценки; запрашивать в письменной или устной форме у третьих лиц информацию, необходимую для проведения оценки объекта оценки, за исключением информации, являющейся государственной или коммерческой тайной;
Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации
(КонсультантПлюс, 2026)это требуется по законодательству. Так, вы обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Это касается в том числе документов, которые сформированы в рамках кадрового делопроизводства, налогового и бухгалтерского учета. Речь идет, в частности, о документах из Перечня типовых управленческих архивных документов (см. разд. 7, 8 Перечня и др.) (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных, п. 5 Разъяснений Роскомнадзора, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). В таких случаях согласие уволенного работника на обработку персональных данных получать не нужно.
(КонсультантПлюс, 2026)это требуется по законодательству. Так, вы обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. Это касается в том числе документов, которые сформированы в рамках кадрового делопроизводства, налогового и бухгалтерского учета. Речь идет, в частности, о документах из Перечня типовых управленческих архивных документов (см. разд. 7, 8 Перечня и др.) (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных, п. 5 Разъяснений Роскомнадзора, ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, ст. 29 Закона о бухгалтерском учете). В таких случаях согласие уволенного работника на обработку персональных данных получать не нужно.
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкцийДолжностная инструкция ведущего специалиста лаборатории обеспечения сохранности архивных документов >>>
Готовое решение: Как оформить журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков работникам
(КонсультантПлюс, 2026)Так, если ведете журнал, изготовленный типографским способом, то есть в виде пронумерованной и прошитой многолистовой книги, в которую вносите информацию вручную путем заполнения всех граф, то можете в локальном нормативном акте предусмотреть ведение такого журнала до тех пор, пока в нем не закончатся все листы для заполнения. В этом случае у вас может быть один переходящий из одного года в другой год журнал. По окончании ведения журнала подготовьте его к передаче в архив, если в структурном подразделении нет условий для обеспечения сохранности документа в течение установленного срока хранения. При этом рекомендуем, в частности, оформить обложку по установленной форме, указав на обложке даты начала и окончания журнала. Полагаем, что в качестве даты начала такого журнала может быть указана дата первой записи в журнале, а даты окончания - дата последней записи в журнале. При оформлении дела для передачи в архив допускается, в частности, не нумеровать листы дела и не составлять лист-заверитель. Такие выводы сделаны с учетом, в частности, абз. 4 п. 7, абз. 3 п. 47, пп. "г" п. 49, пп. "д" п. 50, абз. 1 п. 58 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, абз. 5 п. 51 Методических рекомендаций по хранению документов.
(КонсультантПлюс, 2026)Так, если ведете журнал, изготовленный типографским способом, то есть в виде пронумерованной и прошитой многолистовой книги, в которую вносите информацию вручную путем заполнения всех граф, то можете в локальном нормативном акте предусмотреть ведение такого журнала до тех пор, пока в нем не закончатся все листы для заполнения. В этом случае у вас может быть один переходящий из одного года в другой год журнал. По окончании ведения журнала подготовьте его к передаче в архив, если в структурном подразделении нет условий для обеспечения сохранности документа в течение установленного срока хранения. При этом рекомендуем, в частности, оформить обложку по установленной форме, указав на обложке даты начала и окончания журнала. Полагаем, что в качестве даты начала такого журнала может быть указана дата первой записи в журнале, а даты окончания - дата последней записи в журнале. При оформлении дела для передачи в архив допускается, в частности, не нумеровать листы дела и не составлять лист-заверитель. Такие выводы сделаны с учетом, в частности, абз. 4 п. 7, абз. 3 п. 47, пп. "г" п. 49, пп. "д" п. 50, абз. 1 п. 58 Правил, утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77, абз. 5 п. 51 Методических рекомендаций по хранению документов.
Готовое решение: Как составить устав непубличного акционерного общества
(КонсультантПлюс, 2026)Компетенция директора включает в себя в том числе заключение сделок, осуществление платежей, прием на работу сотрудников, назначение им зарплаты (премии), обеспечение своевременной уплаты налогов (сборов) и ведение бухучета, обеспечение сохранности документов общества и т.д. Если в АО нет совета директоров, директор, как правило, принимает решение о проведении заседания общего собрания акционеров либо заочного голосования (п. 1 ст. 55, п. 1 ст. 64 Закона об АО).
(КонсультантПлюс, 2026)Компетенция директора включает в себя в том числе заключение сделок, осуществление платежей, прием на работу сотрудников, назначение им зарплаты (премии), обеспечение своевременной уплаты налогов (сборов) и ведение бухучета, обеспечение сохранности документов общества и т.д. Если в АО нет совета директоров, директор, как правило, принимает решение о проведении заседания общего собрания акционеров либо заочного голосования (п. 1 ст. 55, п. 1 ст. 64 Закона об АО).
Типовая ситуация: Воинский учет: основные правила и внутренние документы
(Издательство "Главная книга", 2026)Приказом назначьте работника, ответственного за воинский учет. Его основные обязанности - ведение воинского учета, подготовка и сдача отчетности, обеспечение сохранности документов, информирование работников и военкоматов - закрепите в трудовом договоре и должностной инструкции (п. 30 Положения).
(Издательство "Главная книга", 2026)Приказом назначьте работника, ответственного за воинский учет. Его основные обязанности - ведение воинского учета, подготовка и сдача отчетности, обеспечение сохранности документов, информирование работников и военкоматов - закрепите в трудовом договоре и должностной инструкции (п. 30 Положения).
Статья: Сколько хранить документы, подтверждающие перенесенный убыток
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 6)Бухгалтерия обязана обеспечить сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и бумаг, подтверждающих уплату налогов, в течение пяти лет. Такой срок хранения установлен в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.
("Практическая бухгалтерия", 2024, N 6)Бухгалтерия обязана обеспечить сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, и бумаг, подтверждающих уплату налогов, в течение пяти лет. Такой срок хранения установлен в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.